新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革探討

摘 要：為適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需求，當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作上需做出適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新，不斷加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)、智能化技術(shù)的應(yīng)用，以達(dá)到提高管理效率，提升服務(wù)質(zhì)量的目的?；诖?，本文對(duì)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，結(jié)合大數(shù)據(jù)和信息化的時(shí)代特點(diǎn)，提出了事業(yè)單位檔案管理和服務(wù)模式改革策略。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì) 事業(yè)單位 檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2019）02-00-01

在我國(guó)事業(yè)單位管理體系中檔案管理起著關(guān)鍵價(jià)值，其主要功能是對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展歷程、智能演變、向關(guān)聯(lián)信息資料等進(jìn)行真實(shí)且全面的記錄?；诖?，檔案管理對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是一種無(wú)形的資產(chǎn)[1]。然而，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代部分事業(yè)單位并未跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，其檔案管理體系依就比較落后，主要表現(xiàn)在事業(yè)單位在管理方面欠缺管理優(yōu)勢(shì)，這就嚴(yán)重影響自身的良好發(fā)展。對(duì)于這一現(xiàn)象，事業(yè)單位必須積極創(chuàng)新與改革事業(yè)單位管理體系，以此來(lái)確保自身的良好發(fā)展。

一、新形勢(shì)下檔案管理的狀況

1.人才的流動(dòng)比較頻繁

通過(guò)分析新形勢(shì)下的事業(yè)單位的管理現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)：其人才的流動(dòng)非常的頻繁，經(jīng)常發(fā)生新老員工的上崗離職情況，甚至存在一個(gè)情況，即有的基層事業(yè)單位人少事多，大部分時(shí)間里單位中一個(gè)人要承擔(dān)多份工作，這就說(shuō)明事業(yè)單位較為欠缺人才。同時(shí)，事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員并沒(méi)有穩(wěn)定的工作狀態(tài)，有的檔案整理人員僅是兼職這份工作，且市場(chǎng)上這類型人才比較少；在新形勢(shì)背景下，基層開(kāi)始漸漸普及了檔案管理新技術(shù)，且事業(yè)單位并不注重新知識(shí)、新理論、新技術(shù)的培訓(xùn)，導(dǎo)致大部分基層事業(yè)單位管理人員并不具備新檔案管理的技能。從而可知，造成事業(yè)單位檔案管理工作效率低、質(zhì)量差的主要原因是單位留不住人才、整個(gè)檔案管理人才隊(duì)伍的素質(zhì)較差。面對(duì)這一情況，事業(yè)單位必須積極采取相關(guān)措施，有效提升自己的檔案管理水平，讓自身能夠更加迅速的順應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展[2]。

2.檔案使用的多樣化

事業(yè)單位之所以要進(jìn)行檔案管理，主要目的在于：為人事考核的崗位測(cè)評(píng)、公務(wù)員培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)等提供支持。面對(duì)新形勢(shì)這一背景，事業(yè)單位的戰(zhàn)略重點(diǎn)是“以人為本”，關(guān)鍵要求是積極改進(jìn)檔案資源，從而對(duì)民眾的檔案資源管理機(jī)制進(jìn)行健全。當(dāng)前，大部分的事業(yè)單位涵蓋了民眾的檔案管理，從而推動(dòng)社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，且國(guó)家基本檔案目錄中納入了一些方案。然而，依就存在部分事業(yè)單位欠缺一套相對(duì)完整的檔案資源管理的體系，這就使得其無(wú)法向民眾提供完善的檔案服務(wù)或是一些其他工作。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理存在一個(gè)十分嚴(yán)重的問(wèn)題，即這項(xiàng)工作現(xiàn)階段依然處于對(duì)原始資料的提供利用，這是一種落后的管理模式，同新形勢(shì)下社會(huì)檔案資料的開(kāi)發(fā)具有極大的差異，且其沒(méi)有完善的檔案管理制度，甚至在人才方面未進(jìn)行充分的投放，這就造成檔案利用的延誤，這些情況都會(huì)制約事業(yè)單位檔案管理工作的有效開(kāi)展，因此，需要相關(guān)的事業(yè)單位在以上各方面做出相對(duì)應(yīng)的改革和創(chuàng)新。

3.大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨

我們已進(jìn)入到信息時(shí)代，這個(gè)時(shí)代中最為重要的社會(huì)資源就是信息，近幾年來(lái)事業(yè)單位存在的很多的紙質(zhì)和電子文件，相較于先前一些用筆記錄的傳統(tǒng)文件，目前這些快速增長(zhǎng)的電子文件大大增加了其歸檔和管理的難度。從目前來(lái)看，大多數(shù)事業(yè)單位的管理人員往往選擇在單位的電腦和數(shù)據(jù)庫(kù)中保存相應(yīng)的電子文件，而這種保存方式并不符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，這就使得大部分電子文件存在長(zhǎng)期不歸檔的情況，還會(huì)接連致使國(guó)家的部分重要的檔案資源缺失，以上種種情況對(duì)提升事業(yè)單位的工作效率也是極其不利的。因此，在新形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理必須強(qiáng)化信息化建設(shè)，積極運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)提升檔案管理的實(shí)效性，并為民眾提供更好的服務(wù)模式。

二、新形勢(shì)下關(guān)于檔案管理的新思路

1.借助信息管理手段，豐富服務(wù)內(nèi)容

現(xiàn)如今，我們正處于信息化時(shí)代，事業(yè)單位要想長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，必須根據(jù)時(shí)代的需求，通過(guò)有效運(yùn)用信息化的管理手段來(lái)完善信息化管理，具體包括：

1.1以宏觀的角度依照目前事業(yè)單位的基本情況，甚至是單位需要的服務(wù)模式來(lái)制定一個(gè)明確的發(fā)展規(guī)劃，將檔案管理規(guī)劃出各個(gè)不同的階段，并明確每個(gè)階段的具體實(shí)施方案，根據(jù)方案整理出大概的方向，實(shí)際的實(shí)施內(nèi)容應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體的情況進(jìn)行；

1.2應(yīng)當(dāng)設(shè)立一個(gè)和事業(yè)單位檔案管理相關(guān)的專門的網(wǎng)站，并且要對(duì)群眾開(kāi)放，以開(kāi)放的形式為群眾提供相應(yīng)的服務(wù)，這樣讓群眾在填報(bào)、調(diào)取相關(guān)資料或者查詢檔案資料方面會(huì)更方便、更迅速，從而可以更加高效的對(duì)社會(huì)進(jìn)行服務(wù)，同時(shí)還有效的實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享；

1.3構(gòu)建有針對(duì)性的、同檔案相關(guān)的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)，即借助在電子室建立內(nèi)網(wǎng)來(lái)對(duì)電子文件歸檔管理的前端加以監(jiān)管，從而在電子文件收集、整理上達(dá)到信息的存儲(chǔ)和共享的目的，這也是創(chuàng)新檔案管理的一種形式。

2.健全檔案管理體系，強(qiáng)化信息的利用率

在完善檔案管理的各項(xiàng)制度方面，應(yīng)當(dāng)對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)期持續(xù)發(fā)展和員工的利益進(jìn)行有效的維護(hù)，關(guān)于每一項(xiàng)制度都必須嚴(yán)格落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，同時(shí)轉(zhuǎn)變一些傳統(tǒng)的觀念，并制定出能夠更好順應(yīng)新形勢(shì)背景的檔案管理制度。除此之外，還應(yīng)當(dāng)在對(duì)檔案信息的應(yīng)用上不斷加強(qiáng)，通過(guò)在其中引入信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，讓相關(guān)信息的作用能夠最大程度的發(fā)揮出來(lái)，從而提升檔案管理的價(jià)值和意義。

3.提升管理人員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)水平

在整個(gè)管理體系中檔案管理人員起到關(guān)鍵作用，其綜合素質(zhì)的高低直接影響到改革和創(chuàng)新是否能夠有效開(kāi)展。事業(yè)單位必須重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，應(yīng)積極向社會(huì)聘用具備較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力、專業(yè)能力的專業(yè)檔案管理人才，并做好對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)教育工作，對(duì)檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)加以優(yōu)化，從而大大提升檔案管理隊(duì)伍人員整體素質(zhì)，進(jìn)而提升檔案管理的實(shí)效性。

三、結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)背景下，向事業(yè)單位的檔案管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。基于這一現(xiàn)象，事業(yè)單位必須立足于自身實(shí)際，找到問(wèn)題所在，不斷改革自身的管理模式與服務(wù)模式，使之與現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)相一致，從而提升自己的檔案管理實(shí)效性，更好的為人民群眾提供服務(wù)，確保自身的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 王玲玲.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（12）：74-75.

[2] 王若琳.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].人間，2016，224（29）.

作者簡(jiǎn)介：魏欣然（1992.2-），女，湖南省永州人，碩士研究生，專業(yè)：中國(guó)現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)，從事工作：檔案管理、黨建工作。