新時(shí)期高校教學(xué)秘書工作創(chuàng)新路徑探索

□饒麗麗

高校是社會(huì)的主要組成部分，基本職能是為社會(huì)培養(yǎng)和輸送專業(yè)化、高水平人才，以期為社會(huì)作出積極貢獻(xiàn)。高校的一切工作離不開教學(xué)，而教學(xué)秘書是教學(xué)管理的主要參與者，在高校當(dāng)中的作用非常大，所承擔(dān)的工作極其重要，不僅發(fā)揮著教學(xué)管理作用，而且扮演著內(nèi)外部關(guān)系協(xié)調(diào)者角色。新時(shí)期，隨著我國教育體制的不斷改革，高校面臨巨大的競爭壓力，高校之間的競爭日益激烈。因此，高校教學(xué)秘書工作要不斷創(chuàng)新理念、知識(shí)和方法，健全機(jī)制，完善制度，積極探索和尋找符合高校教學(xué)實(shí)際的教學(xué)秘書工作創(chuàng)新路徑。

一、高校教學(xué)秘書的工作職責(zé)

近年來，隨著我國高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高等教育的普及推廣，高校教學(xué)秘書工作面臨巨大的壓力和挑戰(zhàn)，成為高校所關(guān)注的重點(diǎn)，高校教學(xué)秘書工作職責(zé)越來越大，工作內(nèi)容日益豐富，徹底改變了以前跑腿、打雜等單純服務(wù)師生的工作模式，集效率、服務(wù)、質(zhì)量、創(chuàng)新等為一體。從高校教育教學(xué)工作實(shí)際來看，以培養(yǎng)專業(yè)化、技能型、應(yīng)用型、高層次人才為目標(biāo)[1]。由于社會(huì)對人才的需求具有一定的多樣性，所以需要不斷創(chuàng)新高校教學(xué)秘書工作，筆者通過歸納總結(jié)，認(rèn)為新時(shí)期高校教學(xué)秘書的主要工作職責(zé)有以下幾方面。

(一)承接領(lǐng)導(dǎo)交辦的教務(wù)工作。作為專職的教學(xué)秘書，首要職能是服從領(lǐng)導(dǎo)的安排，充當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的左右手，發(fā)揮上傳下達(dá)的中間作用，確保教學(xué)活動(dòng)有序、規(guī)范、高效運(yùn)行。在日常工作過程當(dāng)中，教學(xué)秘書要按照學(xué)院教務(wù)處的總體部署，進(jìn)行教室、課程、考試等工作安排，收集匯總各類數(shù)據(jù)報(bào)表，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)日歷、班級(jí)日志、教務(wù)計(jì)劃等的制作，負(fù)責(zé)教科書購置、書刊和報(bào)刊征訂等工作。同時(shí)，教學(xué)秘書要及時(shí)全面了解和掌握黨和國家最新教育政策，準(zhǔn)確揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意圖和想法，盡可能多地滿足教師和學(xué)生的合理需求。

(二)管理教學(xué)檔案。高校在各類教學(xué)活動(dòng)開展過程中，都需要進(jìn)行檔案的建立，檔案是否準(zhǔn)確、完整，直接影響到教育教學(xué)工作過程的反映成效。教學(xué)檔案同時(shí)是教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是高校財(cái)富的重要組成部分。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的管理，主要進(jìn)行各類數(shù)據(jù)信息、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、文件文檔的收集、整理和歸檔，詳細(xì)記錄教學(xué)研究過程、教學(xué)活動(dòng)開展情況，及時(shí)總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)[2]。

(三)檢查監(jiān)督教學(xué)質(zhì)量。為了保證高校教育教學(xué)高質(zhì)量、高水平發(fā)展，需要建立隨機(jī)抽查監(jiān)督和定期檢查考核機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)教育教學(xué)過程當(dāng)中的問題和缺陷，深入剖析問題根源，提出改進(jìn)策略，而此項(xiàng)工作的主要承擔(dān)者為教學(xué)秘書，教學(xué)秘書通過抽查、檢查和監(jiān)督教學(xué)過程，將發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，并提出自己的設(shè)想，同時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映師生的意見建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

二、新時(shí)期高校教學(xué)秘書工作的創(chuàng)新路徑

由于高校教學(xué)秘書工作作為高校一項(xiàng)基礎(chǔ)、核心工作，工作任務(wù)繁重、程序復(fù)雜，要想確保高校教學(xué)秘書工作有序開展，必須探索創(chuàng)新路徑，以此來達(dá)到事半功倍的效果。筆者通過研究認(rèn)為，新時(shí)期高校教學(xué)秘書工作的創(chuàng)新路徑如下所述。

(一)創(chuàng)新工作理念。對于高校教學(xué)秘書工作來講，思維理念的改變和創(chuàng)新非常有必要，如果想要提高工作效率和質(zhì)量，一是需要更新思維、創(chuàng)新理念。新時(shí)期背景下，高校對教學(xué)秘書的專業(yè)技能、綜合素養(yǎng)要求較高，不僅需要高校教學(xué)秘書承擔(dān)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)交辦工作，在師生中發(fā)揮上傳下達(dá)的中間作用，而且要堅(jiān)持以師生需求為導(dǎo)向，滿足教師教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)各方需求，不斷轉(zhuǎn)變觀念，更新思維模式，服務(wù)好廣大師生。二是高校教學(xué)秘書在日常事務(wù)處理過程中要勤于思考、善于溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的漏洞和問題，深入分析問題成因的基礎(chǔ)上，尋找問題解決的最佳方法，確保工作理念新、方法靈活，打破傳統(tǒng)墨守成規(guī)的教學(xué)管理格局，耐心、熱情服務(wù)好每一位師生，參與好領(lǐng)導(dǎo)的每一項(xiàng)決策[3]。

(二)創(chuàng)新工作方法。科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步及互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，新媒體技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和普及應(yīng)用，逐步改變了傳統(tǒng)工作模式。新時(shí)期高校教學(xué)秘書工作內(nèi)容和方式同樣發(fā)生了本質(zhì)性的變化，新時(shí)期大學(xué)生處于新媒體成長時(shí)代，對新媒體、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的依賴性較強(qiáng)，傳統(tǒng)陳舊、單一的教學(xué)管理方式已經(jīng)無法滿足教師教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)的基本需求[4]。因此，要適應(yīng)新時(shí)期、新潮流、新思想，積極改變傳統(tǒng)教學(xué)管理方法，創(chuàng)新教學(xué)管理手段，全面運(yùn)用新媒體、互聯(lián)網(wǎng)。比如：高校教學(xué)秘書工作開展過程中，可以通過建立QQ群、微信群的方式，協(xié)調(diào)溝通師生之間的關(guān)系，及時(shí)發(fā)布工作動(dòng)態(tài)，不但可以提高相關(guān)數(shù)據(jù)信息的收集、整理效率，而且有利于數(shù)據(jù)共享集成，及時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)管理工作中存在的問題，準(zhǔn)確、全面反饋師生的意見建議，最終有利于高校教學(xué)工作的改進(jìn)和完善。高校傳統(tǒng)教學(xué)秘書工作方式的創(chuàng)新，是高校秘書工作發(fā)展的需要，也是時(shí)代發(fā)展的必然選擇。

(三)完善知識(shí)體系。作為一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜性工程，新時(shí)期高校教學(xué)秘書工作具有一定的綜合性和全面性，隨著高校教育教學(xué)體制的不斷改革，高校教學(xué)秘書工作內(nèi)容更多、體系更為龐大、結(jié)構(gòu)更為復(fù)雜，教學(xué)秘書是高校日常管理的執(zhí)行者，其專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能、綜合素養(yǎng)直接影響到工作效率和工作水平。因此，高校從事教學(xué)秘書工作的人員必須不斷更新和完善知識(shí)體系，提高知識(shí)創(chuàng)新和應(yīng)用能力，盡可能多的掌握教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等學(xué)科知識(shí)，切實(shí)提高專業(yè)文化素養(yǎng)，并且要學(xué)習(xí)掌握法學(xué)、哲學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等學(xué)科知識(shí)，熟練運(yùn)用多媒體、自動(dòng)化設(shè)備及數(shù)據(jù)處理軟件、教學(xué)管理軟件，掌握各類體裁文種的寫作知識(shí)以及檔案資料管理知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力[5]。除此之外，高校要通過“走出去、請進(jìn)來”的方式，定期、不定期組織學(xué)術(shù)交流會(huì)、座談會(huì)，邀請國內(nèi)外知名學(xué)者教授前來院校指導(dǎo)學(xué)習(xí)，有條件的院?？梢越M織優(yōu)秀、模范教師外出考察學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)同行先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，也可以采取教育培訓(xùn)的方式不斷增強(qiáng)教學(xué)秘書的知識(shí)能力和綜合素養(yǎng)。

(四)健全制度機(jī)制。新時(shí)期高校教學(xué)秘書工作的創(chuàng)新路徑之一就是建立健全考核機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度。對于高校而言，科學(xué)、可行的考核機(jī)制、獎(jiǎng)懲制度是調(diào)動(dòng)高校秘書工作積極主動(dòng)性的有力抓手，也是優(yōu)化教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)的基本方法。具體的績效考核過程中需要進(jìn)行考核目標(biāo)的明確和內(nèi)容、方式的確立，根據(jù)教學(xué)秘書工作目標(biāo)、內(nèi)容、流程等進(jìn)行考核方式的確定和考核機(jī)制的建立，考核小組通常由院校領(lǐng)導(dǎo)層、人力資源管理部、教師代表、學(xué)生代表共同組成，將考核結(jié)果運(yùn)用到實(shí)際的職務(wù)晉升、職位調(diào)整、薪酬待遇、選先評(píng)優(yōu)等過程當(dāng)中，與教學(xué)秘書切身利益相掛鉤，按照標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定及時(shí)兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲，對成績突出、業(yè)績良好的教學(xué)秘書給予適當(dāng)?shù)谋碚锚?jiǎng)勵(lì)，對工作效率低、業(yè)績差、考核不合格的教學(xué)秘書實(shí)行淘汰制，進(jìn)而形成“能者上、劣者下”的工作作風(fēng)，營造優(yōu)勝劣汰的工作環(huán)境?？梢哉f，制度機(jī)制的建立和健全，是新時(shí)期高校教學(xué)秘書工作創(chuàng)新過程中必不可少的途徑之一。

三、結(jié)語

新時(shí)期高校教學(xué)秘書工作要求更高、內(nèi)容更為豐富、任務(wù)量更大，高校教學(xué)秘書所面臨的工作環(huán)境也有了較大變化，必須要全面意識(shí)到教學(xué)秘書工作創(chuàng)新的必要性和重要意義，具體可從理念創(chuàng)新、方式創(chuàng)新、知識(shí)體系完善、制度機(jī)制建立等方面入手，不斷探索和研究新方法、新模式，為高校教育體制改革和教學(xué)秘書工作創(chuàng)新提供參考依據(jù)。