檔案人員繼續(xù)教育培訓的重要性

文/張向輝

本文結合基層檔案人員業(yè)務素質參差不齊的現(xiàn)狀，闡述了加強對檔案人員開展繼續(xù)教育的重要性及采取的有效措施

21世紀，隨著計算機、網(wǎng)絡、電子技術等現(xiàn)代化信息技術的廣泛應用，檔案工作的服務內容、服務方式等發(fā)生了巨大的變化。數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化的檔案管理有利于最大范圍地進行檔案信息資源的開發(fā)和利用，最大程度地滿足社會各方面的需求，從而最大限度地實現(xiàn)檔案自身的價值。傳統(tǒng)意義上的檔案管理已不能適應新形勢發(fā)展的需要，舊的檔案管理模式正面臨嚴峻挑戰(zhàn)。這就對檔案人員的政治素質、理論水平、業(yè)務素質等方面提出了更高的要求和新的挑戰(zhàn)，現(xiàn)階段的當務之急是加強檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓，提高檔案管理人員整體素質，打造一支高素質的檔案人才隊伍。

一、檔案繼續(xù)教育的重要性和必要性

基層檔案人員絕大部分是非檔案專業(yè)人員，而是從別的專業(yè)轉到檔案部門工作的，大部分基層檔案人員沒有受過正規(guī)、專業(yè)的檔案知識培訓，整體素質參差不齊。所以只能是一個庫管，只知道檔案從哪里找到，再放回原處，沒有檔案開發(fā)利用的意識和能力，不能發(fā)現(xiàn)檔案的潛在價值，不能讓死檔案變?yōu)橛杏玫幕钚畔?，嚴重阻礙了檔案信息化的步伐。

在檔案實際工作中，單靠以前舊的手工管理模式已難以滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求。近年來，許多政府機關和企事業(yè)單位都在積極創(chuàng)造條件，采用電子計算機技術，對檔案進行數(shù)字化、信息化管理，以提高工作效率，便于檔案的利用和開發(fā)。這也對檔案人員的業(yè)務知識水平和能力提出了更高的要求，所以只有不斷學習、更新、拓寬知識面，才能適應新時期檔案工作發(fā)展的需求。

隨著社會的發(fā)展，檔案工作的行業(yè)標準、規(guī)范也在日益更新，比如新《歸檔文件整理規(guī)則》，將卷改為件，將繁瑣的環(huán)節(jié)簡單化，以利于檔案工作形成以計算機管理為基礎的現(xiàn)代化管理模式，既減輕了工作量，又提高了工作效率，更能使檔案人員騰出更多的時間進行檔案信息深層次的挖掘工作，為領導決策和單位經濟發(fā)展提供更有效的服務。除此之外，會計電子檔案的管理逐步推廣，也對提高會計核算效率，降低企業(yè)管理成本，促進低碳辦公有著重要的意義。檔案人員的這些業(yè)務及素質的提高依賴于檔案繼續(xù)教育。

二、采取的措施

（一）擴大培訓范圍，將檔案工作質量前移

“檔案是昨天的文書，文書又大半是明天的檔案，它們是脫不得節(jié)的?！蔽臅幚砉ぷ鞯暮脡闹苯佑绊懙綑n案工作，如果文書工作中文件制作質量不過關、文件收集不完整、公文運轉程序不規(guī)范，勢必會嚴重影響文件的質量，這樣的文件轉化為檔案后也一定不會合格。可見文書工作與檔案工作是環(huán)環(huán)相扣的，只有前面打好基礎，后面才能少走彎路。因此檔案繼續(xù)教育培訓工作不能只局限于檔案工作人員，建議擴大培訓范圍，同時加強對文書人員的培訓，只有這樣，文書工作才能做得更標準、更規(guī)范，才能從根本上打好基礎。

（二）加強檔案編研方面的教育，提高檔案利用價值

檔案編研工作既是檔案部門主動提供系統(tǒng)服務的一種方式，也是保護延長檔案原件壽命的有效措施。深層次開發(fā)檔案信息資源，也是檔案工作順應時代發(fā)展需要，服務社會經濟發(fā)展的一種有效方式。

但很多基層檔案人員，由于沒有經過專業(yè)的檔案知識教育，只是起到一個保管檔案的作用，這種情況已不能適應新形勢發(fā)展的需要。作為檔案人員，應該明確檔案崗位職責及檔案人員應該具備的能力，檔案人員不只是管理檔案，還要對檔案進行深層次的挖掘，使檔案能最大化地發(fā)揮其潛在的價值。檔案繼續(xù)教育如果加強此方面的培訓，檔案人員的專業(yè)水平得以加強，編研質量得到提升，就能更好地開發(fā)檔案信息資源，傳播積累優(yōu)秀的歷史文化，促進生產科研的發(fā)展，使檔案的利用查考價值得到更大程度地發(fā)揮。

（三）擴大培訓內容，及時更新知識

檔案工作未來的發(fā)展方向是數(shù)字化、信息化，元數(shù)據(jù)成了保證電子文件真實性、憑證價值的重要工具，除此之外，在權限管理、信息公開、隱私保護等方面也發(fā)揮巨大的作用，元數(shù)據(jù)時代的到來，使檔案管理開放化、國際化、標準化。這方面對檔案人員來說是個新領域，需要我們去學習、去探索，并盡快應用到實踐中，所以加強新知識領域的繼續(xù)教育培訓是當務之急。

檔案軟件的開發(fā)利用、檔案信息化日益普及，大數(shù)據(jù)時代要求檔案工作人員不只會使用計算機進行簡單的檔案錄入、檢索，還要有對軟硬件系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)、模塊使用權限的控制管理及意外事故的處理等方面的知識和能力，這些都要通過培訓才能得以提高，才能不會使自己從事的檔案工作受到影響。

檔案工作不是隨心所欲，自己覺得怎么方便就怎么來，只要能給利用者提供利用就行了。許多檔案人員往往根據(jù)以往的經驗進行檔案管理，當出現(xiàn)問題時才急著去補救，這無疑影響了檔案管理的質量，也大大地增加了工作量。近年來，國家相繼出臺了不少新的檔案行業(yè)標準，這些標準來源于實踐而高于實踐，標準中的數(shù)量指標和質量指標較為科學，標準中推薦的技術手段和方法較為先進，使我們利用標準這條有效途徑規(guī)范檔案管理、擺脫大量的重復性的工作，并在以后的工作中有規(guī)律可循，大大地提高了工作效率。所以在進行檔案繼續(xù)教育培訓時，應加強對檔案工作新知識、新技能、新標準的學習，達到更新知識、提升能力的培訓目的。

（四）實地觀摩教學、理論結合實際

在檔案繼續(xù)教育理論培訓學習時，部分檔案人員對理論學習興趣不濃，積極性不高，達不到應有的培訓效果。針對這種情況，應多開展實踐教學，多組織學員去檔案工作方面做的比較好的單位去現(xiàn)場教學，或者請檔案專家課堂示范，實地演練，理論結合實際，能提高學員學習興趣并加深印象，使繼續(xù)教育的效率大大提高。

繼續(xù)教育培訓為檔案人員提供了良好的學習成長平臺，是提高檔案人員知識和技能的有效途徑，它滿足了不同層次的檔案人員的要求，檔案人員可根據(jù)個人情況與實際工作需要，制訂學習計劃，積極參加繼續(xù)教育培訓，努力使自己成為具有良好的職業(yè)道德、優(yōu)秀的心理素質、精湛的業(yè)務素質的新時代復合型檔案管理人員，以最大的熱情積極獻身于檔案事業(yè)，以自己出色的工作和服務來滿足社會發(fā)展的需要。