高校軟件資產(chǎn)管理探析

陸 威

(閩南師范大學(xué) 國(guó)有資產(chǎn)管理處，福建 漳州 363000)

一、軟件資產(chǎn)管理的時(shí)代背景

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，計(jì)算機(jī)工業(yè)發(fā)展迅猛，軟件產(chǎn)業(yè)技術(shù)和產(chǎn)品的更新?lián)Q代日新月異。國(guó)家對(duì)高校教學(xué)科研成果的日益重視，促進(jìn)了高校各類(lèi)教學(xué)科研硬件及相關(guān)應(yīng)用軟件的采購(gòu)比重日趨加大。軟件資產(chǎn)已經(jīng)逐漸成為高校資產(chǎn)的重要組成部分之一。在這樣的時(shí)代背景下，我們應(yīng)抓住機(jī)遇，采取行之有效的軟件資產(chǎn)管理方法，確保高校國(guó)有資產(chǎn)的保值增值。

二、高校軟件資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

軟件資產(chǎn)，是指以軟件載體、許可、信息化成果的拷貝(含文檔資料)等形式存在的，單位價(jià)值達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)或授權(quán)使用期限在一年以上的批量同類(lèi)資產(chǎn)。軟件資產(chǎn)作為高校資產(chǎn)的一部分，與高校其他資產(chǎn)一樣具有成本價(jià)值和使用價(jià)值。如今，軟件資產(chǎn)正隨著多媒體、校園網(wǎng)絡(luò)的逐漸開(kāi)發(fā)和普及，呈現(xiàn)逐步增長(zhǎng)的趨勢(shì)。

近年來(lái)，無(wú)論是對(duì)外招投標(biāo)購(gòu)置的軟件，還是高校自行開(kāi)發(fā)的軟件，在采購(gòu)數(shù)量和預(yù)算經(jīng)費(fèi)上均呈現(xiàn)遞增趨勢(shì)。比如，目前高校的管理軟件有涉及日常校務(wù)信息往來(lái)的辦公平臺(tái)，有管理學(xué)生學(xué)籍信息的學(xué)生自助登錄系統(tǒng)，有打印學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證書(shū)的管理軟件，有管理資產(chǎn)、人事、財(cái)務(wù)、科研數(shù)據(jù)等專(zhuān)業(yè)信息的專(zhuān)業(yè)管理軟件，等等。高校無(wú)論是服務(wù)于學(xué)生、教師，還是服務(wù)于行政、教學(xué)和科研崗位，都在借助管理軟件輔助人工的辦法完成日常工作。利用并管理好軟件資產(chǎn)，已成為高校資產(chǎn)管理人員必須面對(duì)和思考的問(wèn)題。

由于軟件資產(chǎn)的自身特點(diǎn)及各種主客觀原因，高校軟件資產(chǎn)管理存在以下問(wèn)題：

(一)管理觀念較為守舊

按國(guó)有資產(chǎn)管理有關(guān)條例界定，軟件資產(chǎn)應(yīng)為無(wú)形資產(chǎn)。而我國(guó)對(duì)無(wú)形資產(chǎn)的認(rèn)識(shí)和研究界定相對(duì)較晚，在理論探討和輿論宣傳上相對(duì)滯后。此外，從高校資產(chǎn)購(gòu)置組成形式看，早期高校資產(chǎn)在購(gòu)置和管理上比較側(cè)重傳統(tǒng)硬件類(lèi)型設(shè)備，如電子儀器設(shè)備、行政辦公設(shè)備、教學(xué)儀器設(shè)施、房產(chǎn)等。從當(dāng)前高校資產(chǎn)組成比例來(lái)看，硬件資產(chǎn)仍占資產(chǎn)總額的較大比例，因而高校資產(chǎn)管理部門(mén)仍然較注重對(duì)此類(lèi)資產(chǎn)的管理。軟件類(lèi)無(wú)形資產(chǎn)因發(fā)展較晚，與其相關(guān)的管理思路和具體管理方法仍處在探討摸索階段。目前，高校對(duì)軟件資產(chǎn)的購(gòu)置、管理、監(jiān)督、處置、評(píng)估、審計(jì)等工作仍未形成統(tǒng)一的管理機(jī)制，軟件管理意識(shí)仍然不足。若采購(gòu)單位重視，則會(huì)根據(jù)國(guó)有資產(chǎn)管理辦法完成軟件資產(chǎn)的入賬登記等手續(xù)；反之，則對(duì)這類(lèi)資產(chǎn)無(wú)視。這在很大程度上要求資產(chǎn)管理者加強(qiáng)對(duì)軟件資產(chǎn)的重視，在實(shí)際操作中形成規(guī)范、完善的軟件資產(chǎn)管理模式。

(二)“無(wú)形”特點(diǎn)加大管理難度

在高校中，軟件資產(chǎn)作為一種無(wú)形資產(chǎn)，可能是教務(wù)管理中的一個(gè)虛擬網(wǎng)址，也可能是一組計(jì)算機(jī)序列符號(hào)。軟件資產(chǎn)無(wú)具體形態(tài)，并且有可能在一段時(shí)間后出現(xiàn)變更，所以在購(gòu)置、使用、驗(yàn)收和效益評(píng)估、報(bào)廢銷(xiāo)賬等實(shí)際操作環(huán)節(jié)中往往給高校資產(chǎn)管理工作增加難度。高校資產(chǎn)管理部門(mén)和軟件資產(chǎn)具體使用部門(mén)因職能分工不同，不能就軟件資產(chǎn)的管理、使用、反饋等情況及時(shí)溝通，往往造成軟件資產(chǎn)難以管理。

軟件資產(chǎn)與硬件資產(chǎn)不同之處還在于，軟件資產(chǎn)一經(jīng)采購(gòu)仍存在后續(xù)升級(jí)、安全維護(hù)等系列問(wèn)題。例如學(xué)生學(xué)籍管理軟件或資產(chǎn)管理軟件這些專(zhuān)用類(lèi)教學(xué)輔助管理軟件和行政管理軟件，會(huì)存在后續(xù)版本升級(jí)、功能增加和完善等要求，并因此產(chǎn)生相應(yīng)費(fèi)用。這些后續(xù)費(fèi)用加上軟件購(gòu)置原值，導(dǎo)致一款軟件的單位價(jià)值不斷累加。對(duì)于此類(lèi)情況，資產(chǎn)管理部門(mén)可以將其視為軟件升級(jí)，并在軟件資產(chǎn)最終入賬金額上呈現(xiàn)出原值和后續(xù)費(fèi)用的累計(jì)。但如果軟件資產(chǎn)的具體使用部門(mén)未能主動(dòng)到學(xué)校資產(chǎn)管理部門(mén)登記管理，而僅僅將此類(lèi)費(fèi)用作為硬件后續(xù)的維護(hù)費(fèi)用，那么該款軟件的單位價(jià)值就缺少了該部分價(jià)格，從某種意義上說(shuō)造成了國(guó)有資產(chǎn)流失。此外，軟件使用部門(mén)的人員對(duì)軟件的不規(guī)范操作與應(yīng)用，也會(huì)使軟件資產(chǎn)維護(hù)成本提高，并存在某些安全隱患，加大軟件資產(chǎn)管理的難度。

(三)計(jì)劃與采購(gòu)脫節(jié)

隨著學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)校各部門(mén)因教學(xué)、科研、行政工作等需要，申報(bào)采購(gòu)各種軟件。學(xué)校若沒(méi)有做好總體的軟件管理規(guī)劃，就容易出現(xiàn)各部門(mén)對(duì)同一個(gè)軟件反復(fù)申購(gòu)的情況。在購(gòu)置軟件后，采購(gòu)單位(國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén))因?yàn)闆](méi)有直接接收軟件，不可能對(duì)軟件進(jìn)行復(fù)制備檔；而使用部門(mén)收到軟件后若不及時(shí)對(duì)軟件進(jìn)行刻盤(pán)保存或?qū)o(wú)法復(fù)制的軟件安排專(zhuān)人保管，就會(huì)降低軟件的使用周期。

針對(duì)目前高校軟件管理存在的問(wèn)題，應(yīng)盡快建立健全軟件資產(chǎn)管理制度，探索良好的軟件資產(chǎn)管理方法。

三、規(guī)范軟件資產(chǎn)管理程序，逐步建立和完善軟件資產(chǎn)管理長(zhǎng)效機(jī)制

(一)提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化軟件資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算申請(qǐng)程序

高校資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，把完善軟件資產(chǎn)管理作為國(guó)有資產(chǎn)管理全局工作的有機(jī)組成。在遵從國(guó)家推進(jìn)軟件知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作原則的大背景下，緊密結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，有計(jì)劃、有步驟地推動(dòng)本校軟件資產(chǎn)的購(gòu)置、整合。

高校資產(chǎn)管理部門(mén)在對(duì)全校資產(chǎn)清查過(guò)程中，應(yīng)組織學(xué)校各職能部門(mén)對(duì)各自業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)的軟件進(jìn)行認(rèn)真核查，并對(duì)計(jì)劃購(gòu)置的軟件作出詳細(xì)的購(gòu)置要求。經(jīng)過(guò)學(xué)校詳細(xì)采購(gòu)規(guī)劃后，資產(chǎn)管理部門(mén)統(tǒng)一登記歸類(lèi)，區(qū)分操作系統(tǒng)軟件、辦公軟件和殺毒軟件，由學(xué)校進(jìn)行集中招標(biāo)采購(gòu)。這樣，在采購(gòu)環(huán)節(jié)既可預(yù)防同一軟件反復(fù)購(gòu)置的情況，又可以確保購(gòu)置正版軟件。此外，應(yīng)充分發(fā)揮審計(jì)、財(cái)務(wù)等外部監(jiān)管力量，切實(shí)將軟件資產(chǎn)的財(cái)務(wù)核算、配置使用以及軟件正版化等情況納入部門(mén)審計(jì)范圍，確保軟件資產(chǎn)管理規(guī)范工作有序推進(jìn)。

(二)以“軟件”管理軟件，完善軟件資產(chǎn)管理系統(tǒng)

目前高校資產(chǎn)管理都有一套相關(guān)的管理系統(tǒng)，或借助開(kāi)發(fā)公司制作固定資產(chǎn)管理軟件，或自行開(kāi)發(fā)管理軟件。根據(jù)高校情況的不同，此類(lèi)管理系統(tǒng)或?yàn)閱螜C(jī)版或?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)共享版，實(shí)現(xiàn)用“軟件”管理軟件。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)普及和完善的背景下，高校資產(chǎn)管理已具備了實(shí)現(xiàn)軟件集中管理、資源共享的條件。高校在不侵犯軟件著作權(quán)益的前提下，實(shí)現(xiàn)資源最大化共享必須對(duì)采購(gòu)后的軟件進(jìn)行分類(lèi)?？蛇M(jìn)行共享的辦公通用軟件、殺毒軟件等，在購(gòu)置后由國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)統(tǒng)一復(fù)制備份，這樣既能保證原裝軟件的存儲(chǔ)，又可以滿(mǎn)足資源共享的可能性。

(三)明確職責(zé)，建立責(zé)任追究制度

根據(jù)軟件資產(chǎn)的實(shí)際情況逐級(jí)建立購(gòu)置、使用責(zé)任制，明確軟件資產(chǎn)在購(gòu)買(mǎi)、使用、升級(jí)維護(hù)等環(huán)節(jié)的直接使用人和保管人，并建立領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督制，確保軟件資產(chǎn)的常規(guī)使用。各高校應(yīng)盡快健全軟件資產(chǎn)驗(yàn)收、入賬、使用、升級(jí)、維護(hù)等內(nèi)部管理制度，做好日常管理工作。對(duì)軟件資產(chǎn)使用部門(mén)的具體經(jīng)辦人員應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)，讓具體管理人員明確自身工作職責(zé)，強(qiáng)化軟件資產(chǎn)管理。對(duì)購(gòu)置的軟件應(yīng)注重外觀檢查，仔細(xì)核對(duì)合同，檢查質(zhì)保書(shū)、保修書(shū)，認(rèn)真閱讀使用說(shuō)明書(shū)；在現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試時(shí)，對(duì)各功能模板進(jìn)行逐一測(cè)試。以上程序確認(rèn)無(wú)誤后，方可至國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)做好軟件入賬手續(xù)。國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)在對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行入賬后，圍繞軟件升級(jí)、更新和維護(hù)，應(yīng)加強(qiáng)與軟件使用部門(mén)的溝通交流，根據(jù)工作職責(zé)建立明確的軟件資產(chǎn)使用管理責(zé)任制，根據(jù)不同軟件資產(chǎn)的特點(diǎn)有針對(duì)性地完成軟件管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

軟件產(chǎn)業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性產(chǎn)業(yè)，對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展具有十分重要的作用。保護(hù)和使用正版軟件，清理和抵制盜版軟件，是保護(hù)和完善我國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的必然要求。高校資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，帶頭使用正版軟件，抵制盜版軟件，在校園內(nèi)積極營(yíng)造保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的良好環(huán)境。在國(guó)家保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的大背景下，建立健全高校軟件資產(chǎn)管理機(jī)制，提高高校軟件資產(chǎn)管理水平，是今后高校資產(chǎn)管理工作的重心。