醫(yī)院物資管理存在的問題和解決方法

孫文芳，劉欣卓

南京市婦幼保健院 設(shè)備科，江蘇 南京 210004

醫(yī)院物資管理存在的問題和解決方法

孫文芳，劉欣卓

南京市婦幼保健院 設(shè)備科，江蘇 南京 210004

針對醫(yī)院物流管理存在的問題，完善醫(yī)院物資管理制度，建立包括科室需求、采購管理、訂單管理、倉庫管理、科室申領(lǐng)、消耗管理、統(tǒng)計(jì)分析等規(guī)范的物資管理流程，并建成醫(yī)院物資管理平臺，使有關(guān)數(shù)據(jù)和信息在每個(gè)管理環(huán)節(jié)互通共享，實(shí)現(xiàn)全院式的物資管理。

醫(yī)院物資管理；物資管理流程；物資管理信息化

1 醫(yī)院物資管理存在的問題

醫(yī)院物資管理存在的主要問題：① 物資采購管理不規(guī)范，多批次、小批量；② 科室需要物資時(shí)直接到倉庫領(lǐng)取，以領(lǐng)代消，既浪費(fèi)了臨床人員去領(lǐng)物資的時(shí)間，也不利于物資的管理；③ 物資倉庫一般貨架簡陋，物資的運(yùn)送、裝卸用小推車等，而非機(jī)械化裝置和電子化設(shè)備；④ 對“零庫存”認(rèn)識不足，往往根據(jù)經(jīng)驗(yàn)決定庫存量，沒有科學(xué)的庫存管理方法；⑤ 受場地、習(xí)慣和設(shè)施的限制，醫(yī)院還是采取原始的領(lǐng)貨、發(fā)貨方式，人流、物流通道沒有分開，消耗大量的人力、物力，也相應(yīng)增加了物流的運(yùn)營成本；⑥ 大部分醫(yī)院還是采取手工管理或簡單的進(jìn)銷存管理[1-2]，物資管理信息化相對滯后。本文針對醫(yī)院物資管理存在的問題，提出以下解決方法。

2 對醫(yī)院的物資進(jìn)行流程化管理

1.1 對醫(yī)院的物資在整個(gè)流通環(huán)節(jié)進(jìn)行管理

建立包括科室需求、采購管理、訂單管理、倉庫管理、科室申領(lǐng)、消耗管理、統(tǒng)計(jì)分析等物資管理流程。每個(gè)環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)緊扣，不同環(huán)節(jié)由不同的部門負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)全院式的物資管理系統(tǒng)。物資管理流程，見圖1。

圖1 物資管理流程

1.2 建立多層次的物資倉庫

醫(yī)院建立多層次、多級別的物資倉庫，見圖2。建立一級倉庫、二級倉庫、科室倉庫，倉庫之間可以實(shí)現(xiàn)物資轉(zhuǎn)移，一級倉庫有：衛(wèi)生材料倉庫、后勤材料倉庫；二級倉庫有：供應(yīng)室倉庫、手術(shù)室倉庫、內(nèi)科類倉庫、外科類倉庫、骨科類倉庫等，針對每個(gè)臨床業(yè)務(wù)科室建立小倉庫[3-4]。

圖2 倉庫分級管理模型

3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院物資的信息化管理

引進(jìn)物流管理信息系統(tǒng)[5-6]，系統(tǒng)主要模塊功能如下：

（1）預(yù)警管理模塊。預(yù)警管理模塊是物資的入口模塊，管理員輸入物資的狀態(tài)和相關(guān)信息，并自行設(shè)置預(yù)警的條件，系統(tǒng)將根據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)決策。系統(tǒng)預(yù)警信息包括材料保質(zhì)期預(yù)警、材料資質(zhì)認(rèn)證預(yù)警、供應(yīng)商有效證件預(yù)警、安全庫存預(yù)警、短缺貨預(yù)警、物資預(yù)算預(yù)警、物資計(jì)劃預(yù)警、付款期預(yù)警；物資使用期、超高限及已申請購買還未到貨預(yù)警等功能，另外系統(tǒng)支持預(yù)警自定義功能。

（2）科室業(yè)務(wù)模塊。包括科室需求計(jì)劃、科室物資申領(lǐng)、科室材料登記和科室領(lǐng)用查詢，各科室直接在系統(tǒng)上填申領(lǐng)單發(fā)送給倉庫，倉庫的配送中心根據(jù)物資領(lǐng)用單將物資送到各個(gè)科室，實(shí)現(xiàn)科室需求計(jì)劃及物資申領(lǐng)信息化，減少手工操作，提高工作效率。

（3）計(jì)劃管理模塊。該模塊提供需求計(jì)劃、需求計(jì)劃匯總、采購計(jì)劃、訂單管理的功能，系統(tǒng)可按當(dāng)前倉庫的庫存量、材料的庫存基數(shù)及科室需求等生成采購計(jì)劃，支持采購計(jì)劃按需求計(jì)劃匯總生成及訂單按采購計(jì)劃生成，同時(shí)支持符合條件的采購計(jì)劃及采購訂單的合并[7]。

（4）訂單管理模塊。具體功能：① 系統(tǒng)提供采購訂單管理功能，支持按采購計(jì)劃自動(dòng)生成采購訂單；② 對采購訂單進(jìn)行編制、錄入、修改、刪除、審核、打印、查詢與分析功能以及可以向供應(yīng)商發(fā)催貨單；③ 采購計(jì)劃生成訂單是按供應(yīng)商分開生成，同時(shí)打印訂單也是按供應(yīng)商分開打?。虎?系統(tǒng)在訂單的審核欄提供“備注”內(nèi)容來說明審核是否通過。

（5）庫存管理模塊。具體功能：① 材料出入庫、退貨、移庫、調(diào)撥業(yè)務(wù)、科室申領(lǐng)、退庫、盤點(diǎn)業(yè)務(wù)、庫存賬管理；② 滿足自動(dòng)生成入庫、退貨、出庫、退庫、報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓、盤點(diǎn)的單據(jù)與報(bào)表，且提供自定義報(bào)表的功能，單據(jù)允許修改和刪除，便于管理人員查詢。

（6）條形碼管理模塊。根據(jù)醫(yī)院物資的管理需要，提供品種碼與個(gè)體碼等多種模式的條形碼，滿足對低值耗材與高值耗材的條形碼全過程跟蹤管理，同時(shí)支持一維條形碼與二維條形碼等院內(nèi)條碼打印[8-9]。

（7）消耗管理模塊。提供二級庫管理及醫(yī)囑核銷功能，能追蹤收費(fèi)材料的消耗情況。從HIS實(shí)時(shí)抓取材料收費(fèi)信息，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)療耗材的“實(shí)耗實(shí)銷”管理。

（8）付款管理模塊。具體功能：① 提供付款管理功能，包括請款管理、發(fā)票管理、付款管理功能，支持在入庫時(shí)，一張入庫單維護(hù)多張發(fā)票號，同時(shí)發(fā)票信息在發(fā)票管理功能中統(tǒng)一管理；② 在耗材采購入庫完成后，根據(jù)采購訂單生成請款單到財(cái)務(wù)科進(jìn)行請款和付款，付款結(jié)束之后，請款單做結(jié)賬處理；③ 提供入庫單未請款、已請款、已付款狀態(tài)的統(tǒng)計(jì)。

（9）報(bào)表查詢模塊。產(chǎn)出的物資分析報(bào)表完全符合醫(yī)院新財(cái)務(wù)制度及新會(huì)計(jì)制度要求，同時(shí)支持醫(yī)院自行定義物資分析報(bào)表。

4 結(jié)論

醫(yī)院物資管理是醫(yī)院管理的一項(xiàng)重要課題，本文從物資管理流程和物資管理信息化兩方面出發(fā)，對醫(yī)院物資管理提出了改進(jìn)方法。同時(shí)設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了物資管理系統(tǒng)，實(shí)踐表明，該系統(tǒng)提高了醫(yī)院物資管理的效率，并大大節(jié)約了成本。

[1]彭馨.醫(yī)院庫房管理問題的相關(guān)探討[J].醫(yī)學(xué)信息,2011,24（19）：6346-6347.

[2]舒慧宇,趙蓉.探討醫(yī)用耗材及試劑集中網(wǎng)上采購管理[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2013,28（12）：94-95.

[3]邢斌.加強(qiáng)醫(yī)院庫存物資管理的探討[J].衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)研究,2010,（5）：40-41.

[4]段萍華,歐陽環(huán)宇,朱興煌.探討信息化在醫(yī)院庫存物資管理中的應(yīng)用價(jià)值[J].中國衛(wèi)生經(jīng)濟(jì),2007,5（26）：62.

[5]曾建中.淺談如何做好工業(yè)企業(yè)的物資倉庫管理[J].中國教育發(fā)展研究雜志,2010,5（7）：93.

[6]史衍軍,王艷麗,董相一.倉庫物資管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[J].中國科技信息,2005,（1）：139.

[7]梁杰康,符光亮.淺議我省醫(yī)療器械經(jīng)營企業(yè)存在問題及其對策[J].醫(yī)學(xué)信息,2013,26（6）：56.

[8]韓琳.淺談醫(yī)院高值耗材管理思路[J].醫(yī)學(xué)信息,2013,26（6）：58.

[9]錢文莉.物流管理系統(tǒng)在醫(yī)院物資管理中的運(yùn)用[J].中外企業(yè)家,2013,（27）：129.

Problems in Hospital Resource Management and Relevant Solutions

SUN Wen-fang, LIU Xin-zhuo
Department of Equipment, Nanjing Maternity and Child Health Care Hospital, Nanjing Jiangsu 210004, China

In view of problems in hospital logistics management, the hospital resource management system was improved and the standard resource management process was established including requirements of each department, procurement management, order management, resource application and claiming for each department, consumption management and statistical analysis.Moreover, a hospital resource management platform was established to make relevant data and information inter-connected and shared in each management section so as to realize the resource management in the whole hospital.Key words：hospital resource management；resource management process；resource management informatization

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.07.057

1674-1633（2015）07-0167-02

2014-11-01

修回日期：2015-02-04

作者郵箱：13851622528@139.com