做好新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

劉 妍

（甘南藏族自治州衛(wèi)生學(xué)校，甘肅 甘南 747000）

在新時(shí)期下，教育事業(yè)在迅猛發(fā)展，當(dāng)前的學(xué)校管理工作體系已經(jīng)不能夠滿足新時(shí)期下學(xué)校發(fā)現(xiàn)的需求，學(xué)校的檔案管理存在著缺陷，針對(duì)這一現(xiàn)象，本文對(duì)新時(shí)期下如何做好中職學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行了研究探討。

一、目前中職學(xué)校檔案管理工作中的問(wèn)題

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視

在學(xué)校的工作中，檔案管理工作往往不受校領(lǐng)導(dǎo)的重視，有的時(shí)候會(huì)將檔案管理工作忽略。這是中職學(xué)校的思想造成的，當(dāng)前中職學(xué)校的“重教育，輕檔案”的思想普遍存在。由于學(xué)校的資金不充分。加之對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致在檔案管理工作的投入資金很少，在檔案管理中的配套設(shè)備短缺，使得檔案管理工作寸步難行，俗話說(shuō)工欲善其事，必先利其器，好的設(shè)施才能做好檔案管理工作。提高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)校檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，將會(huì)促進(jìn)檔案管理工作的效率。

（二）檔案管理中信息化落后

在新時(shí)期的條件下，信息化是一個(gè)重要手段，而對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，信息化有助于檔案管理的工作，然而由于資金不到位，很多中職學(xué)校的檔案依舊是紙質(zhì)檔案，這種檔案管理工作模式不僅耗費(fèi)大量的人力物力并且其工作效率低下，將檔案管理信息化，不僅可以提高檔案管理工作的效率而且對(duì)于學(xué)校的發(fā)展具有促進(jìn)作用。由于中職學(xué)校缺乏專業(yè)人才，對(duì)于新時(shí)期檔案管理中信息化的人才更是稀缺，將檔案管理信息化對(duì)于中職學(xué)校來(lái)說(shuō)是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。

（三）管理制度體系不夠完善

當(dāng)前，中職學(xué)校的檔案管理的人員比較少，對(duì)各部門的檔案管理缺乏正確的指導(dǎo)和系統(tǒng)規(guī)劃，這些檔案管理人員和教師平時(shí)都忙于自己的工作，一些教室為了工作方便，將自己需要的一部分教學(xué)檔案都自行保管，造成了檔案室的文件短缺、不完整，在上級(jí)教育部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行考核審查時(shí)，學(xué)校為了通過(guò)審查，往往用大量的人力、財(cái)力、物力對(duì)檔案進(jìn)行完善，這樣的行為使得檔案的真實(shí)性受到質(zhì)疑，并且在這個(gè)過(guò)程中，不僅浪費(fèi)了大量的時(shí)間而且對(duì)學(xué)校正常的教學(xué)環(huán)境造成了一定的影響。因?yàn)闄n案管理制度體系的不完善，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)性管理，造成了目前這種情況的發(fā)生。

二、如何對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行改善

（一）提高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視

學(xué)校的教師和工作人員應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，從自身改變觀念，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極對(duì)全校的員工進(jìn)行思想教育，使其明白檔案管理工作的重要性，并且加大對(duì)檔案管理的資金投入。并且將檔案管理工作作為學(xué)校全面規(guī)劃中的重要組成部分，使得檔案管理成為學(xué)校對(duì)一些工作決策的重要依據(jù)，才能為學(xué)校提供更加全面的教學(xué)資源，為學(xué)校的學(xué)生提供更好的學(xué)習(xí)平臺(tái)。

（二）將信息化的手段融入檔案管理的工作中去

目前，信息化給我們的生活帶來(lái)很大的便利，電子檔案被運(yùn)用在各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，學(xué)校的檔案管理工作也應(yīng)該積極采用這種手段，可以通過(guò)將檔案輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，對(duì)一些機(jī)密文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)加密的方式，這種手段更加保證了檔案的安全性，當(dāng)然，管理工作人員應(yīng)該定期對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)管理，確保檔案的完整性。并且引進(jìn)信息化的人才，讓學(xué)校的檔案管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)方便，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，在查閱一些檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，既節(jié)省了人力又可以提高工作效率，將檔案的管理工作轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)管理工作，學(xué)校應(yīng)該為了檔案信息化的實(shí)現(xiàn)加大在這方面的資金投入，購(gòu)買一些先進(jìn)的設(shè)備儀器促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，這樣可以使得學(xué)校的檔案管理上升一個(gè)新臺(tái)階，對(duì)于學(xué)校的發(fā)展具有很大的促進(jìn)作用。

（三）完善檔案管理制度體系

要樹(shù)立檔案管理信息化的思想，對(duì)于檔案管理應(yīng)該有明確的規(guī)章制度，對(duì)檔案的外借和歸還有些明確的制度，以加強(qiáng)檔案的完整性，避免檔案的遺失，學(xué)校對(duì)檔案管理工作人員應(yīng)該時(shí)長(zhǎng)進(jìn)行培訓(xùn)和參觀一些具有先進(jìn)的檔案管理學(xué)校，并且其他學(xué)校一些檔案管理制度比較好的地方可以進(jìn)行借鑒應(yīng)用，比如：對(duì)于一些文件本身就不完整，這樣的文件應(yīng)該明確規(guī)定不能進(jìn)行建檔，這樣才可以保證檔案的完整性，并且完善檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)的制度，確保每個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題有章可循。并且加強(qiáng)參與檔案管理工作的人員的工作效率，提高這些工作人員的綜合素質(zhì)，對(duì)招聘檔案管理工作的人員除了具有專業(yè)能力還應(yīng)該有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和對(duì)歷史負(fù)責(zé)的精神，這樣的工作人員才能夠?qū)W(xué)校檔案管理制度落實(shí)到位。通過(guò)加強(qiáng)檔案的管理制度體系，這樣的工作人員和制度才可以確保檔案的完整性和真實(shí)性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上訴述，在新時(shí)期下中職學(xué)校檔案管理可以通過(guò)提高校領(lǐng)導(dǎo)的重視和其他工作人員的認(rèn)識(shí)，并且提高檔案管理工作人員的工作效率，完善檔案管理體制，將檔案進(jìn)行信息化管理，不斷提高檔案對(duì)學(xué)校管理工作的作用，發(fā)揮檔案對(duì)于學(xué)校教學(xué)改革方面的顯著作用。檔案管理工作是學(xué)校工作的重要組成部分，管理工作的優(yōu)良也代表著學(xué)校的好壞。做好檔案管理工作對(duì)于學(xué)校的發(fā)展將會(huì)是一個(gè)強(qiáng)大的推動(dòng)力。