中職學(xué)校檔案管理存在的問題及對策

文/徐 鋒

檔案管理是中職院校教育工作中的一項基礎(chǔ)工作，做好檔案管理工作，對于提升中職院校教育工作質(zhì)量、推動新時期中職院校教育改革發(fā)展具有十分重要的意義。本文針對中職院校檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，就改進和有效提升中職院校檔案管理質(zhì)量提出了有益的建議

檔案管理工作對于中職院校的發(fā)展具有積極的意義。如何做好中職院校的檔案工作，那就必須對它的內(nèi)涵、現(xiàn)狀和存在問題有所了解，采取有針對性的措施來改進和提高，才能發(fā)揮出檔案管理帶來的作用。

一、中職院校檔案管理工作內(nèi)涵

中職院校檔案管理工作，首先能夠?qū)W(xué)校開展招生和學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)工作起到幫助作用。前者樹立形象，也能夠更好地進行招生以及學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)工作。當(dāng)下隨著社會的快速發(fā)展，學(xué)校成為連接學(xué)生與社會的最佳地點，其也真實記錄了學(xué)校在運行管理以及教學(xué)中的各個階段，可以說是學(xué)校的寶貴資源，因此有效對其利用可以促進學(xué)校發(fā)展。其次，檔案管理工作也能夠為學(xué)校的教學(xué)科研等工作提供服務(wù)，其能夠記錄教職工在校的工作狀況，也能夠有效利用檔案管理中有價值內(nèi)容來為社會的發(fā)展提供價值，同時通過記錄的教學(xué)經(jīng)驗以及教學(xué)成果對后續(xù)的工作予以指導(dǎo)，因此其對于教育行業(yè)有著至關(guān)重要的作用。

二、中職院校檔案管理現(xiàn)狀

對于中職院校的檔案管理工作來說，目前還存在著很多的問題需要我們予以重視。首先就是相關(guān)工作的開展不夠重視和規(guī)范。一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有像重視教學(xué)工作那樣重視檔案工作，沒有為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。二是檔案管理人員自身的認知水平不夠，工作理念也較為落后，還是用傳統(tǒng)的思維來開展工作，要求不嚴，質(zhì)量不高。其次就是沒有建立和完善檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度。沒有制度約束，就不能保證檔案資料收集的齊全，管理科學(xué)規(guī)范，就會對后續(xù)工作的開展帶來極大的不便和問題。再次就是檔案信息化建設(shè)的滯后和緩慢。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為各行各業(yè)的快速發(fā)展帶來了機遇，為檔案信息資源的共享創(chuàng)造了更大的空間。如果不重視檔案信息化工作，不僅不能有效快捷地管理和利用好檔案資源，而且也會使中職院校的后期發(fā)展受到嚴重的影響。

三、有效提升中職院校檔案管理質(zhì)量

（一）規(guī)范檔案管理工作

近些年我國對職業(yè)技術(shù)教育非常重視，職業(yè)院校面臨著前所未有的發(fā)展機遇，職業(yè)院校要想發(fā)展迅速，就必須做好各項基礎(chǔ)工作，特別是記錄自身發(fā)展歷史、成就，服務(wù)學(xué)校教育、教學(xué)的檔案管理工作一定要高度重視規(guī)范管理。雖然國家檔案行政管理部門沒有出臺針對中職院校檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度，但是，可以參照和適用于中職院校檔案管理工作的法規(guī)、標準很多，中職院校一定要高度重視檔案工作，勇于面對新形勢下檔案工作遇到的新挑戰(zhàn)，積極與檔案行政管理部門聯(lián)系溝通，建章立制，對接標準，加大對檔案工作的規(guī)范化管理的力度，以此來保證檔案管理工作能夠更好地服務(wù)整個學(xué)校的教學(xué)、科研等工作，進而實現(xiàn)檔案管理工作的價值。

（二）強化監(jiān)察制度

當(dāng)前對于職業(yè)院校的檔案管理工作來說，由于缺乏有效的監(jiān)督制度，因此使得很多時候相關(guān)工作的開展無法接近實際情況，所以一定要建立監(jiān)督制度，強化對其內(nèi)部的檔案管理工作的監(jiān)督，要將檔案管理工作納入到整個校園管理的考核項目之中，強化對各項檔案管理制度的日常監(jiān)管。以此來保證檔案資料收集得齊全完整，整理得規(guī)范標準，保管的條件符合安全要求，同時還要建立激勵機制，明確獎懲措施和標準，對檔案管理工作做出貢獻的管理人員，要予以獎勵和表彰，對違反檔案管理制度的人和事，要嚴肅追究其責(zé)任，積極為檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)造一個良好的發(fā)展氛圍，促進檔案管理工作的規(guī)范化、制度化發(fā)展。

（三）做好宣傳工作

對于中職院校的發(fā)展來說檔案管理工作是一項重要的內(nèi)容。因此學(xué)校的各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視這項工作的開展，要明白檔案是不能再生的信息資源，要在日常工作中加大對檔案工作的宣傳，要利用校園廣播、黑板報和網(wǎng)絡(luò)來宣傳檔案工作和檔案知識，要提高全校師生的檔案積累、保護、利用意識，要充分調(diào)動全校師生參與和做好檔案工作的積極性和自覺性，與此同時，還要加大對檔案信息化建設(shè)和資源共享的宣傳，督促師生利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理工作，提升檔案信息化管理水平，為師生查閱利用檔案信息資源提供快捷方便的條件，為中職院校的更好發(fā)展提供好服務(wù)。

（四）提升管理人員素質(zhì)

新時期的檔案管理工作中，需要高素質(zhì)的復(fù)合型人才。所以作為檔案管理人員，一定要增強做好檔案工作的責(zé)任感和使命感，要克服傳統(tǒng)思維的束縛，摒棄傳統(tǒng)工作中老舊的觀念，要積極轉(zhuǎn)變觀念，認真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，學(xué)習(xí)新的檔案管理理念和方式、方法，提高自身的整體素質(zhì)。要開闊眼界，拓展知識面，掌握和運用現(xiàn)代信息技術(shù)做好檔案管理工作。只有這樣，才能把檔案工作做好，才能使檔案工作為中職院校的建設(shè)與發(fā)展起到促進作用。