新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

□王志平

一、企業(yè)檔案管理工作及其重要性分析

(一)企業(yè)檔案管理概念。所謂企業(yè)檔案管理是指企業(yè)的檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定和制度，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、資金流動(dòng)、人事變動(dòng)等活動(dòng)以各種不同形式進(jìn)行記錄，如文字、圖表、影像等。檔案管理工作在如實(shí)記錄和反映企業(yè)發(fā)展?fàn)顟B(tài)和情況的同時(shí)，也對(duì)企業(yè)里每位員工的發(fā)展進(jìn)行著詳細(xì)的記錄，是企業(yè)未來(lái)發(fā)展規(guī)劃和員工個(gè)人晉升的重要參考依據(jù)。檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜、持續(xù)的過(guò)程，這就要求檔案管理部門必須通過(guò)科學(xué)的分類整理，對(duì)各類檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格、細(xì)致的統(tǒng)一管理，切實(shí)發(fā)揮檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中應(yīng)有的作用。

(二)企業(yè)檔案管理工作的重要性。檔案管理工作本身就是每個(gè)企業(yè)行政管理工作的一個(gè)組成部分，它能夠給企業(yè)所有的行政決策、制度制定提供詳實(shí)、準(zhǔn)確的資料依據(jù)。檔案管理工作做的好，就可以使得企業(yè)發(fā)展所有的數(shù)據(jù)資料得到及時(shí)、科學(xué)、合理的歸類和保存，行政部門就能夠隨時(shí)隨地掌握和了解這些信息，確保行政決策、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃的科學(xué)性和連續(xù)性。在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，良好的檔案管理工作能夠?yàn)轫?xiàng)目運(yùn)營(yíng)提供各種詳細(xì)真實(shí)的數(shù)據(jù)信息，運(yùn)營(yíng)部門能夠迅速地將這些檔案資料所反映的信息應(yīng)用于實(shí)際工作中，促進(jìn)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)經(jīng)濟(jì)效益和風(fēng)險(xiǎn)保障。同時(shí)，全面的檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展歷程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴都進(jìn)行著詳細(xì)的記錄，其中所反映出來(lái)的企業(yè)文化和價(jià)值觀都是彌足珍貴的，是對(duì)企業(yè)內(nèi)部向心力和凝聚力的真實(shí)寫照和良好傳承，是非常生動(dòng)、真實(shí)、貼切的員工教育和培訓(xùn)資源。而且，堅(jiān)強(qiáng)有力的檔案管理工作，對(duì)于企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)能夠提供強(qiáng)大的法律證據(jù)支持。詳實(shí)、豐富的數(shù)據(jù)信息可以全面、真實(shí)地反映出業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行的狀態(tài)，確保企業(yè)的合法權(quán)益不受任何損害。

二、我國(guó)企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題及不足

長(zhǎng)期以來(lái)，受傳統(tǒng)觀念的影響，我國(guó)企業(yè)檔案管理工作一直得不到應(yīng)有的重視，檔案管理工作理念、方法、設(shè)備都比較落后。隨著企業(yè)現(xiàn)代化水平的不斷提高，企業(yè)發(fā)展進(jìn)入新的階段，檔案管理工作逐漸引起了人們的關(guān)注，并且得到逐步加強(qiáng)。然而，由于基礎(chǔ)薄弱，發(fā)展水平不高，檔案管理工作還存在許多問(wèn)題，需要廣大檔案管理工作者不斷的探索和創(chuàng)新。

(一)企業(yè)檔案管理工作得不到重視和認(rèn)可。長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)管理者和員工都將注意力放在了行政部門和其他運(yùn)營(yíng)部門，對(duì)于像檔案管理這類支持型和服務(wù)型的工作不夠重視，認(rèn)為其無(wú)法為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，只要整理好文件資料，做好基礎(chǔ)工作，不需要過(guò)多人財(cái)物投入，致使檔案管理設(shè)施陳舊，管理人員不專業(yè)，管理手段老套。久而久之，檔案管理質(zhì)量停滯不前，工作人員缺乏積極性，工作混亂，檔案管理工作的積極作用得不到有效發(fā)揮。

(二)企業(yè)檔案管理缺乏制度保證，規(guī)范性差。由于企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部長(zhǎng)期得不到重視，也就沒(méi)有形成相關(guān)的規(guī)章制度，缺乏相關(guān)的檔案管理操作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，檔案管理工作處于閑散狀態(tài)，混亂無(wú)序，歸檔的好多材料信息根本不合格，問(wèn)題層出不窮。有的企業(yè)雖然也制定了一些檔案管理方面的規(guī)定，但是并不健全，僅流于形式，而且在實(shí)際工作中執(zhí)行力差，得不到切實(shí)遵守。

(三)檔案管理軟硬件設(shè)施水平低，管理手段落后。受傳統(tǒng)思想影響，企業(yè)往往不在檔案管理上過(guò)多投入，檔案管理技術(shù)設(shè)備條件差，檔案室陳舊不堪，相關(guān)軟硬件不配套，導(dǎo)致檔案文件歸檔混亂、丟失、霉變。同時(shí)，由于檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在檔案資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、歸檔、裝訂等環(huán)節(jié)疏于專研，工作模式和方法死板老套，仍然采用手工管理的模式，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

(四)檔案管理人員缺乏責(zé)任心，綜合素質(zhì)不高。企業(yè)管理層對(duì)檔案管理工作的不重視，沒(méi)有相應(yīng)制定的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)本職工作缺少積極主動(dòng)性，接受能力差，不去學(xué)習(xí)和掌握新的檔案管理知識(shí)和方法，對(duì)檔案的收集、整理、分類、保存、借閱等工作都疏于管理，工作局面混亂。而且，相當(dāng)一部分檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，有的還身兼其他職務(wù)，對(duì)信息化條件下的檔案管理設(shè)施和技術(shù)缺乏深入認(rèn)識(shí)和了解，安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，應(yīng)對(duì)能力差，難以適應(yīng)檔案管理信息化需求，嚴(yán)重限制了企業(yè)檔案管理工作的效率。

(五)檔案管理信息化水平低，安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力差。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為大數(shù)據(jù)條件下企業(yè)發(fā)展的新動(dòng)力。目前，我國(guó)企業(yè)檔案管理的信息化程度還比較低，缺乏專業(yè)的設(shè)備和技術(shù)支撐，檔案管理人員對(duì)于信息化一知半解，不具備信息化條件應(yīng)該掌握的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和專業(yè)的數(shù)據(jù)管理知識(shí)。對(duì)于信息化條件下的各種信息安全風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不深刻，并且沒(méi)有足夠的能力來(lái)應(yīng)對(duì)。

三、信息化條件下企業(yè)檔案管理工作呈現(xiàn)的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得人們的生活、工作、學(xué)習(xí)都發(fā)生了翻天覆地的變化，紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息讓人目不暇接。企業(yè)檔案管理工作也不例外，檔案管理工作的模式、手段都有了全新的變化，逐步將紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的手工線性管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化資源的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)虛擬管理，檔案管理工作更加高效，管理質(zhì)量也大大提高。

信息技術(shù)的廣泛普及，將自動(dòng)化辦公系統(tǒng)和企業(yè)檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，各種信息資源相互共享，各個(gè)工作環(huán)節(jié)同步進(jìn)行。同時(shí)，讓檔案管理工作的復(fù)雜性簡(jiǎn)單化，通過(guò)信息化手段，檔案管理人員可以非常容易、準(zhǔn)確地收集、整理、錄入資料信息，所有的信息資料都將以數(shù)字化的形式存入計(jì)算機(jī)虛擬空間的資料庫(kù)中，并通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行更為精細(xì)、各種形式的分類和儲(chǔ)存，人工操作條件下的各種失誤減少，檔案管理效率提高。而且信息化的檔案存儲(chǔ)設(shè)備更加安全，不容易出現(xiàn)信息損壞、丟失等情況，也易于備份和轉(zhuǎn)移，確保檔案資料的安全性和完整性。使用人員可以隨時(shí)查閱，信息檢索方便快捷準(zhǔn)確，提高了檔案訪問(wèn)時(shí)效性，大大降低了管理成本，切實(shí)減輕了管理人員的工作量。

四、企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)策略

目前，全社會(huì)都在大力推進(jìn)信息化建設(shè)，企業(yè)檔案管理工作的信息化也被提上了日程，必須充分借助信息化條件下的新技術(shù)和新手段來(lái)不斷創(chuàng)新檔案管理模式和方法，提高工作效率，提升檔案管理水平，全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的信息化管理。

(一)轉(zhuǎn)變觀念，加大對(duì)企業(yè)檔案管理工作的投入。企業(yè)管理層要從根本上改變思想，正確、深刻認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案管理工作的重要性，并且教育廣大員工都能夠?qū)n案管理工作有全新的認(rèn)識(shí)，在日常工作中給予積極配合和協(xié)助，在企業(yè)內(nèi)部為檔案管理工作信息化營(yíng)造良好的內(nèi)部氛圍。企業(yè)管理者要適時(shí)深入調(diào)研企業(yè)檔案管理部門，加大在人、財(cái)、物等方面支持力度，按照信息化的要求，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和配備，教育和激勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)去學(xué)習(xí)新技術(shù)，確保軟硬件設(shè)施相互配套，資源充足，夯實(shí)企業(yè)檔案管理工作信息化的軟硬件設(shè)施基礎(chǔ)。

(二)完善企業(yè)檔案管理體系，制定嚴(yán)格的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)要根據(jù)自身實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理情況，盡快制定或健全本企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息收集、管理、利用服務(wù)、安全保密等系統(tǒng)，并形成統(tǒng)一的檔案管理體系，只有完整、科學(xué)的檔案管理體系才能夠從根本上保證信息化技術(shù)在工作中的合理應(yīng)用。企業(yè)要圍繞檔案管理工作，制定相應(yīng)的檔案信息操作、保密、共享、查閱、交接等規(guī)則制度，明確責(zé)任，重點(diǎn)環(huán)節(jié)設(shè)置獨(dú)立的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，相互監(jiān)督，嚴(yán)格執(zhí)行，促進(jìn)檔案管理工作中的各個(gè)細(xì)節(jié)更趨規(guī)范化，這樣檔案管理工作就能夠在科學(xué)、有序、安全、高效的模式下順利進(jìn)行。

(三)充分運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，提升檔案管理水平。近年來(lái)，大數(shù)據(jù)條件下的科學(xué)技術(shù)日新月異，各種現(xiàn)代化的新技術(shù)為企業(yè)發(fā)展注入了新的活力。企業(yè)檔案管理工作可以積極利用這些新技術(shù)和手段，來(lái)提升檔案管理工作。要根據(jù)實(shí)際，對(duì)原有的基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)換代和優(yōu)化更新，或者增加全新硬件設(shè)備，確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有堅(jiān)實(shí)的運(yùn)行載體。同時(shí)，結(jié)合企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，在引進(jìn)其它先進(jìn)檔案管理軟件的同時(shí)，深入研究和開發(fā)具有企業(yè)特色的檔案管理相關(guān)軟件，讓信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作各環(huán)節(jié)，使企業(yè)檔案管理工作在現(xiàn)代化技術(shù)的支撐下為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮最大效能。

(四)健全檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，提高人員職業(yè)道德和技術(shù)素養(yǎng)。企業(yè)所有的運(yùn)營(yíng)管理工作都需要強(qiáng)大的人力資源支持，檔案管理工作更是如此，人員素質(zhì)的高低直接決定著檔案管理工作水平。企業(yè)要注重對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的教育培訓(xùn)，通過(guò)參觀學(xué)習(xí)、座談、講座等方式不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、道德素質(zhì)、信息技術(shù)、安全風(fēng)險(xiǎn)防范知識(shí)儲(chǔ)備。通過(guò)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，引導(dǎo)和督促檔案管理人員以良好的心態(tài)認(rèn)真負(fù)責(zé)，深入鉆研，積極主動(dòng)地去學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理方式方法，并且能夠在日常工作中廣泛應(yīng)用和創(chuàng)新。企業(yè)也可以根據(jù)工作需要，大力引進(jìn)年輕有為的專業(yè)型檔案管理人才，這些人員集檔案管理專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化信息技術(shù)于一身，工作起來(lái)會(huì)更加高效。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，信息化建設(shè)會(huì)給企業(yè)檔案管理工作注入新的活力和動(dòng)力。企業(yè)內(nèi)部從管理層到檔案管理人員都將面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代條件下的信息資源大爆發(fā)，檔案管理工作會(huì)更加復(fù)雜多變，管理人員必須積極學(xué)習(xí)和利用信息化技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案管理理念、模式、方法，并且在實(shí)踐中不斷的探索和創(chuàng)新，為全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。