引入生命周期管理的公共圖書館文獻資源資產管理
——以成都圖書館為例

張 翼

（成都圖書館，四川 成都 610041）

按照《政府會計制度》的相關要求，圖書作為公共圖書館國有資產的一部分，應納入資產管理的范圍。與普通資產（房屋、地產、設備等）相比，文獻資源承載信息具有可傳遞性和可共享性，文獻資源儲存形式和應用方式存在多元性和復雜性，使得文獻資源資產管理無法簡單套用國有資產管理體制、原則和方法，而應采用更貼近公共圖書館業(yè)務實際的管理體系。

一、文獻資源資產管理的復雜性

（一）文獻資源的資產范疇尚未明確

我國對于哪些文獻資源屬于資產沒有統(tǒng)一的規(guī)定，導致公共圖書館在進行資產建賬時，往往是將購書經費購買的所有文獻資源均進行資產建賬。而公共圖書館購買的商用數字資源大多僅是使用權和服務，并未取得該數字資源的所有權，且常年累積后同一種數字資源對應的固定資產金額非常高昂，列入固定資產并不科學；此外，僅用于借閱的報刊，由于其時效性和易損耗性，公共圖書館大多實行定期下架政策，此部分報刊單位價值未達到國家規(guī)定入賬標準，也未長期保存，列入固定資產也不科學。

（二）資產折舊標準難以統(tǒng)一

圖書作為智力產品，其價值有特殊性，定價雖是一定的，但隨著時間的推移，其價值并非遞減，例如某些早期圖書，由于其稀缺性，經過時間累積，溢價數百倍，因此很難使用固定資產的統(tǒng)一折舊規(guī)定對其進行折舊。

（三）文獻資源盤點準確性難以保證

公共圖書館實行通借通還和開架借閱，很大一部分圖書進入流通環(huán)節(jié)，為圖書盤點的準確性帶來困難。以成都圖書館為例，成都市自2014年實現22個公共圖書館通借通還后，2018年圖書流通量為521.63萬冊次，成都圖書館2018年圖書流通量為135.4萬冊次，大量圖書處于外借流通導致文獻資源盤點的準確性難以保證。

（四）文獻資源報廢處置存在困難

主要體現在3個方面：一是資產主管部門對于資產報廢有嚴格的金額限制，有些地區(qū)甚至很難進行文獻資源的資產報廢；二是商用數字資源、用于流通而非保存的報刊常年累積后金額很高，很難進行報廢處置；三是在資產建賬時，無法針對每一本圖書建立單獨的資產賬目，導致在資產管理系統(tǒng)中進行剔除工作較為困難。

二、文獻資源資產管理的解決方案

文獻資源資產管理的復雜性源于傳統(tǒng)資產管理模式不適用于文獻資源的特性與結構變化，傳統(tǒng)資產管理重視資產的登記、盤點、報廢處置，由于文獻資源的特殊性，其登記、盤點、報廢處置均存在一定困難，可以引入管理學中的產品生命周期管理，實現對文獻資源資產全流程的系統(tǒng)化管理。

對文獻資源資產進行生命周期管理，首先需要厘清文獻資源從進入公共圖書館到使用直至最終報廢的全流程，以成都圖書館為例，文獻資源資產生命周期主要包括文獻資源資產采購、文獻資源資產驗收、文獻資源資產建賬、文獻資源資產使用及管理、文獻資源資產盤點、文獻資源資產剔舊、文獻資源資產報廢處置等7個主要環(huán)節(jié)，分為采購、使用、報廢處置三個關鍵階段，通過對這3個關鍵階段進行重點管理和控制，可以在很大程度上把控文獻資源資產管理的質量和效能。

（一）文獻資源資產采購階段

對于公共圖書館而言，文獻資源采購的目標為：在一定購書經費制約下，科學、高效地實現讀者需求、出版市場供應、文化保存與傳承、館藏體系建設之間的動態(tài)平衡。從資產管理角度而言，重點在于確保文獻資源產生的資產效應最大化，也即是如何有效評價其績效的問題，除了在采購過程中進行需求管理、進度管理、質量管理、供應鏈管理和績效管理，從資產管理角度，應重視過程把控，從流程上對文獻資源資產采購進行約束與規(guī)范。

采購管理應包括以下15個環(huán)節(jié)：文獻資源采購需求論證→文獻采編部門提出下一年度文獻資源采訪計劃及經費預算→績效評估→文獻采訪委員會論證→館長辦公會討論→提交上級主管部門批復→財政資金到位→發(fā)起采購申請→進行政府采購流程→合同審批→文獻資源資產的采購→根據合同約定支付貨款→文獻資源資產驗收→文獻資源固定資產建賬→原始材料存檔。其中，存在3個重要的調整階段，第一階段為文獻采訪委員會論證、館長辦公會討論、提交上級主管部門批復這3個環(huán)節(jié)，此3個環(huán)節(jié)中任何一個環(huán)節(jié)未獲得通過，都應進行文獻資源的采購需求調整，重新開展采購需求論證、制作采訪計劃及經費預算，進行績效評估；第二階段為合同審批環(huán)節(jié)，如合同未得到律師審核通過，則應相應地進行合同調整；第三個階段為文獻資源資產的驗收環(huán)節(jié)，如文獻資源資產驗收未獲得通過，則需要同文獻資源供應商一同查找原因，重新組織驗收。

通過進行嚴密的流程管理與把控，可以從采購源頭上規(guī)范文獻資源資產的采購行為，進行文獻資源資產的科學合理配置，從而提升文獻資源資產的產出效用。對于公共圖書館而言，實現文獻資源資產的效用最大化，才是進行文獻資源資產管理的最終目標。

（二）文獻資源資產使用階段

文獻資源資產使用階段，包括文獻資源資產使用、文獻資源資產剔舊、文獻資源資產盤點3個環(huán)節(jié)，與文獻資源資產采購階段不同，此3個環(huán)節(jié)并非線性關系，而為平行關系，文獻資源資產使用、文獻資源資產剔舊、文獻資源資產盤點同時發(fā)生，文獻資源資產在使用過程中可能發(fā)生遺失、破損、老化等現象，針對這些現象，公共圖書館定期進行盤點與剔舊。

在傳統(tǒng)資產管理中，重視資產盤點多于重視資產使用及管理，針對文獻資源資產而言，情況有所不同。如前所述，文獻資源資產管理的最終目標是實現文獻資源資產的效用最大化，文獻資源資產效用最大化從兩個方面體現：文獻資源資產采購績效最大化與文獻資源資產使用效用最大化，此兩者相輔相成，優(yōu)質的文獻資源加以有效使用，共同推動文獻資源發(fā)揮出最大的資產效用。文獻資源資產使用效用最大化主要體現在文獻資源的流通量與讀者滿意度上，文獻資源的年流通量越高，說明其被讀者使用次數越多，其流通效用越大，讀者滿意度越高，這與文獻資源資產盤點構成現實矛盾：在通借通還的情況下，體量越大、文獻資源流通量越大的公共圖書館，其文獻資源盤點的復雜性也越大，越難以保證盤點的準確率，進行文獻資源資產盤點的人力、物力、時間成本也越高。因此，對于公共圖書館而言，在文獻資源資產使用階段，應更為重視文獻資源作為資產的使用效用，多于重視文獻資源的資產盤點。

在提升文獻資源資產的使用效用方面，存在眾多影響因素：文獻資源的可獲得性與便捷程度、資源分布及布局、服務模式、地理位置與環(huán)境因素、閱讀推廣效果、社會知曉率與影響力等等，因此，在這一環(huán)節(jié)，應重視讀者需求管理、服務質量管理、服務績效管理與評價管理。

（三）文獻資源資產報廢處置階段

公共圖書館的建筑面積是一定的，可容納的文獻資源也是一定的，文獻資源由于其易損耗性，是公共圖書館最需要進行報廢處置的資產，由于我國對于文獻資源的資產報廢處置一直未有統(tǒng)一的規(guī)定，導致我國公共圖書館在進行文獻資源的資產報廢處置時往往較為艱難，在文獻資源資產報廢處置階段，最關鍵管理因素在于保證報廢處置的合理、合法、合規(guī)性，主要體現在報廢處置的流程把控上。

文獻資源資產報廢處置階段包括以下11個環(huán)節(jié)：業(yè)務部門提出文獻資源資產報廢處置申請→部門主任、分館領導確認簽字→文獻采編部門核對，部門主任、分館領導確認簽字→辦公室、財務部確認簽字→館長辦公會討論→主管部門審批→資產報廢程序→文獻資源的固定資產注銷、調整→報廢收入上繳→文獻資源的財務賬核銷→文獻資源的自動化集群管理系統(tǒng)注銷。在這11個環(huán)節(jié)中，從部門主任、分館領導確認簽字環(huán)節(jié)直至主管部門審批環(huán)節(jié)，均可能出現審批不通過的現象，而需要進行報廢處置調整，重新進行資產報廢處置申請。通過流程把控，確保文獻資源資產報廢處置的合理合法性[1-3]。

三、結束語

科學合理的文獻資源資產管理應是同文獻資源的業(yè)務管理相輔相成，互相促進的，對文獻資源進行資產管理，應重在文獻資源的保管、開發(fā)與利用方面，這是文獻資源資產管理與業(yè)務管理的有機結合點。在數字化時代，利用現代化計算機新技術作支撐，對文獻資源資產進行生命周期管理，把控關鍵環(huán)節(jié)與整體流程，文獻資源的資產管理應會更加有效與精細化。