論檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

張宇

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步，時(shí)代的發(fā)展，信息化、數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)逐漸融入了人們的生活。在新時(shí)代背景下，檔案管理作為一項(xiàng)重要的社會(huì)性基礎(chǔ)工作，對(duì)人們的日常生活工作有著重要影響，與此同時(shí)，檔案管理的工作內(nèi)容與工作模式也隨著社會(huì)發(fā)展、科技的進(jìn)步正在悄然發(fā)生變化，這些轉(zhuǎn)變包括檔案的收集方式、保存形式、工作觀念、管理方法等，這都使的檔案管理工作日益合理化、規(guī)范化，推動(dòng)了我國檔案事業(yè)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作內(nèi)容；工作模式；轉(zhuǎn)變

檔案管理作為企事業(yè)單位管理工作的重要組成，其管理質(zhì)量與管理效率對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展具有重要影響。因此，新的時(shí)代背景下，加強(qiáng)企事業(yè)檔案管理，根據(jù)新時(shí)期檔案管理工作內(nèi)容，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式，也成為了當(dāng)前企事業(yè)單位工作的重點(diǎn)。

1 加強(qiáng)檔案管理工作的必要性

1.1 提高檔案信息資源的利用效率

新時(shí)代背景下，加強(qiáng)企事業(yè)單位的檔案管理工作，按照時(shí)代發(fā)展要求，調(diào)整檔案管理工作內(nèi)容，轉(zhuǎn)變工作方式和工作思路，將信息技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、人工智能技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到日常的檔案管理工作中，可以有效提高檔案管理的工作質(zhì)量和檔案資源的利用效率，使其作用得到充分發(fā)揮，進(jìn)而使檔案信息為企業(yè)單位的健康發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

1.2 為企事業(yè)單位的發(fā)展提供新思路

新時(shí)期，社會(huì)逐漸邁入了信息化時(shí)代，檔案管理工作涉及的工作內(nèi)容也越來越廣，工作量也呈現(xiàn)出了“指數(shù)”增加趨勢，這使得檔案管理人員的工作量大幅增加，因此，檔案管理工作思路亟需轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案管理，將現(xiàn)代的管理理念運(yùn)用于日常的工作實(shí)踐中，使得檔案管理工作由傳統(tǒng)的人工“人工式”“紙質(zhì)式”管理模式向“智能化”“電子化”的方向轉(zhuǎn)變，這也使得檔案應(yīng)用率不高、檔案管理不到位等問題得到有效解決，檔案管理人員的工作強(qiáng)度得到了有效降低，為檔案工作的有序開展提供了新思路，為我國企事業(yè)單位檔案工作的健康發(fā)展提供了新的思路和路徑。

1.3 降低決策風(fēng)險(xiǎn)

俗話說“以史為鑒，可以知興衰”，檔案本身就是一部發(fā)展史，它記載了大到一個(gè)國家，乃至整個(gè)世界；小到一個(gè)單位，一個(gè)個(gè)體的發(fā)展歷程。檔案管理涵蓋了企事業(yè)單位的日常生產(chǎn)、經(jīng)營、財(cái)務(wù)、人事等各個(gè)方面，加強(qiáng)檔案管理，強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，積極發(fā)揮檔案在企事業(yè)單位經(jīng)營和管理決策中重要作用，可以減少?zèng)Q策風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

2 工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

2.1 檔案的收集

由于傳統(tǒng)檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理人員只需對(duì)已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、歸檔即可，這種情況很容易造成檔案信息的遺漏，比如字跡不清、紙張破損。而在信息社會(huì)中，電子檔案的廣泛應(yīng)用確保了整個(gè)檔案信息記錄過程的完整、有效，記錄結(jié)果存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中更加方便查找和保存，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案管理人員在專業(yè)人員的指導(dǎo)下，通過學(xué)習(xí)和使用檔案信息接收與管理平臺(tái)，可以大幅提升檔案的收集與整理效率。

2.2 檔案的保存

傳統(tǒng)的檔案保存主要以紙質(zhì)形式為主，檔案信息需要通過紙張了記載，這造成檔案保存不僅數(shù)量巨大，查詢借閱耗時(shí)耗力，而且給日常管理帶來了很多不必要的麻煩，另外，紙質(zhì)檔案保存受外界環(huán)境的影響非常大，不僅需要防止自然環(huán)境變化的影響，而且還要防止鼠蟲嗑咬，這需要耗費(fèi)大量的人力、物力，另外，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)與傳播也具有嚴(yán)格的要求，這在一定程度上也限制了檔案作用的充分發(fā)揮。相比之下，電子檔案更加先進(jìn)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅提升了檔案的管理效率，使檔案管理工作更加有效、穩(wěn)定，而且也方便了檔案的借閱，提升了檔案的利用效率。例如，將檔案信息通過數(shù)字化的形式保存到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，查閱者只需輸入關(guān)鍵詞就可以方便、快捷的查詢到自己想要的信息，這大大提升了管理效率，節(jié)約了人工及時(shí)間成本。

2.3 工作新內(nèi)容

傳統(tǒng)的檔案管理大多是手工管理，所以不存在非法訪問和信息篡改風(fēng)險(xiǎn)。而對(duì)電子檔案來說，非法訪問和使用檔案資料卻成為常態(tài)問題，所以要對(duì)檔案資料的訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，防止對(duì)檔案信息進(jìn)行拷貝、惡意篡改或破壞，加強(qiáng)入網(wǎng)訪問控制、權(quán)限控制和防火墻控制。此外電子檔案管理還要做好病毒防治工作。病毒入侵會(huì)極大的破壞檔案管理系統(tǒng)的完整性，將對(duì)檔案管理工作造成巨大的損失，這就要求要檔案管理工作者安裝更新查毒、殺毒軟件，避免將移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備中的病毒被攜帶到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上。

3 檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

3.1 轉(zhuǎn)變管理思路，打破傳統(tǒng)觀念

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展的新形勢下，傳統(tǒng)的管理理念已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案管理的新要求。隨著時(shí)代發(fā)展，檔案管理的工作內(nèi)容越來越廣泛，復(fù)雜性也越來越強(qiáng)，這在一定程度上對(duì)檔案管理工作者的工作積極性產(chǎn)生了不良影響，并嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行。因此，為了滿足信息化時(shí)代的檔案管理發(fā)展要求，不論是企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層，還是一線檔案管理人員都需要培養(yǎng)創(chuàng)新的管理意識(shí)，不斷探索，勇于創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)的工作思路，進(jìn)而提高檔案管理效率與管理質(zhì)量。

3.2 適應(yīng)轉(zhuǎn)變，實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理

當(dāng)今社會(huì)，電子政務(wù)與辦公自動(dòng)化進(jìn)程的進(jìn)一步加快，各單位在各項(xiàng)工作及活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的電子文件和電子檔案，要求我們實(shí)行電子文件電子檔案的一體化管理，對(duì)工作中所產(chǎn)生的電子文件和電子檔案全盤考量與超前控制，進(jìn)行網(wǎng)上實(shí)時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)電子文檔與電子文件的生成、處理、傳遞、存儲(chǔ)、查閱、收集、利用、歸檔一體化，將二者進(jìn)行無縫鏈接并保證其安全性，推動(dòng)文檔管理工作流程科學(xué)化、合理化。

3.3 完善檔案管理機(jī)制，建立健全新型檔案管理制度

電子檔案管理改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的模式和儲(chǔ)存方式，檔案資料和內(nèi)容也呈現(xiàn)幾何倍增長的趨勢，因此其管理工作也要適時(shí)發(fā)生改變。做好檔案管理工作要求不斷完善檔案管理機(jī)制，探尋研究新型檔案管理形式，加快形式創(chuàng)新與內(nèi)容改革，從而促進(jìn)檔案管理工作與發(fā)展相適應(yīng)。此外，檔案管理內(nèi)容和模式的轉(zhuǎn)變還需要我們創(chuàng)新工作思路，大力培養(yǎng)滿足當(dāng)前檔案管理事業(yè)需要的專業(yè)人才，重視人才培養(yǎng)與人力資源的合理有效利用。

4 總結(jié)

新的時(shí)代背景下，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作也在不斷變化與革新，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已不能適應(yīng)新時(shí)代電子檔案管理的發(fā)展要求，為了提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率，只有根據(jù)檔案管理工作的內(nèi)容和模式的變化不斷改革和創(chuàng)新，將新技術(shù)、新方法應(yīng)用到檔案的日常管理工作中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理的綜合控制。同時(shí)，作為檔案管理人員，也需要在許多方面不斷提高自身的素質(zhì)，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的先進(jìn)知識(shí)，最終實(shí)現(xiàn)自身管理能力和素質(zhì)的全面提高，推動(dòng)我國的檔案事業(yè)不斷發(fā)展與進(jìn)步，從而更好的滿足新時(shí)代檔案管理工作的需求。

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