信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考

云庭

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提升，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為推動(dòng)各行各業(yè)發(fā)展都提供了重要的信息技術(shù)支持，對行政事業(yè)單位而言，檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，做好檔案管理，有助于為提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，更好地發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的價(jià)值，為相關(guān)決策的制定等提供參考。本文對做好行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要性進(jìn)行了簡要分析，同時(shí)梳理了信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理方面存在的問題，最后提出了具體的改進(jìn)優(yōu)化對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化；行政事業(yè)單位；檔案管理；科學(xué)化；問題；對策

作為事業(yè)單位一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案管理是一項(xiàng)具有政治性、服務(wù)性、管理性特點(diǎn)的基礎(chǔ)項(xiàng)目，當(dāng)前正處于事業(yè)單位改革發(fā)展的攻堅(jiān)期，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化探索，對不斷提升檔案管理科學(xué)化水平，更好地提升檔案管理工作應(yīng)有的價(jià)值，推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。伴隨電子計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的出現(xiàn)，越來越多的新技術(shù)、新方法融入到檔案管理工作中來，行政事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)緊密結(jié)合市場形勢變化，積極探索檔案管理科學(xué)化管理新路徑，才能更好地發(fā)揮檔案管理的功能。加強(qiáng)信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化探索，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 信息化背景下加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化探究的重要性分析

信息化時(shí)代的到來，對各行各業(yè)發(fā)展都產(chǎn)生了很大的影響，對于行政事業(yè)單位而言，加強(qiáng)檔案管理科學(xué)化探究，意義重大，一方面，對于行政事業(yè)單位來說，檔案是記載事業(yè)單位改革發(fā)展歷程的重要物質(zhì)載體，它對事業(yè)單位整體的成長經(jīng)歷各個(gè)階段的發(fā)展情況都進(jìn)行了準(zhǔn)確詳實(shí)的記錄，這樣可以為行政事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展相關(guān)戰(zhàn)略的制定提供參考依據(jù)，信息化時(shí)代背景下，可以通過信息技術(shù)和手段，與檔案管理基礎(chǔ)工作進(jìn)行融合，從而不斷提高科學(xué)化管理效率，進(jìn)而提升檔案管理規(guī)范化水平，更好地提升檔案信息的利用價(jià)值。另一方面加強(qiáng)檔案管理科學(xué)化探索，需要充分考慮國家的政策要求以及行政事業(yè)的自身特點(diǎn)，可以看到隨著行政事業(yè)單位改革進(jìn)程深入推進(jìn)，行政事業(yè)單位在改革發(fā)展的過程中更需要有完善的檔案管理材料來進(jìn)行指導(dǎo)，才能更好地分析和預(yù)測形勢，為有關(guān)決策的制定等提供參考幫助，借助信息化技術(shù)和手段可以實(shí)現(xiàn)各類信息的綜合整合和分析，既可以考慮內(nèi)部的實(shí)際情況，又可以通過信息技術(shù)關(guān)注市場變化情況，從而提高檔案管理的科學(xué)管理質(zhì)量。此外新時(shí)期國家對行政事業(yè)單位檔案管理工作也提出了新的要求，只有不斷加強(qiáng)檔案管理和信息技術(shù)的有效融合，才能更好地形成合力，不斷提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

2 行政事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題分析

目前在行政事業(yè)單位檔案管理方面，存在的主要問題體現(xiàn)在：

1）沒有形成完善健全的檔案管理制度體系。開展檔案管理工作，首先要有制度作為先導(dǎo)，目前行政事業(yè)單位對檔案管理制度建設(shè)方面缺乏足夠的重視，很多制度往往是直接參照上級有關(guān)政策和部門的要求來進(jìn)行開展，沒有充分考慮行政事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，制定匹配的完善的檔案管理制度，檔案管理制度內(nèi)容存在缺項(xiàng)、流程與職責(zé)等不清晰，標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范等，一定程度上影響了檔案管理規(guī)范化水平。

2）對檔案管理工作缺乏足夠的重視。目前行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理就是將相關(guān)的資料進(jìn)行歸檔，平時(shí)很少應(yīng)用，沒有從思想認(rèn)識上思考如何加強(qiáng)檔案管理工作，只有在應(yīng)對檢查或者在人事管理等方面進(jìn)行應(yīng)用時(shí)才進(jìn)行探索，從而影響了檔案管理功能的發(fā)揮。

3）檔案管理方法比較落后。開展檔案管理，需要結(jié)合行政事業(yè)單位自身的實(shí)際情況來進(jìn)行全面綜合管理，目前行政事業(yè)單位檔案管理方式依然習(xí)慣于延續(xù)傳統(tǒng)的方法，對現(xiàn)有的檔案材料等進(jìn)行整理、登記，沒有積極借助現(xiàn)代信息技術(shù)等構(gòu)建完善的電子信息檔案服務(wù)體系，檔案功能沒有及時(shí)進(jìn)行深度開發(fā)和探究，影響了檔案信息的利用價(jià)值。

4）檔案管理人員的能力和素質(zhì)有待提升。一方面在檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)方面缺乏專職的檔案管理人員，往往都是由行政人員兼任，很多都是非專業(yè)出身，對檔案管理工作如何進(jìn)行開展等缺乏深入研究，職業(yè)素養(yǎng)不高，工作積極性主動(dòng)性較差。另一方面在系統(tǒng)培訓(xùn)方面開展較少，檔案管理人員滿足于做好日常事務(wù)性工作，沒有積極開展國家有關(guān)政策的要求，沒有深入結(jié)合行政事業(yè)單位的具體情況，構(gòu)建完善的檔案管理工作服務(wù)體系，檔案資源開發(fā)、檔案臺賬基礎(chǔ)管理以及檔案信息分析等方面的能力還有待進(jìn)一步提升。

3 信息化背景下加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的對策探究

為了進(jìn)一步提升行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化水平，建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探索：

1）提高檔案管理的重視程度，并完善制度體系，加強(qiáng)組織管理。行政事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，它記錄了行政事業(yè)單位的發(fā)展歷程，也是一種科學(xué)管理方法的延續(xù)和體現(xiàn)，所以要不斷提高對檔案管理工作的重視程度。檔案管理內(nèi)容龐雜，與每一個(gè)干部職工的利益息息相關(guān)，所以要采取多種方式進(jìn)行宣傳，提高全體成員對檔案管理工作的重視程度，主動(dòng)配合相關(guān)部門和人員做好檔案信息采集和歸檔整理等工作，從細(xì)節(jié)入手，提高檔案的完整性和規(guī)范性，同時(shí)要加強(qiáng)制度體系建設(shè)，結(jié)合國家檔案管理方面的政策要求以及行政事業(yè)單位自身的實(shí)際特點(diǎn)，構(gòu)建完善的檔案管理制度體系，制度的內(nèi)容要全面，對檔案管理工作的基本目標(biāo)和要求、檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)與方法、檔案管理各個(gè)部門的職責(zé)分工與權(quán)責(zé)分工、檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)以及具體的獎(jiǎng)懲內(nèi)容等都做出明確的規(guī)定，讓每一個(gè)職工都認(rèn)識到自身在檔案管理工作中擔(dān)負(fù)的職責(zé)，同時(shí)也可以針對實(shí)際情況動(dòng)態(tài)對檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充和完善，及時(shí)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，切實(shí)提高檔案管理規(guī)范化水平。

2）加強(qiáng)資金經(jīng)費(fèi)支持，提高檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。要加大資金扶持力度，針對如何做好檔案管理基礎(chǔ)工作與信息化建設(shè)工作等進(jìn)行深度思考，完善基礎(chǔ)硬件和軟件設(shè)施配置，購置更多的現(xiàn)代化檔案管理工具，同時(shí)要不斷優(yōu)化和改善檔案管理環(huán)境，結(jié)合最新的檔案管理規(guī)范要求和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案管理信息的動(dòng)態(tài)管理和維護(hù)，形成與紙質(zhì)檔案一體化的電子信息服務(wù)平臺，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)維護(hù)和整合，切實(shí)提升檔案管理信息動(dòng)態(tài)維護(hù)和管理效能。

3）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提升檔案管理人員的總額和素質(zhì)。既要加強(qiáng)檔案管理專職人員的引進(jìn)，又要加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的綜合培訓(xùn)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，根據(jù)職工特點(diǎn)，開展系統(tǒng)的理論知識培訓(xùn)，加強(qiáng)專職隊(duì)伍建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、外聘專家指導(dǎo)以及外出培訓(xùn)等方式對檔案管理政策、信息技術(shù)、職業(yè)素養(yǎng)等方面的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，提高他們的工作責(zé)任心，切實(shí)維護(hù)檔案管理的權(quán)威性，提高檔案信息深度開發(fā)利用水平，定期對檔案管理各類信息進(jìn)行整合，為行政事業(yè)單位有關(guān)政策的制定等提供參考支持。

總之，信息化視域下加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化探索，需要立足實(shí)際，結(jié)合當(dāng)前行政事業(yè)單位在檔案管理方面存在的問題，從制度建設(shè)、信息化建設(shè)和隊(duì)伍建設(shè)等方面進(jìn)行綜合設(shè)計(jì)和完善，才能不斷推動(dòng)檔案管理向著更加科學(xué)化、規(guī)范化方向邁進(jìn)。

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