論社會保險業(yè)務檔案管理現(xiàn)狀及提升對策

賈丹丹

摘 要：當前，隨著社會保險事業(yè)的不斷發(fā)展，社會保險業(yè)務規(guī)模逐年遞增。在社會保險經(jīng)辦機構辦理業(yè)務的過程中會形成各種原始憑證，例如業(yè)務臺賬、人事資料、清單、工作底稿等，而這些材料被集中保管以后，就形成了社會保險業(yè)務檔案。社會保險業(yè)務檔案不僅是對參保主體社會保險權益的真實記錄，也是社會保險事業(yè)發(fā)展歷史的有形體現(xiàn)，因此，做好社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理就顯得尤為重要。但是目前依然可見一些社會保險業(yè)務檔案管理不規(guī)范的問題，需要尋找措施有針對性地改觀。本文主要據(jù)此展開論述。

關鍵詞：社會保險業(yè)務；檔案管理；現(xiàn)狀；提升對策

當前，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們參加社會保險的意識不斷提高，社會保險業(yè)務規(guī)模也逐年遞增。而社會保險業(yè)務檔案是社會保險經(jīng)辦機構在辦理各項業(yè)務過程中直接形成的原始憑證，包括業(yè)務臺賬、人事資料、清單、工作底稿等。社會保險業(yè)務檔案是對參保主體社會保險權益的真實記錄，是確保參保主體享受社會保險待遇的重要依據(jù)，因此做好社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理對于社會保險事業(yè)具有十分重要的意義。但是目前依然可見一些社會保險業(yè)務檔案管理不規(guī)范的問題，需要尋找措施有針對性地改觀。

1 社會保險業(yè)務檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理規(guī)范性不足

社會保險業(yè)務檔案不僅關系到參保人的切身利益，也與社會保險經(jīng)辦機構工作的正常開展及外部形象有著重要關系。但是很多社會保險經(jīng)辦機構并沒有充分認識到這一點，在社會保險業(yè)務檔案管理的規(guī)范性方面還是存在一些不足之處，比如在業(yè)務檔案的儲存空間上，沒有嚴格按照相關規(guī)定做好檔案存放場地的溫濕度、防火、防震等防范措施，一旦遇到意外情況，將有可能造成不可逆的損失；再比如，在檔案材料的存放上，就簡單堆砌在箱柜里，不僅容易松散、掉落、丟失，而且查閱也十分不便。

1.2 管理不統(tǒng)一，多頭管理

由于社會保險業(yè)務涉及的險種及工作環(huán)節(jié)比較多，因此所產(chǎn)生的社會保險業(yè)務檔案種類構成也比較多。但是目前很多社會保險經(jīng)辦機構對于這些不同種類的業(yè)務檔案并未遵循統(tǒng)一管理的規(guī)定，往往是按照險種或工作環(huán)節(jié)分別存放在相應的業(yè)務部門，形成了多頭管理的現(xiàn)象，給檔案的安全存放和高效利用都帶來了一些負面影響。

1.3 現(xiàn)代化管理手段不足

目前，隨著社會保險業(yè)務規(guī)模的不斷發(fā)展，所形成的檔案材料也日漸增多，在這種情況下，一方面，不斷增多的社會保險業(yè)務檔案給存放空間帶來了很大壓力，往往出現(xiàn)有限的空間內(nèi)反復擠壓過多檔案的情況；另一方面，業(yè)務檔案的日益增多也給檔案的查找調(diào)閱帶來了越來越多的不便；再有，很多社會保險經(jīng)辦機構還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案+檔案柜的存儲方式，制約了社會保險業(yè)務檔案管理的效率。

2 社會保險業(yè)務檔案管理提升對策

2.1 強化社會保險業(yè)務檔案規(guī)范性管理

作為社會保險經(jīng)辦機構，首先應當按照《中華人民共和國檔案法》、《檔案庫房技術管理暫行規(guī)定》、《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》及其他相關檔案管理制度規(guī)定，做好標準化檔案管理庫房的建設，使得檔案管理庫房能夠滿足建筑材料耐火大于4小時標準，庫房溫濕度及防潮、防蟲、防霉、防有害氣體等均能夠達標，在煙霧報警和滅火設備上面也能夠滿足意外情況應對需要；此外，紙質(zhì)檔案應當存放于標準的檔案柜中，并且在容積、數(shù)量上滿足檔案柜額定容量；還有就是要推動相關檔案管理制度的剛性執(zhí)行，可以通過加強培訓，提高問責處理力度，不斷強化檔案管理人員對相關管理制度的敬畏之心，確保檔案管理制度能夠真正落到實處。

2.2 做好檔案統(tǒng)一化管理

社會保險經(jīng)辦機構應當對存在的檔案多頭管理的現(xiàn)狀進行調(diào)整，一是要將原先分散存放于各部門的社會保險業(yè)務檔案集中到專門的檔案管理部門，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一維護，統(tǒng)一查詢。二是在業(yè)務檔案統(tǒng)一收歸專門的檔案管理部門進行管理以后，社會保險經(jīng)辦機構依然要明確業(yè)務各環(huán)節(jié)部門在檔案的收集、整理、立卷等方面的責任，以及各業(yè)務部門在社會保險業(yè)務檔案的調(diào)閱、歸還等方面應當遵循的原則和要求，確保檔案集中管理之后的有序化利用。

2.3 探索檔案電子化

面對社會保險事業(yè)發(fā)展給檔案管理帶來的壓力日益加重，探索并實行業(yè)務檔案電子化是有效解決這一問題的途徑。具體而言，就是通過掃描、拍照等手段，將原先的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案信息和文件影像，集成整合于電子存儲系統(tǒng)中，并且在系統(tǒng)中實現(xiàn)相關業(yè)務檔案的檢索、查找、下載等功能，這樣能夠大大節(jié)省檔案管理空間，提高檔案利用效率。為此，社會保險經(jīng)辦機構首先是要加大投入，可以和一些專業(yè)的科技公司進行合作，合作開發(fā)基于業(yè)務經(jīng)辦工作實際的社會保險業(yè)務檔案管理系統(tǒng)，并且將原有的紙質(zhì)檔案通過掃描轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案的線上管理；其次是推進社會保險業(yè)務與檔案信息系統(tǒng)一體化進程，基于“邊經(jīng)辦、邊收集、邊影像化”的原則，構建起現(xiàn)代化的社會保險業(yè)務檔案信息系統(tǒng)管理模式；三是要做好相關人員的培訓工作，確保檔案管理人員能夠掌握檔案電子化管理系統(tǒng)的使用和維護方法。

綜上所述，社會保險業(yè)務檔案管理對于社會保險事業(yè)的深層次發(fā)展和改革創(chuàng)新有著重要意義，但是目前在社會保險業(yè)務檔案管理方面還是存在一些問題，本文對此提出了若干具體對策，希望可以提供一些有價值的參考和借鑒。

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