分析中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)

姜家松

（晉江市晉興職業(yè)中專學(xué)校，福建 泉州 362214）

中職學(xué)校檔案往往存放的是學(xué)校教職員工的檔案，是他們從事教育活動、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)的寶貴資料，反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動，對學(xué)校的良好發(fā)展起著重要作用，對學(xué)校檔案合理性使用的深入分析，能夠在改善教學(xué)計(jì)劃以及提升教育管理質(zhì)量上提供十分重要的幫助。將學(xué)校的檔案管理工作扎實(shí)做好，對于教育教研活動的深入開展具有十分積極的影響。

一、中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）管理方式相對落后，管理力量比較薄弱

中職學(xué)校的檔案管理人員通常是由校辦人員或者某些教師兼職，沒有專職職位。大部分的工作人員一般情況下是沒有受過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)，他們?nèi)狈n案的重要性的深刻認(rèn)識，同時(shí)對檔案材料的整理收集、存檔以及裝訂等操作也不是十分熟練，另外，投入檔案工作的精力也無法得到很好保證[1]。同時(shí)，存檔資料不真實(shí)、不完整以及存檔不及時(shí)的情況時(shí)有發(fā)生，沒有專門的檔案管理軟件來管理檔案，大部分檔案資料的收集和存取都是手工進(jìn)行的，導(dǎo)致使用效率低下。

（二）自動化管理方式?jīng)]能有效普及

目前，部分學(xué)校沒有實(shí)施自動化管理，管理方法很簡單，機(jī)械化操作尚未得到廣泛推廣。因此，這種傳統(tǒng)的管理方法會帶來更多工作量，不僅工作速度慢，而且工作時(shí)間也較長，檔案管理工作人員整體檔案的效率會大為降低。而導(dǎo)致出現(xiàn)上述種種問題的原因主要有以下三點(diǎn)：首先，有些學(xué)校對檔案管理不夠重視，因此沒有能夠投入更多的財(cái)力進(jìn)行檔案管理。其次，即使有些學(xué)校已經(jīng)增加了購買更為先進(jìn)管理檔案的設(shè)備上的經(jīng)費(fèi)投入，但因有些管理人員在短時(shí)間內(nèi)無法完全了解正確的操作流程，因而無法將所采購新設(shè)備的先進(jìn)性充分地展現(xiàn)出來[2]。最后，有些檔案管理人員十分欠缺現(xiàn)代化辦公意識，雖然擁有先進(jìn)的高科技設(shè)備時(shí)，仍然使用手工操作這種低效的方式進(jìn)行檔案管理。

（三）檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，容易造成檔案遺失

因中職學(xué)校很多的文件管理人員并不屬于全職工作，在傳輸作業(yè)或轉(zhuǎn)移作業(yè)時(shí)，不按程序處理移交的文件。應(yīng)該及時(shí)清理的卻不清理，應(yīng)該進(jìn)行檢查的卻不去檢查，有些甚至還忽略了簽字程序，有些人甚至?xí)饔^地認(rèn)為轉(zhuǎn)移以及交接檔案僅是簡簡單單的一串鑰匙交接的問題，非常容易導(dǎo)致出現(xiàn)檔案遺失的嚴(yán)重問題。

二、規(guī)范學(xué)校檔案管理工作的對策

（一）完善學(xué)校檔案管理制度

保證檔案管理工作制度的合理性和科學(xué)性，對高效開展此項(xiàng)工作具有十分重要的指導(dǎo)價(jià)值?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面入手：一是建立或規(guī)范學(xué)校檔案的收集制度，并將學(xué)校內(nèi)部的所有數(shù)據(jù)匯集起來。根據(jù)不同的材料，在不同的類別中建立文件收集和整理分門別類的專欄，然后聘請專業(yè)人員來全面規(guī)劃文件管理過程。其次，要明確不同部門的工作職責(zé)，使學(xué)生的檔案工作能夠各自履行職責(zé)，各部門之間的合作是完成學(xué)校檔案工作的必要前提。三是建立評估管理體系和積累體系，提高檔案管理質(zhì)量。

（二）促使管理人員綜合管理素養(yǎng)的進(jìn)一步提升

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，學(xué)校需要提高員工的工作質(zhì)量，以便更好地管理檔案，有效地將各種信息應(yīng)用到教學(xué)管理中。同時(shí)，為了提高檔案管理人員的知識水平，可以采取以下步驟：第一，在招聘檔案管理人員時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)最好對人員的道德素質(zhì)首先進(jìn)行考察，選擇工作能力強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)好的人才管理學(xué)校資料、檔案。第二，學(xué)校在促使檔案管理人員素質(zhì)提升方面，要定期組織更具專業(yè)性的知識收集活動，通過加強(qiáng)先進(jìn)工作理念的培訓(xùn)進(jìn)一步落實(shí)高效的檔案管理工作，并定期考核相關(guān)人員，促使其管理理念的轉(zhuǎn)變以及管理能力的提升[3]。

（三）科學(xué)分類，挖掘檔案資源

科學(xué)分類需要有機(jī)結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行，同時(shí)要以檔案部門規(guī)定的章程為指導(dǎo)開展日常管理工作，通常情況下我們都是以內(nèi)容或者部門的差異為依據(jù)對檔案進(jìn)行不同類別的詳細(xì)劃分。通過科學(xué)合理化的逐一分類，實(shí)現(xiàn)對檔案更加科學(xué)化的管理，以便能夠切實(shí)的保證檔案查閱上的便利以及存放的安全性。檔案管理工作在某種意義上講屬于積累性工作，工作者首先要注意的是對各種檔案資料的日常整理和收集，從不同方面和領(lǐng)域進(jìn)行檔案的收集。還要努力挖掘檔案資源，拓寬檔案的收集范圍，像收集散落的知名校友檔案等，豐富其內(nèi)容。

三、對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)施多種類的信息化建設(shè)途徑

（一）加大檔案管理工作的硬件投入，提高信息化管理水平

目前，由于各種原因，中職學(xué)校檔案建設(shè)未得到應(yīng)有的重視，落后于學(xué)校整體發(fā)展，無法適應(yīng)新時(shí)期學(xué)校面臨的發(fā)展機(jī)遇。這不利于檔案工作的整理收集，也不利于檔案的有效使用。作者認(rèn)為，首先，除了對各種硬件和設(shè)備進(jìn)行升級之外，學(xué)校檔案管理也應(yīng)進(jìn)行電子化升級，讓那些手寫筆跡認(rèn)識難度大以及人工查詢易出現(xiàn)遺漏的工作通過計(jì)算機(jī)來承擔(dān)，從而降低員工的勞動強(qiáng)度，工作質(zhì)量也會有所提高。其次，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)對于更好地利用學(xué)校檔案資源至關(guān)重要。電子檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，提高了檢索檔案的效率和便利性，為更好地為師生提供服務(wù)創(chuàng)造了條件。在日常工作中，在傳輸文件時(shí)更容易接收紙質(zhì)文檔和電子文檔，但幾十年內(nèi)形成的所有紙質(zhì)文件都以電子方式記錄并收集在數(shù)據(jù)庫中。學(xué)校檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案利用和管理效率的有效手段，可以加快學(xué)校檔案信息化的步伐。

（二）做好電子文件收集及上傳工作

管理電子檔案的基礎(chǔ)是進(jìn)行電子文件的收集，電子文檔因其與紙質(zhì)文件的性質(zhì)有很大差別，決定了其收集整理的方式也是有所不同的，對于草案類文件，因其缺乏正式文件應(yīng)有的功能，通常在整理的時(shí)候不作保留。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)收集和整理發(fā)揮輔助或正式作用的文件，并以相應(yīng)的紙質(zhì)文件特別是無紙化系統(tǒng)生成的電子文件進(jìn)行標(biāo)記，同時(shí)應(yīng)采取更加嚴(yán)格的措施加以處理，在收集期間應(yīng)將其制成紙質(zhì)副本，以避免在發(fā)生事故時(shí)丟失電子文件信息。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件收集不同，許多電子文件是經(jīng)由上傳和下載等一系列操作而最終完成的，針對此項(xiàng)特點(diǎn)，檔案部門可建立一個(gè)工作窗口，利用其在網(wǎng)頁上及時(shí)地進(jìn)行電子文件的上傳以及收集。

（三）提高學(xué)校檔案信息化建設(shè)效益

我們可以從如下幾個(gè)方面來促使學(xué)校檔案信息化建設(shè)效益的提升：一是以現(xiàn)代信息技術(shù)為提托促使檔案文件有效性的提升，因此，學(xué)校新選聘的檔案管理人員要具有更強(qiáng)的專業(yè)知識，或者對現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行綜合技能培訓(xùn)，尤其注重對電腦操作熟練的綜合型人才的培養(yǎng)。二是對保密工作和安全性同時(shí)進(jìn)行發(fā)展，檔案管理工作因其具備的特殊性質(zhì)要求工作人員的保密意識必須更強(qiáng)。三是創(chuàng)建一個(gè)專門化的檔案文件操作平臺，平臺設(shè)計(jì)要有全面的功能，尤其是在線查詢的功能。同時(shí)構(gòu)建效率高、功能全的存儲中心來管理電子檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息文件的互傳共享。四是進(jìn)一步優(yōu)化檔案收集制度，做到對檔案的及時(shí)保存，同時(shí)需要注意與學(xué)校整體的文化建設(shè)互相結(jié)合在一起，彰顯校園文化。

（四）開展檔案利用在線服務(wù)

檔案管理人員可以積極開展檔案的多樣化服務(wù)，比如在線使用服務(wù)，使大家可以更加及時(shí)地獲取相應(yīng)的信息，在此期間，服務(wù)人員需要圍繞“工作就是服務(wù)”的理念開展各項(xiàng)日常工作，提高服務(wù)質(zhì)量。以便于更加迅速、準(zhǔn)確地將后勤保障工作做好，促使學(xué)校檔案服務(wù)職能的進(jìn)一步強(qiáng)化，努力發(fā)展學(xué)校檔案教育職能，使檔案從以往收藏為主向現(xiàn)在的發(fā)展和利用轉(zhuǎn)變。

（五）加強(qiáng)管理人員素質(zhì)建設(shè)

在學(xué)校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，檔案管理團(tuán)隊(duì)將會對建設(shè)進(jìn)程和質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。若說更新設(shè)備是其客觀條件，而促使檔案管理人員綜合素質(zhì)的進(jìn)一步提升則是必要的主觀條件。可以從以如下幾方面開展相應(yīng)工作：首先是為其提供學(xué)習(xí)機(jī)會，像現(xiàn)代化的檔案管理培訓(xùn)；其次是鼓勵(lì)其通過自己的努力參與在職培訓(xùn)和進(jìn)一步培訓(xùn)，提高自身素質(zhì)，更新知識體系；最后是網(wǎng)絡(luò)服務(wù)人才加強(qiáng)培養(yǎng)，進(jìn)一步加以落實(shí)網(wǎng)絡(luò)管理以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。

四、結(jié)束語

總之，隨著學(xué)校對檔案工作的進(jìn)一步加強(qiáng)，對其中涉及的制度不斷加以規(guī)范，以成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體不斷促使檔案信息化管理水平的提高，中職學(xué)校檔案將能夠更好地為教學(xué)、研發(fā)和管理服務(wù)。