數(shù)字化時(shí)代高校教學(xué)檔案信息化管理路徑及實(shí)踐探索

連伊娜 吳新玲

摘 要：檔案信息資源是較為重要的公共資源形式，在信息時(shí)代背景下，檔案信息資源的價(jià)值受到廣泛的關(guān)注。本文結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，對(duì)高校教學(xué)檔案信息化管理進(jìn)行了分析，在整合現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案信息化管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，針對(duì)問(wèn)題提出了有效對(duì)高校教學(xué)檔案信息化管理進(jìn)行改革的路徑，力求能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)高校教學(xué)檔案資源的優(yōu)化利用，真正發(fā)揮檔案資源的重要價(jià)值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代 教學(xué)檔案 信息化管理 管理路徑

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2019）02-000-01

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，受到先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù)的影響，高校在組織開(kāi)展教學(xué)檔案管理工作的過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以與新時(shí)期的檔案管理需求相適應(yīng)，只有結(jié)合信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用構(gòu)建全新的教學(xué)檔案管理模式，加快教學(xué)檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程，才能全面提高管理工作的科學(xué)性和有效性，突出檔案管理工作的綜合發(fā)展成效。

一、高校教學(xué)檔案信息化管理重要性

對(duì)高校教學(xué)檔案管理進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)檔案涉及到的范圍相對(duì)較為廣泛，主要包含教育主管部門所下達(dá)的不同類型文件，如教育改革文件、教學(xué)計(jì)劃文件、招生就業(yè)計(jì)劃相關(guān)規(guī)定等；學(xué)校招生工作方面形成的材料，如招生簡(jiǎn)章、招生計(jì)劃、心聲名冊(cè)等；與學(xué)籍管理相關(guān)的材料，如學(xué)生登記表、學(xué)生學(xué)籍變更表等；與教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的材料，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱以及教學(xué)改革方案和教學(xué)總結(jié)等；學(xué)生獎(jiǎng)懲方面的資料，如學(xué)生考試污點(diǎn)記錄，學(xué)生獲得獎(jiǎng)學(xué)金記錄等；與教材相關(guān)的資料，如課本指導(dǎo)性意見(jiàn)、教材使用目錄、教材大綱等等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校的這些教學(xué)檔案現(xiàn)階段已經(jīng)基本上能夠?qū)崿F(xiàn)電子化和數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并且現(xiàn)階段形成的檔案資料本身就是電子檔案和數(shù)字檔案格式的，因此要求高校在組織開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中能夠結(jié)合大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用制定更為科學(xué)的統(tǒng)一管理模式，打造信息化管理體系，確保檔案管理工作的開(kāi)展能促進(jìn)教學(xué)檔案資源的優(yōu)化利用，為高校發(fā)展過(guò)程中教學(xué)組織管理工作的開(kāi)展提供良好的資源支持，真正發(fā)揮出教學(xué)檔案資源的重要作用，輔助高校對(duì)人才培養(yǎng)工作進(jìn)行全面革新[1]。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校教學(xué)檔案信息化管理存在的問(wèn)題

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校在針對(duì)教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新的過(guò)程中，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，針對(duì)信息化管理進(jìn)行了適當(dāng)?shù)奶剿鳎⑶以诙嘟嵌戎贫讼鄳?yīng)的信息化管理模式。但是結(jié)合高校檔案管理工作實(shí)際情況看，能夠看出在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案信息化管理工作的開(kāi)展仍然存在明顯的問(wèn)題，會(huì)對(duì)高校檔案管理工作的開(kāi)展造成嚴(yán)重的制約：

1.軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配備相對(duì)較為落后

結(jié)合實(shí)際情況對(duì)大數(shù)據(jù)背景下教學(xué)檔案信息化管理工作的基本情況進(jìn)行研究，發(fā)現(xiàn)雖然很多高校受到大數(shù)據(jù)時(shí)代的驅(qū)動(dòng)已經(jīng)配置了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電腦等基礎(chǔ)的設(shè)備，并且引入了對(duì)教學(xué)檔案實(shí)施信息化管理方面的軟件設(shè)施，能夠支撐教學(xué)檔案信息化管理工作的基本需求得到滿足[2]實(shí)際開(kāi)展教學(xué)檔案信息化管理工作的過(guò)程中，軟硬件系統(tǒng)作用的發(fā)揮受到極大的限制，在加上不同系統(tǒng)之間的兼容性問(wèn)題難以得到及時(shí)有效的處理，會(huì)在一定程度上增加教學(xué)檔案信息化管理工作的難度，對(duì)管理工作的持續(xù)穩(wěn)定開(kāi)展產(chǎn)生消極影響。

2.檔案管理人員綜合素質(zhì)水平偏低

在高校組織開(kāi)展教學(xué)檔案信息化管理工作的過(guò)程中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展產(chǎn)生直接的影響[3]。研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段在我國(guó)高校教學(xué)檔案管理工作中，存在明顯的檔案管理人員綜合素質(zhì)不足的問(wèn)題，教學(xué)檔案管理工作者信息化素養(yǎng)偏低，無(wú)法綜合分析大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，并且檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)弱化，難以結(jié)合高校教學(xué)管理和人才培養(yǎng)工作的現(xiàn)實(shí)需求對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，會(huì)制約檔案管理工作的綜合開(kāi)展，也會(huì)影響信息化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)程。

3.高校教學(xué)檔案管理信息化模式相對(duì)滯后

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校要想結(jié)合信息時(shí)代建設(shè)和發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，全面提高檔案管理工作的綜合效果，就要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，增強(qiáng)檔案管理模式與時(shí)代發(fā)展需求的契合度[4]。但是研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段高校在針對(duì)教學(xué)檔案實(shí)施信息化建設(shè)和管理的過(guò)程中，并未結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響對(duì)管理模式進(jìn)行調(diào)整，在經(jīng)費(fèi)不足和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不到位的情況下，仍然采用分散式的管理模式，會(huì)對(duì)檔案資源的利用造成不良影響，不僅難以提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，甚至還會(huì)對(duì)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)造成嚴(yán)重的制約。因此必須加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作的重視，并制定科學(xué)的管理方案，輔助高校各項(xiàng)管理和建設(shè)工作的全面優(yōu)化開(kāi)展。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下對(duì)高校教學(xué)檔案實(shí)施信息化管理的措施

1.積極樹(shù)立大數(shù)據(jù)管理工作理念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)和發(fā)展進(jìn)程，主要就是要結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響制定相對(duì)科學(xué)穩(wěn)定的管理方案，指導(dǎo)教學(xué)檔案信息化管理工作的開(kāi)展。在實(shí)際工作中，一方面高校教學(xué)檔案管理部門應(yīng)該對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響進(jìn)行明確的解析，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案大數(shù)據(jù)化建設(shè)和管理重要性的認(rèn)識(shí)，以大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐檔案管理信息化發(fā)展，爭(zhēng)取能夠在實(shí)際開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，形成全新的大數(shù)據(jù)信息化管理理念，真正在開(kāi)展教學(xué)檔案信息化管理工作的過(guò)程中，提高檔案資源的利用率，為綜合管理水平的增強(qiáng)創(chuàng)造理想化的條件[5]。另一方面，檔案管理人員應(yīng)該積極加強(qiáng)對(duì)相關(guān)知識(shí)和技術(shù)的學(xué)習(xí)，在綜合應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的情況下主動(dòng)開(kāi)展信息化管理和服務(wù)工作，使高校教學(xué)檔案信息化管理能夠與大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求有機(jī)結(jié)合在一起，全面提高高校教學(xué)檔案信息化及建設(shè)和管理實(shí)效，在高校開(kāi)展教學(xué)工作和人才培養(yǎng)工作的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的優(yōu)化利用。如此，樹(shù)立正確的大數(shù)據(jù)時(shí)代高校教學(xué)檔案信息化管理理念，就能促進(jìn)管理水平的提高和管理資源的優(yōu)化利用，為高校持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行奠定相應(yīng)的檔案資源基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)對(duì)高校教學(xué)檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的構(gòu)建

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校教學(xué)檔案信息化管理工作的開(kāi)展與大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的支持存在緊密的聯(lián)系，所以要對(duì)大數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)，并通過(guò)合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)及時(shí)促進(jìn)教學(xué)檔案資源在新時(shí)期高校人才培養(yǎng)工作中的廣泛利用，突出資源管理成效。在具體工作實(shí)踐中，必須要保證數(shù)據(jù)資源信息建設(shè)過(guò)程中堅(jiān)持開(kāi)放化和標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對(duì)教學(xué)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化整合，提高管理成效。換言之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代影響下，高校只有能夠構(gòu)建應(yīng)用于教學(xué)檔案信息化管理的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，才能進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息化管理工作的針對(duì)性和高效性，加快高校檔案管理工作的信息化建設(shè)和發(fā)展綜合進(jìn)程。例如，部分高校在開(kāi)展教學(xué)檔案管理工作方面存在不同院系獨(dú)立存檔的情況，沒(méi)有對(duì)檔案實(shí)施及時(shí)的共享和統(tǒng)一化的管理，對(duì)教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)和利用造成嚴(yán)重制約[6]。針對(duì)這一情況，高?？梢越Y(jié)合本校情況積極探索完善大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建，并且通過(guò)平臺(tái)對(duì)不同院系和部門之間的教學(xué)信息實(shí)施統(tǒng)一的整理、歸納、凝練、開(kāi)發(fā)，最終在應(yīng)用不同檔案管理資源的基礎(chǔ)上，為教學(xué)工作的開(kāi)展創(chuàng)造便利，有效助推高校人才培養(yǎng)工作實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)。如此，就能真正發(fā)揮出高校教學(xué)檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)的重要作用，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)和發(fā)展綜合進(jìn)程，為高校檔案資源綜合利用目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造理想化的條件。

3.推進(jìn)高校教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建

受到大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，高校在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，涉及到的檔案信息資源更加豐富，要想提高檔案管理工作的綜合成效，實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)檔案資源優(yōu)化利用的目標(biāo)，還要積極探索教學(xué)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，確保能夠?qū)υ嫉臋n案信息實(shí)施更加可靠的管理，以此為基礎(chǔ)推動(dòng)檔案管理水平的全面增強(qiáng)。在實(shí)際工作中，高?？梢跃C合分析本校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作的基本需求，對(duì)國(guó)內(nèi)外相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行整合，制定與教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)相關(guān)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，并對(duì)各項(xiàng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，爭(zhēng)取能夠構(gòu)建多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)等，增強(qiáng)教學(xué)檔案資源儲(chǔ)備的豐富性和兼容性，突出檔案信息化安全，為檔案資源的及時(shí)歸檔創(chuàng)造條件，突出綜合管理成效。唯有如此，在全面推進(jìn)高校教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)上，才能使高校教學(xué)檔案資源信息歸檔和共享工作的及時(shí)性和有效性逐步提高，為檔案信息化管理和開(kāi)放化應(yīng)用奠定數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)，為高校人才培養(yǎng)工作的開(kāi)展提供更為全面的教學(xué)檔案資源保障。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校教學(xué)檔案的信息化和數(shù)字化管理已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢(shì)，高校檔案管理人員要想實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)檔案的優(yōu)化利用，就要從多角度制定相應(yīng)的管理方案，全面貫徹高校教學(xué)檔案的信息化管理工作，切實(shí)突出管理工作的信息化建設(shè)和發(fā)展水平，為高校教育教學(xué)工作和人才培養(yǎng)工作的開(kāi)展提供良好的支持。

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