基于服務(wù)導(dǎo)向的檔案利用思考

艾晶 國電恩施水電有限開發(fā)公司

一、服務(wù)導(dǎo)向下檔案利用工作重要性

(一)傳承歷史脈絡(luò)

習(xí)近平同志指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。[1]檔案主要是對重要史實的記錄，是一項對社會發(fā)展、個人概況、單位沿革、文化傳承、歷史記錄不可或缺的基礎(chǔ)性事業(yè)。檔案利用服務(wù)是檔案工作的主要環(huán)節(jié)，是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，通過對檔案中各項歷史記錄的研究來傳承重要的歷史文化發(fā)展脈絡(luò)。基于此，其服務(wù)導(dǎo)向的要求就顯得格外重要。

(二)強化社會誠信體系建設(shè)

在經(jīng)濟建設(shè)中其檔案使社會發(fā)展的重要積累載體，對于提升整個社會誠信體系建設(shè)起到了關(guān)鍵性的作用。各團體通過社會誠信體系查詢系統(tǒng)可以了解個人誠信情況，幫助企業(yè)或單位更好的了解個人的重大經(jīng)歷、獎懲情況，提高人力資本利用效率。各人通過強化誠信意識建設(shè)，提升個人生活滿意度。基于此，其服務(wù)的導(dǎo)向是在保證個人隱私的情況下能夠及時、準確的提供個人誠信檔案相關(guān)信息。

(三)個人生活變遷記錄

個人檔案是對個人生活發(fā)展的客觀記錄，記載著每個人的發(fā)展軌跡，并隨著個人的生活流變而不斷豐富。在個人的上學(xué)、工作等各個方面都要利用到個人檔案。基于此，其服務(wù)的導(dǎo)向是在專業(yè)化檔案管理服務(wù)規(guī)程的指導(dǎo)下，適時的利用個人檔案。

二、服務(wù)導(dǎo)向下檔案利用工作方式

(一)檔案利用工作的技術(shù)創(chuàng)新

檔案工作開展的好壞在于對檔案的利用上，當(dāng)前很多檔案工作只停留在保管的環(huán)節(jié)，其利用效率很低，檔案管理工作的價值被弱化。為了使檔案工作發(fā)揮更大的價值服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展，應(yīng)該在檔案管理工作中的技術(shù)創(chuàng)新上下功夫。利用大數(shù)據(jù)云存儲實現(xiàn)資源信息共享，利用云計算提升檔案數(shù)據(jù)分析計算能力。[2]大數(shù)據(jù)的云儲存可以將社會系統(tǒng)中的各單位和企業(yè)中的各項檔案信息在完善的基礎(chǔ)上構(gòu)建統(tǒng)一的云檔案管理系統(tǒng)，對檔案進行備份、部分敏感信息加密、訪問者權(quán)限管理等，大大提高檔案信息的應(yīng)用和共享。對于需要查閱檔案的訪問者在授權(quán)的情況下可以查閱必要的字段信息，提高了檔案信息資源的利用效率和水平。對決策層而言，面對如此龐大的數(shù)據(jù)信息，其技術(shù)人員可以根據(jù)檔案管理人員的要求對數(shù)據(jù)進行分析處理，從而提高了對宏觀問題的把握水平和精度，對領(lǐng)導(dǎo)的管理決策提供了強大的數(shù)據(jù)信息分析參考，提升了對社會重大事項的決策能力。對個人而言，信息技術(shù)的強大功能可以快速生成需求者想要的數(shù)據(jù)信息，滿足使用者對檔案信息數(shù)據(jù)查詢檢索的需要，提升了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和水平。

(二)檔案利用工作宣傳創(chuàng)新

檔案利用服務(wù)是檔案部門的“門面”，所以要在面子上下足功夫。充分利用服務(wù)性這一特點發(fā)揮窗口優(yōu)勢，廣泛進行宣傳工作。[3]充分利用“6.9國際檔案日”平臺，大力宣傳不同主題的檔案管理利用工作，使全社會、廣大公民形成了解檔案、利用檔案、保護檔案的良好氛圍。通過宣傳《中華人民共和國檔案法》、《檔案法規(guī)知識問答》等法規(guī)強化廣大公民法制觀念，提高全社會對檔案的利用和認識，建立檔案管理者與使用者溝通的平臺提高服務(wù)質(zhì)量。

(三)檔案利用工作意識創(chuàng)新

檔案工作是基礎(chǔ)性的，在人們的傳統(tǒng)觀念中，認為檔案利用就是人們查詢什么我們就找什么，檔案利用就是“看管檔案”。人們不查詢檔案信息，檔案就一直存放與世隔絕。新經(jīng)濟時代，數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展導(dǎo)致每天產(chǎn)生大量的信息，每個人可以接收的信息源很多，其信息的真假難辨，這就需要通過檔案信息來甄別。對于檔案管理者要加強自身服務(wù)意識，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平，重點是服務(wù)意識的培養(yǎng)。對于檔案管理機構(gòu)要加強檔案信息化建設(shè)進程，豐富檔案利用服務(wù)方式，創(chuàng)新方法。采取手機預(yù)約、網(wǎng)上查詢等方式提升檔案服務(wù)質(zhì)量，滿足不同查詢?nèi)巳簩μ囟ㄐ畔⒌睦梅?wù)需求。

(四)檔案利用工作安全創(chuàng)新

人才是組織發(fā)展的核心動力和源泉，在檔案利用工作中務(wù)必加強專業(yè)檔案管理人才隊伍的建設(shè)，在職業(yè)敏感、職業(yè)意念、政治素養(yǎng)等方面加強培訓(xùn)和培養(yǎng)。在服務(wù)過程中要有優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)能力、敏銳的觀察能力、隨機的應(yīng)變能力，強化“人防”。加強對檔案管理庫房的設(shè)施建設(shè)力度，做到監(jiān)控、防盜、防火系統(tǒng)的全覆蓋，強化“技防”。建立詳細的檔案管理和使用制度，要求檔案管理工作人員必須嚴格按照制度流程開展檔案管理工作，強化“制防”。

三、結(jié)語

結(jié)合當(dāng)前檔案利用的實際情況和工作特點，在開展工作中強化服務(wù)意識，將服務(wù)全面覆蓋檔案利用工作的技術(shù)、檔案利用工作宣傳、檔案利用工作意識、檔案利用工作安全等方面，努力提高綜合業(yè)務(wù)水平，打造適合需求的檔案利用工作體系，為廣大人民群眾提供高效的檔案利用服務(wù)。