淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響

許蘭香 青島市教育人才綜合服務(wù)中心

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位的人事管理中，具有提高工作效率，保證事業(yè)單位人事檔案的準(zhǔn)確度與完整性的特點(diǎn)。所以需要工作人員進(jìn)行深入研究，將信息技術(shù)與人事管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的重要性

對(duì)事業(yè)單位來說，人事檔案是人才信息最基本、最主要的來源。管理人員能夠通過此了解每位員工的基本情況、素質(zhì)能力、事業(yè)軌跡等方面內(nèi)容，也是管理人員培養(yǎng)人才、選拔人才的重要依據(jù)。通過信息化技術(shù)，能夠提高人事管理工作的效率，并且降低人事檔案遺失或者造假等情況出現(xiàn)的可能性，保證人事檔案的完整性。同時(shí)，信息化中的保密功能，能夠避免人事檔案信息泄漏。在人事檔案中，需要具有較高的保密性，運(yùn)用信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人事管理進(jìn)行保密，因此，需要工作人員提高自身技能，促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在此工作中使用的時(shí)效性[1]。

二、事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代下進(jìn)行

(一)轉(zhuǎn)變管理觀念

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，工作人員的工作意識(shí)淡薄，具有隨意性，所以在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，需要轉(zhuǎn)變員工對(duì)人事檔案管理工作的觀念。首先，提高對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。目前，在人事檔案內(nèi)容不斷擴(kuò)張的情況下，工作人員需要深入挖掘經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案工作中新的內(nèi)涵和特點(diǎn)，適應(yīng)信息時(shí)代給人事檔案工作所帶來的改變。其次，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員需要對(duì)此項(xiàng)工作形成全面的認(rèn)知，并積極引入新的觀念，加強(qiáng)管理力度，從而建立順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的管理制度，使人事管理工作有章可循。最后，工作人員應(yīng)通過多種渠道、方式，主動(dòng)開發(fā)人事檔案的信息資源，不斷深化大數(shù)據(jù)理念，從而推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化的進(jìn)程。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)加強(qiáng)宣傳力度，培養(yǎng)員工的創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)事業(yè)單位人事管理工作的高效發(fā)展[2]。

(二)加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是推動(dòng)人事管理創(chuàng)新的必要條件，單位需要根據(jù)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用需求，增加對(duì)人事管理基礎(chǔ)建設(shè)的資金投入，配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立與之配套的零件設(shè)施，保證計(jì)算機(jī)設(shè)備的良好運(yùn)行，從而促進(jìn)信息技術(shù)與人事檔案管理的有機(jī)結(jié)合。同時(shí)，做好防火、防潮以及防盜工作，保障員工與設(shè)施的安全。例如，烏拉蓋管理區(qū)完成784 卷干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)檔案電子化信息查詢，為干部人事檔案的管理、以及服務(wù)干部選拔任用等工作提供便利條件。該管理區(qū)黨工委組織部積極籌措專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，多方了解比較系統(tǒng)建設(shè)所用設(shè)備的性能、價(jià)格，完成設(shè)備選型、采購及系統(tǒng)調(diào)試等工作，相關(guān)軟硬件設(shè)備均已投入運(yùn)行。安排專人逐卷逐頁進(jìn)行掃描質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)圖片模糊、目錄敘述不清、材料歸類不準(zhǔn)等錯(cuò)誤當(dāng)場(chǎng)糾正，確保掃描圖片清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、裝訂規(guī)范。

(三)提高管理人員能力

第一，事業(yè)單位管理人員應(yīng)建立獎(jiǎng)勵(lì)與問責(zé)機(jī)制。需要管理人員合理分配工作任務(wù)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，并且對(duì)其進(jìn)行定期考核，對(duì)于工作積極，完成工作效率高、效果好的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)與表彰；對(duì)工作消極，難以按時(shí)完成工作的員工，采取相應(yīng)的懲罰措施。第二，對(duì)員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)。提高其管理技能和運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的水平，加強(qiáng)其對(duì)信息技術(shù)的重視，從而提高工作效率。例如，東坡區(qū)召開事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化工作培訓(xùn)會(huì)。此次培訓(xùn)會(huì)既是在新要求下，對(duì)干部工作的新需要，又是解決困擾干部檔案管理多年頑疾的新舉措。事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理標(biāo)志著東坡區(qū)人事檔案管理工作將由傳統(tǒng)的館藏文書形式變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理，將全面提升其現(xiàn)代化管理水平，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

(四)建立健全管理機(jī)制

在事業(yè)單位檔案管理中，為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，需要健全以下管理機(jī)制：第一，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)根據(jù)員工的實(shí)際情況完善人事檔案的管理機(jī)制，為員工的工作提供方向，需要其嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，完成檔案資料的收集、整理、歸檔以及調(diào)檔等方面的工作，從而保證工作的準(zhǔn)確性。第二，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)建立人事檔案的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。將事業(yè)單位的各個(gè)員工信息資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理，實(shí)現(xiàn)信息共享，從而為員工的工作提供便利。例如，吉州區(qū)在干部檔案管理工作中積極拓展信息化思維，按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、突出重點(diǎn)、分步實(shí)施、安全高效”的原則，穩(wěn)步推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施。該區(qū)成立干部人事檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)數(shù)字化工作的協(xié)調(diào)和落實(shí)，使干部檔案管理工作更高效、安全、規(guī)范。目前，該區(qū)已有612 冊(cè)干部人事檔案完成數(shù)字化工作，為下一步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌運(yùn)行，推動(dòng)干部人事檔案由數(shù)字化向信息化邁進(jìn)奠定了基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)的發(fā)展能夠提高事業(yè)單位人事管理工作時(shí)效性，需要管理人員充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，改善管理方法，從而提高員工的綜合素質(zhì)，促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。