小型事業(yè)單位檔案整理務(wù)實(shí)工作探討

文/陳國(guó)芹

檔案的收集、整理、歸檔等務(wù)實(shí)工作是各項(xiàng)檔案工作的基礎(chǔ)，如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案整理歸檔是許多小型事業(yè)單位急需解決的實(shí)際問(wèn)題，但是部分事業(yè)單位特別是小型的事業(yè)單位檔案整理等務(wù)實(shí)工作存在眾多問(wèn)題和困難，本文列舉了事業(yè)單位檔案管理、整理等的現(xiàn)狀，針對(duì)問(wèn)題，提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施建議，以提高小型事業(yè)單位檔案整理務(wù)實(shí)工作的質(zhì)量和效率

事業(yè)單位檔案是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，是單位發(fā)展運(yùn)行的歷史記載，為單位的發(fā)展提供依據(jù)和借鑒經(jīng)驗(yàn)。檔案管理是各項(xiàng)基礎(chǔ)管理的重點(diǎn)工作，檔案的收集、整理、歸檔等務(wù)實(shí)工作更是各項(xiàng)檔案管理工作的重中之重。如何做好事業(yè)單位檔案整理、歸檔等實(shí)務(wù)工作，是許多小型事業(yè)單位急需解決的實(shí)際問(wèn)題。

一、小型事業(yè)單位檔案管理務(wù)實(shí)工作現(xiàn)狀

1.單位對(duì)檔案管理不夠重視，缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人員

目前大多數(shù)事業(yè)單位崗位設(shè)置中沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位，也沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。國(guó)家和地方都非常重視檔案技術(shù)人員的培訓(xùn)和教育，每年都舉辦1-2期檔案知識(shí)培訓(xùn)，旨在通過(guò)對(duì)檔案管理新觀念認(rèn)知、檔案管理方法的創(chuàng)新和檔案管理的實(shí)際操作的學(xué)習(xí)，以提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化、職業(yè)化素養(yǎng)和檔案工作效率。但是每次來(lái)培訓(xùn)的并非檔案管理專(zhuān)職人員，有百分之七十以上都來(lái)自單位辦公室的兼職人員，也就是說(shuō)單位檔案管理人員大多都是兼職。

2.檔案資料收集不及時(shí)、管理不規(guī)范

經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，多數(shù)小型事業(yè)單位，自成立以來(lái)的收、發(fā)文件、專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)、業(yè)務(wù)技術(shù)成果、工資、崗位管理等多年的各類(lèi)紙質(zhì)資料及光盤(pán)都能做到收集齊全、保存完好，存放在指定位置，但也有一些事業(yè)單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，文件、表格、資料等都在辦公室或相關(guān)科室的相關(guān)人員處保存，隨著崗位人員不斷變動(dòng)致使重要資料被帶走或遺失。

3.文件資料等未規(guī)范整理形成檔案

檔案整理等務(wù)實(shí)工作是檔案工作、檔案事業(yè)的堡壘基礎(chǔ)，目前除了專(zhuān)門(mén)的檔案館外，能獨(dú)立把收集的資料整理成規(guī)范檔案的單位寥寥無(wú)幾。兼職檔案管理人員雖然參加了很系統(tǒng)的檔案管理務(wù)實(shí)理論培訓(xùn)，但回到單位后由于忙于其它工作或因兼職的原因，并沒(méi)有對(duì)單位的文書(shū)、業(yè)務(wù)、技術(shù)成果等檔案進(jìn)行收集整理歸檔。少數(shù)的事業(yè)單位會(huì)在必要時(shí)，外聘技術(shù)人員對(duì)本單位的檔案進(jìn)行集中整理歸檔，大多數(shù)的事業(yè)單位并沒(méi)有真正意義上的規(guī)范檔案。究其原因是經(jīng)過(guò)檔案培訓(xùn)的人員并沒(méi)有整理自己?jiǎn)挝坏臋n案，不是不想整理，只是理論和實(shí)踐確實(shí)存在一定的差距。在檔案繼續(xù)教育學(xué)習(xí)時(shí)，好多學(xué)員來(lái)自各單位的辦公室，提到整理檔案都表示：理論聽(tīng)起來(lái)很簡(jiǎn)單，但是實(shí)際整理時(shí)，又感到無(wú)從下手、力不從心；甚至有學(xué)員反映從未見(jiàn)過(guò)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)檔案范本。雖然地市檔案局都設(shè)有督導(dǎo)科，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檢查指導(dǎo)各單位的檔案整理工作，但是科室專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)人員缺乏，指導(dǎo)市級(jí)機(jī)關(guān)、大單位的檔案整理工作都顧不過(guò)來(lái)，更別說(shuō)小型事業(yè)單位。另外，小型事業(yè)單位一方面檔案工作人員少，另一方面也沒(méi)有足夠的經(jīng)費(fèi)投入到檔案整理等務(wù)實(shí)工作中，因此造成單位的各類(lèi)資料無(wú)法形成規(guī)范的檔案。

4.抓好檔案管理務(wù)實(shí)工作刻不容緩

小型事業(yè)單位檔案管理務(wù)實(shí)工作中普遍存在的檔案意識(shí)薄弱、缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、各類(lèi)資料存放時(shí)間長(zhǎng)、沒(méi)有按要求及時(shí)整理歸檔等問(wèn)題，使得檔案失去了應(yīng)有的參考和利用價(jià)值，更談不上為單位創(chuàng)造價(jià)值，甚至?xí)斐尚姑芑蛑匾脑寂e證資料缺失的不良后果，阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，抓好檔案管理務(wù)實(shí)工作已刻不容緩。

二、小型事業(yè)單位的檔案整理務(wù)實(shí)工作策略建議

1.檔案務(wù)實(shí)工作的精神實(shí)質(zhì)就是要在做實(shí)上下功夫。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在“深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十九大精神奮力開(kāi)創(chuàng)全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展新局面”的工作報(bào)告中指出：各級(jí)檔案部門(mén)要把深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十九大精神作為首要政治任務(wù)，作為謀劃和推進(jìn)新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的主線，弘揚(yáng)優(yōu)良作風(fēng)，創(chuàng)新方式方法，切實(shí)在學(xué)懂、弄通、做實(shí)上下功夫，真正做到入腦入心、見(jiàn)行見(jiàn)效，努力推動(dòng)全國(guó)檔案事業(yè)呈現(xiàn)新局面、展現(xiàn)新作為、實(shí)現(xiàn)新發(fā)展。檔案收集齊全、整理歸檔、保管完好是檔案收藏、利用，檔案館建設(shè)、信息化程度的基礎(chǔ)。這段話道明了所有檔案工作的精神實(shí)質(zhì)就是要在做實(shí)上下功夫。最基礎(chǔ)、最真實(shí)、最有價(jià)值的科研技術(shù)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等寶貴檔案資料多來(lái)源于教育、醫(yī)療衛(wèi)生、科研、文化等事業(yè)單位，因此做好、做實(shí)事業(yè)單位檔案整理歸檔等務(wù)實(shí)工作是促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。

2.高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任，把檔案整理、歸檔管理工作落到實(shí)處，責(zé)任到人。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定長(zhǎng)期的檔案整理工作方案，有計(jì)劃地做好檔案資料整理、歸檔和日常管理等務(wù)實(shí)工作。

3.“學(xué)、傳、幫、帶”示范規(guī)范地整理檔案。國(guó)家檔案局頒發(fā)的《中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局8號(hào)令）等明確了檔案整理歸檔的規(guī)范理論、標(biāo)準(zhǔn)和方法，但在檔案整理具體工作中更重要的是理論與實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合。首次進(jìn)行檔案規(guī)范整理歸檔時(shí)，可以外請(qǐng)一名有檔案整理技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)豐富、政治立場(chǎng)堅(jiān)定、保密意識(shí)強(qiáng)的檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，帶領(lǐng)單位相關(guān)崗位人員示范整理歸檔1-3個(gè)年度的各類(lèi)資料。整理前與其簽訂保密、檔案整理及指導(dǎo)等協(xié)議，從檔案資料的裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，歸檔章使用、填寫(xiě)，到編制檔案檢索工具和各種統(tǒng)計(jì)、登記冊(cè)形成等，單位相關(guān)人員可全過(guò)程跟進(jìn)、學(xué)習(xí)、參與。通過(guò)這種跟學(xué)、傳授、幫助、帶領(lǐng)的方式讓單位相關(guān)人員學(xué)習(xí)、了解、掌握資料整理、裝盒、形成紙質(zhì)和電子檔案的方法的全過(guò)程。

4.定期做好檔案整理歸檔等務(wù)實(shí)工作。利用每年3月份歸檔月，認(rèn)真收集、梳理前一年應(yīng)歸檔的文件、材料、圖紙、光盤(pán)、照片、錄音、錄象帶等資料，移交檔案室，各崗位人員依據(jù)工作方案和參與學(xué)習(xí)整理檔案的經(jīng)驗(yàn)和方法，利用工作間隙，邊推進(jìn)工作邊整理檔案，完成歸檔后進(jìn)入正常檔案管理階段。

這種“學(xué)、傳、幫、帶”示范規(guī)范整理檔案的工作方式，能夠很好地解決小型事業(yè)單位的檔案整理、歸檔等實(shí)際問(wèn)題，也可以說(shuō)是一次投資長(zhǎng)期受益。一是能理論聯(lián)系實(shí)際，現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)掌握檔案務(wù)實(shí)技能，解決了自己不能、不會(huì)整理檔案的難題。銅川市國(guó)土資源信息中心利用這種方法，從2015年起，每年利用歸檔月，單位自己規(guī)范整理、歸檔了以前近10年的檔案，共三千多件。二是各類(lèi)檔案內(nèi)容更具完整性、真實(shí)性。形成資料的人參與檔案整理全過(guò)程，能第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，糾正處理問(wèn)題。三是使單位相關(guān)人員進(jìn)一步全面學(xué)習(xí)了解檔案知識(shí)，掌握檔案務(wù)實(shí)專(zhuān)業(yè)能力，提高了單位檔案的整體管理水平，節(jié)約了單位辦公經(jīng)費(fèi)。

總之，只要制定好長(zhǎng)期有效的檔案整理工作方案，掌握創(chuàng)新規(guī)范的工作方法，具有堅(jiān)持不懈的工作精神，一定能做好小型事業(yè)單位的檔案整理等務(wù)實(shí)工作，切實(shí)提高小型事業(yè)單位檔案整理務(wù)實(shí)工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化水平。