高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與對(duì)策

文/董金玲

高校檔案的管理隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)高校的信息化管理。本文主要通過(guò)對(duì)高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀的調(diào)查分析，闡述了高校檔案信息化建設(shè)的必要性，提出了推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

中國(guó)檔案學(xué)會(huì)理事長(zhǎng)段東升在《海峽西岸檔案數(shù)字化工作學(xué)術(shù)研討會(huì)》指出，檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展與檔案很好利用的重要組成部分，也是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的一種新的挑戰(zhàn)。

高校檔案信息化建設(shè)是高校“數(shù)字化”校園建設(shè)的重要組成部分。它將學(xué)校各種載體的檔案資源通過(guò)掃描等形式進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)相互連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理。通過(guò)檔案信息化建設(shè)和管理，將會(huì)使檔案的利用率大大提高，檔案的利用價(jià)值得到充分發(fā)揮。

一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性和意義

1.高校檔案信息化建設(shè)能夠有效地保護(hù)檔案原件。高校傳統(tǒng)的檔案都是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，而紙質(zhì)檔案的保管又受特定條件的限制，時(shí)間久了檔案原件就容易受到不同程度的損壞，嚴(yán)重的將難以得到修復(fù)。通過(guò)利用現(xiàn)代化的手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，就可避免檔案損壞而無(wú)法修復(fù)的情況發(fā)生，也使檔案能長(zhǎng)期有效地得到保護(hù)。

2.高校檔案信息化建設(shè)能夠促進(jìn)檔案管理和利用更加方便。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，想要找份檔案時(shí)，需要檔案管理員手工操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后，利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段，在檔案管理系統(tǒng)中很容易查閱到所需的檔案。而且通過(guò)局域網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

3.高校檔案信息化建設(shè)是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分。高校數(shù)字化校園的建設(shè)是學(xué)校管理的現(xiàn)代化手段，學(xué)校通過(guò)各種數(shù)據(jù)將信息進(jìn)行資源共享。而檔案信息化的建設(shè)正是為了適應(yīng)這種發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案管理走向現(xiàn)代化的需求。計(jì)算機(jī)在高校的各項(xiàng)工作中已成為必不可少的工具，由此也就產(chǎn)生了大量的電子文檔數(shù)據(jù)，按照國(guó)家檔案局“增量電子化”的要求，對(duì)這些電子文件進(jìn)行歸檔也成了高校檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

二、陜西省高校檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀分析

筆者通過(guò)《陜西高校檔案工作紀(jì)實(shí)（1988-2017）》這本書所記錄的82所高校檔案工作相關(guān)資料，以及電話咨詢、走訪交流了解到陜西省高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀如下：

1.高校檔案信息化建設(shè)總體良好，發(fā)展迅速

近幾年，大多數(shù)學(xué)校都將檔案信息化建設(shè)列入了學(xué)校智慧化校園建設(shè)之中，制定了檔案信息化建設(shè)方案，并初步得到實(shí)施。大多數(shù)學(xué)校加大投入，將近70多所高校使用了網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，建立了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；部分學(xué)校已經(jīng)開(kāi)展了存量檔案數(shù)字化加工，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校辦公系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步歸檔。

2.高校檔案管理系統(tǒng)使用情況分析

檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重點(diǎn)。陜西省被調(diào)查的82所高校中，使用檔案管理系統(tǒng)的學(xué)校有73所，占高?？倲?shù)的87.9%。其中，使用南大之星檔案管理系統(tǒng)的有52所，占高?？倲?shù)的63.4%；使用科怡檔案管理系統(tǒng)的有14所，占高?？倲?shù)的17%。未使用檔案管理系統(tǒng)軟件的學(xué)校有9所，占高?？倲?shù)的10.9%。而檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)對(duì)接的學(xué)校只有15所，占高?？倲?shù)的18.2%。從以上數(shù)據(jù)分析所得，陜西高校中運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)管理檔案的情況良好，特別是相當(dāng)一部分學(xué)校使用南大之星檔案管理系統(tǒng)，這為以后檔案信息資源的互通和共享提供了良好的平臺(tái)。而陜西高校檔案管理體系和學(xué)校相關(guān)系統(tǒng)對(duì)接的情況卻不容樂(lè)觀，這在一定程度上就影響了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)情況分析

檔案信息化建設(shè)主要包含檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。陜西省82所高校中，有73所學(xué)校都建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，所占比例為89%；有53所高校啟動(dòng)了全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，所占比例為68.2%。在全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，部屬院校和省公辦本科院校對(duì)全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)情況較好，比如，西安交通大學(xué)在檔案系統(tǒng)中已掛接82萬(wàn)個(gè)電子文件，陜西師范大學(xué)全文掃描各類紙質(zhì)檔案已達(dá)370萬(wàn)頁(yè)。而高職院校和民辦院校，由于受各種因素的影響，全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)緩慢?？傊兾鞲咝n案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)良好，全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)亟待加強(qiáng)。

三、陜西省高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)對(duì)策略

1.加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)的重視程度

高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)展程度的快慢，取決于高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者對(duì)信息化工作的認(rèn)識(shí)和重視程度。高校領(lǐng)導(dǎo)如果意識(shí)到檔案信息化對(duì)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著舉足輕重的作用，意識(shí)到檔案信息化可以更好地整合資源、保護(hù)原件，提高檔案利用率，在促進(jìn)服務(wù)學(xué)校發(fā)展中彰顯出檔案的利用價(jià)值，那他就會(huì)高度重視這項(xiàng)工作，在人財(cái)物方面給予大力支持，推動(dòng)學(xué)校檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展。檔案工作者要從適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的大勢(shì)來(lái)認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字信息化建設(shè)的重要性，要明確檔案信息化建設(shè)的目的、意義，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案信息化建設(shè)的技術(shù)和手段，才能分析和解決好檔案信息化建設(shè)過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題和困難，才能推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)的更快更好的發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，只有建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)才能有效整合檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源利用的共享。全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行，一是對(duì)學(xué)校檔案館（室）已保存的檔案進(jìn)行數(shù)字化加。具體來(lái)講，針對(duì)高校的不同情況，對(duì)那些有充足的人力物力和財(cái)力的院校，可以將全部館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)哪些條件相對(duì)差的院校，在投資較少的情況下，可優(yōu)先對(duì)利用率高的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，逐步建立完善的全文數(shù)據(jù)庫(kù)。二是對(duì)新產(chǎn)生的電子文檔進(jìn)行轉(zhuǎn)換、移交、接收，導(dǎo)入到全文數(shù)據(jù)庫(kù)之中。隨著現(xiàn)代科技技術(shù)的廣泛運(yùn)用，高校日常工作中也形成了許多電子文件，還有一些光盤、硬盤上保存的文檔，都要及時(shí)地進(jìn)行轉(zhuǎn)換，避免丟失后又要掃描紙質(zhì)文檔而造成的浪費(fèi)。因此，高校應(yīng)加強(qiáng)和重視現(xiàn)行電子文件的歸檔工作，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，以保證電子文件的及時(shí)歸檔和電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和利用性。

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，高校檔案的信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。它實(shí)現(xiàn)了大容量的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和資料共享，提高了檔案管理和檔案利用服務(wù)的能力和水平，將會(huì)對(duì)高校檔案信息化建設(shè)工作健康有序的發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。