信息化背景下檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策建議

歐陽(yáng)小弟 冷水江市自然資源局

政府機(jī)構(gòu)的大幅改革給檔案管理帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，不僅在原有的完整性、準(zhǔn)確性上提出了更為嚴(yán)格的要求，更是要求檔案管理跟上信息化時(shí)代的腳步，為政府工作、人員流動(dòng)以及群眾辦事提供便利。因此，研究信息化背景下檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，是中國(guó)社會(huì)正常發(fā)展的必需。

一、信息化背景下檔案管理工作中存在的問(wèn)題

現(xiàn)代化的發(fā)展為人民生活帶來(lái)了便利，也為檔案管理工作提供了新的方式，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化便是其中之一。這種變化為檔案的收集、整理與傳遞提供了很大的便利，但目前仍存在以下幾個(gè)主要問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)極大阻礙了信息化時(shí)代檔案管理工作的發(fā)展。

(一)檔案管理軟件缺乏規(guī)范性

中國(guó)各個(gè)省市發(fā)展程度有所不同，信息化程度也有所區(qū)別。①管理軟件不統(tǒng)一。各個(gè)省份的檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不統(tǒng)一，所開(kāi)發(fā)使用的軟件也不盡相同，并且缺乏一個(gè)能完美統(tǒng)籌信息搜索與信息管理的軟件，使得在日常工作中，許多事項(xiàng)必須要求本人到檔案所在地辦理，無(wú)法遠(yuǎn)程調(diào)取。并且信息管理工作無(wú)法全程用電腦完成，使工作進(jìn)程較為緩慢。②檔案管理工作缺少標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案館館藏文件存在缺失的情況，對(duì)于缺失文件的記載或處理暫缺統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并且各類檔案的錄入細(xì)則在各個(gè)地區(qū)之間缺乏統(tǒng)一明細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，再加上各個(gè)省份之間的交流密切程度不一樣，比如長(zhǎng)株潭城市群、長(zhǎng)三角城市群的城市群內(nèi)部之間交流可能比較頻繁，這些城市之間的細(xì)則可能會(huì)相對(duì)一致。但是對(duì)于稍遠(yuǎn)的城市，比如新疆等與其他省份之間的交流相對(duì)較少，在檔案整理方面與其他地區(qū)可能存在較大區(qū)別。這種情況加重了全國(guó)檔案管理無(wú)法統(tǒng)一協(xié)調(diào)的問(wèn)題，制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

(二)檔案管理人員缺乏專業(yè)性

檔案信息化要求信息化人才。現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求。同時(shí)人民群眾對(duì)于檔案信息的多樣化需求也在日益增加，截至2018年底，中國(guó)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)到了8.29億，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)到了59.6%，再加上《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》的頒布實(shí)施為人民群眾賦予了更多的知情權(quán)。這要求管理人員具有高知識(shí)層次與高技術(shù)，站在信息技術(shù)前沿，為公眾提供更好更專業(yè)的服務(wù)，而不能僅僅了解計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)。

二、信息化背景下檔案管理對(duì)策建議

為了促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，提高工作效率，保證群眾辦事只跑一趟，針對(duì)上文分析的檔案管理存在的兩個(gè)主要問(wèn)題，在信息化背景下可以從以下幾個(gè)方面對(duì)檔案管理工作做出改進(jìn)。

(一)規(guī)范檔案管理細(xì)則

出臺(tái)全國(guó)統(tǒng)一規(guī)范，對(duì)于缺失檔案的處理與記載、檔案的歸類做出統(tǒng)一的規(guī)定，并定時(shí)組織各地檔案管理工作人員進(jìn)行統(tǒng)一學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)會(huì)上對(duì)于管理細(xì)則進(jìn)行詳細(xì)解釋，保證工作人員對(duì)于管理細(xì)則有充分了解。同時(shí)鼓勵(lì)工作人員之間的交流學(xué)習(xí)，可以總結(jié)本省的工作經(jīng)驗(yàn)在學(xué)習(xí)會(huì)上報(bào)告，以供大家統(tǒng)一學(xué)習(xí)，并及時(shí)匯報(bào)工作中存在的問(wèn)題，在學(xué)習(xí)會(huì)上集思廣益，爭(zhēng)取盡快解決問(wèn)題，上級(jí)部門(mén)對(duì)于匯報(bào)上來(lái)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)做出答復(fù)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，為檔案的全國(guó)統(tǒng)一管理奠定基礎(chǔ)。

(二)改進(jìn)檔案保管方式

截止至2018年底，中國(guó)人口已接近14 億，其中廣東省與山東省的人口均已超過(guò)1 億，在人口如此龐大的國(guó)家要做好檔案管理是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，尤其是檔案保管方式有嚴(yán)格的要求。不僅要能有充分的空間保存所有實(shí)體形式保存的檔案，更要選擇一個(gè)能長(zhǎng)久保存的地方，這就對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施提出了高要求。因此必須提高檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，由檔案工作主管部門(mén)帶頭，積極請(qǐng)示當(dāng)?shù)卣?qǐng)求經(jīng)費(fèi)支持用于檔案管理的工作環(huán)境與設(shè)備，確保辦公室、檔案室、接待室實(shí)現(xiàn)三分開(kāi)[1]。同時(shí)要建立滿足信息化要求的環(huán)境，保證中國(guó)檔案管理的先進(jìn)性與長(zhǎng)久性，并能與國(guó)際化接軌。

(三)提升管理人員素質(zhì)

做好崗前培訓(xùn)，不僅要確保入職人員對(duì)于檔案管理工作流程的了解，保證工作的順利進(jìn)行，更要確保新入職人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)同感、自豪感[2]，減少人員流失。堅(jiān)持崗中培養(yǎng)，由于信息化技術(shù)一直在更新，因此要確保工作人員能及時(shí)了解新技術(shù)，必須定時(shí)組織技術(shù)學(xué)習(xí)活動(dòng)。對(duì)于不太了解信息化技術(shù)的工作人員，要鼓勵(lì)同事之間的互相交流，同時(shí)采取激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于主動(dòng)學(xué)習(xí)的人員提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。貫徹學(xué)習(xí)《檔案法》以及《檔案管理辦法》，讓檔案管理從業(yè)人員深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，加強(qiáng)管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)。

(四)升級(jí)檔案管理軟件

各省市之間檔案不互通的很大一部分原因是他們所使用軟件之間的不兼容，因此必須開(kāi)發(fā)出一個(gè)全國(guó)通用的檔案管理軟件，為檔案信息的全國(guó)互通提供基礎(chǔ)。同時(shí)對(duì)于檔案管理軟件本身也有要求，要做出一個(gè)集信息收集、信息處理、信息搜索與應(yīng)用于一體的多功能軟件[3]。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)與智能手機(jī)普及的現(xiàn)在，要讓檔案管理軟件與人民群眾的需求相結(jié)合，比如讓人民群眾在家就能做到信息的上傳與驗(yàn)證，軟件后臺(tái)則能將人們上傳的信息進(jìn)行分析處理以及儲(chǔ)存與歸類，方便后續(xù)的搜索與應(yīng)用，讓政府、企業(yè)與個(gè)人在信息的使用上沒(méi)有障礙。

三、結(jié)論

本文針對(duì)信息化背景下檔案管理存在的主要問(wèn)題提出對(duì)策建議，對(duì)于檔案管理體系健康發(fā)展與社會(huì)和諧進(jìn)步具有促進(jìn)作用。檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成部分之一，是社會(huì)運(yùn)行的基石，在信息化時(shí)代，檔案管理顯得更為重要。檔案伴隨著我們的一生，記錄了我們的一生，更記錄了社會(huì)發(fā)展。因此，加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理制度具有現(xiàn)實(shí)意義，也具有歷史意義。