醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題與對策研究

摘 要：本文主要分析醫(yī)院檔案管理工作問題，制定科學的醫(yī)院檔案管理制度體系，針對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)實問題，明確醫(yī)院檔案管理的有效方法和策略，達到促進醫(yī)院檔案管理快速發(fā)展，滿足醫(yī)院檔案管理現(xiàn)實需要。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；策略分析

醫(yī)院檔案管理工作應當形成完善的體系，根據(jù)傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的問題明確檔案管理改革的方向與主要方法，在優(yōu)化檔案管理制度的基礎上實現(xiàn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理的主要問題

1.1 重視程度低

檔案不僅記錄著醫(yī)院工作的基本信息，而且也是醫(yī)院發(fā)展建設的歷史，醫(yī)院檔案對醫(yī)院發(fā)展工作有重要的指導與借鑒意義。有些醫(yī)院不重視檔案管理工作，忽略了醫(yī)院檔案工作的重要性，沒能沒認識到醫(yī)院檔案的實際價值，沒能基于日常醫(yī)院管理體系有效的挖掘檔案信息資源的價值。有些醫(yī)院檔案管理工作還僅僅停留在傳統(tǒng)的紙制檔案保存與搜集方面，沒能對醫(yī)院數(shù)字化電子檔案建設予以必要有效的規(guī)劃，不能明確檔案管理的現(xiàn)實意義，不能采用科學的醫(yī)院檔案管理工作方式，影響了醫(yī)院檔案管理工作總體質量。特別是當前醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，醫(yī)院工作涵蓋的內容較多，但是醫(yī)院檔案管理工作制度完善性不足，沒能根據(jù)醫(yī)院的實際需要形成完善的檔案管理機制，影響了醫(yī)院檔案管理有效性，沒能真正的發(fā)揮醫(yī)院檔案在輔助決策，指導醫(yī)療項目建設，促進醫(yī)院體制改革方面的作用，沒有發(fā)揮出醫(yī)院檔案的應用作用。

1.2 人員素質低

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院現(xiàn)代化改革的重要組成部分，醫(yī)院檔案不僅影響醫(yī)療工作的順利進行，而且在很大程度上影響上級醫(yī)改政策的完善與制定。當前醫(yī)院檔案管理人員配置不足，醫(yī)院還缺乏有醫(yī)療知識背景的專業(yè)檔案管理人才，現(xiàn)有檔案管理人員或者不掌握信息化環(huán)境下的檔案管理方式，或者不具備專業(yè)的檔案管理操作能力，因此影響檔案管理工作的有效性。而且，基層醫(yī)院對檔案管理人才的培訓不足，不能建立長期有效的檔案管理人員培訓機制，不能根據(jù)醫(yī)院的實際情況制定檔案管理人才的培訓計劃，導致現(xiàn)有檔案管理專業(yè)技術人員的知識更新不足，檔案管理人員與現(xiàn)有檔案設備結合不足，影響檔案管理事業(yè)的建設效率。基于基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，還要提高檔案管理人才的專業(yè)化水平，優(yōu)化檔案人才引進機制，加強檔案管理人員的績效考核，促進檔案管理人員明確發(fā)展方向，全面提高檔案管理人員專業(yè)水平。

1.3 體系不完善

醫(yī)院檔案管理工作應當形成科學的體系，強調在數(shù)字化的環(huán)境下有效收集醫(yī)院各方面的數(shù)據(jù)信息，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的科學性與有效性。但是，當前醫(yī)院檔案管理工作的體系不完善，檔案管理工作還缺乏有效的管理制度，醫(yī)院各部門與檔案部門配合不足，兼職與專職檔案管理人員的銜接不足，導致檔案數(shù)據(jù)報送機制復雜，檔案管理工作要求與上級相關文件精神難落實，檔案管理工作長期處在低效運行的狀態(tài)。特別是在基層醫(yī)院數(shù)字化改革大背景下，醫(yī)院還未能開展專業(yè)高效的檔案管理系統(tǒng)，現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)與數(shù)字化辦公系統(tǒng)的配合不足，因此導致行政、醫(yī)療、人事等檔案的管理工作的綜合性較低，影響了數(shù)字化檔案管理工作效率，不利于建立健全綜合性的檔案管理體系，沒能達到全面有效管理檔案的目標，影響了檔案管理工作的質量。

1.4 設備較落后

提高檔案管理工作有效性，還要強化檔案管理硬件設備，只有加強檔案管理硬件設施設備的建設，才能促進醫(yī)院檔案管理工作的高速持續(xù)發(fā)展。目前，醫(yī)院還缺乏專業(yè)化的紙制檔案影像化處理設備，現(xiàn)有的檔案管理設備較為陳舊，檔案部門的設施設備不滿足數(shù)字時代的檔案管理要求。而且，醫(yī)院缺乏檔案設備更新計劃，一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的紙制檔案占據(jù)了大量的辦公空間，另一方面數(shù)字化檔案設備的配置率相對較低，因此影響檔案管理工作的總體質量。由于基層醫(yī)院缺乏檔案管理設備的配置計劃，不能站有時代前瞻明確檔案管理設備的更新計劃與配置戰(zhàn)略，因此影響了相關資金投入的有效性，沒能基于檔案設備的更新滿足基層醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實需要，在一定程度制約檔案管理工作的發(fā)展。

2 優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的策略

2.1 加強重視程度

首先，明確醫(yī)院檔案管理工作制度工，圍繞著規(guī)范化、標準化的要求，對現(xiàn)有的檔案管理運行機制進行全面梳理，找出檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，通過有效的制度措施改進檔案管理工作。其次，領導應當高度重視檔案管理，突出強調檔案管理的重要性，通過建立積極的檔案管理宣傳體系，達到促進檔案管理工作快速發(fā)展的目標。重視加強檔案管理宣傳工作，促進醫(yī)院上下積極開展檔案管理工作。第三，形成檔案管理工作的督查考核機制，對各部門上報的檔案數(shù)據(jù)信息進行嚴格核查，形成檔案管理工作的責任追究機制，對檔案管理長期不合格，檔案管理工作效率低部門予以通報，并且在合理的獎懲措施下提高檔案管理工作的積極性和主動性。

2.2 提高人員素質

首先，醫(yī)院應當引進有醫(yī)療專業(yè)背景知識的檔案管理人員，檔案管理人員不僅要掌握信息化檔案管理工作專業(yè)技術，還要進一步了解大數(shù)據(jù)環(huán)境下的醫(yī)療數(shù)據(jù)信息檢索與應用知識，能夠圍繞著醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)開發(fā)，提高醫(yī)院檔案管理工作有效性。其次，加強檔案管理技術培訓工作，圍繞著醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理設備，根據(jù)現(xiàn)有檔案管理人員的技術層次，采用專家講座、網絡培訓、參與上級部門舉辦的專門講座形式，促進檔案管理人員積極學習相關專業(yè)知識，達到提高檔案人員管理培訓質量，促進檔案管理工作順利發(fā)展目標。第三，加強檔案管理人員績效考評與工作能力評估，指出檔案管理人員的個性化發(fā)展方向，促進檔案管理人員不斷主動提高業(yè)務素質，在優(yōu)化檔案管理人員待遇的基礎上提高檔案管理工作質量。

2.3 完善管理體系

首先，建立專兼職搭配的檔案管理隊伍，注重明確檔案管理部和各科室之間的隸屬配合關系，明確具體檔案管理責任人，強化檔案管理責任分工，保證基礎檔案管理職責履行到位。其次，開發(fā)專業(yè)的醫(yī)院檔案管理工作系統(tǒng)，運用數(shù)字化的方式實現(xiàn)自動化、智能化的檔案管理，重點開發(fā)檔案應用管理體系，劃分醫(yī)院檔案管理的調用權限，基于信息系統(tǒng)滿足醫(yī)院的檔案使用需要，同時形成完善的檔案上報存儲機制，有效的防止醫(yī)院檔案冗余與數(shù)據(jù)風險。第三，還要形成積極配合的糾錯與監(jiān)督機制，注重加強檔案運轉的監(jiān)督預警，形成預警管理體系，達到促進檔案管理快速發(fā)展目標?？梢詫I(yè)檔案評估機構、上級檔案指導部門等進行業(yè)務指導，提高醫(yī)院檔案管理質量，滿足醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)實需要。

2.4 加強硬件配置

首先，形成檔案管理設備更新計劃，全面加強檔案管理標準化工作水平評估，明確醫(yī)院檔案管理短板，根據(jù)上級單位評估，以及圍繞醫(yī)院檔案管理工作的具體要求，制定年度與五年檔案管理工作規(guī)劃，形成完善的檔案管理設備配置方案。其次，重點加強數(shù)字化檔案管理設備配置，圍繞著數(shù)字化檔案管理工作需要加強相關硬件設備的更新工作，滿足紙制檔案影像化、數(shù)字檔案共享配置相關設備。第三，還要加強安全防護設備配置，重點加強安防技防設備的更新，從而保證紙制檔案與電子檔案均處在安全環(huán)境，保證檔案數(shù)據(jù)信息安全。

3 結論

提高醫(yī)院檔案管理工作水平，應當完善醫(yī)院檔案管理工作體系，加強醫(yī)院檔案管理人員與設備更新，在完善科學的檔案管理制度下促進檔案事業(yè)高速運轉。

參考文獻

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作者簡介

劉丹（1981-），女，安陽市湯陰縣人，本科，初級，研究方向：檔案管理。