基層單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

劉振生

摘 要：隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理理念與模式已經(jīng)無法滿足新時期基層單位工作需求，變革檔案管理方法，加快推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程刻不容緩。本文立足于基層單位檔案管理現(xiàn)狀，提出了一些信息化建設(shè)方法與策略，希望可以不斷提升基層檔案管理有效性。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；信息化建設(shè)；方法

在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，檔案管理重要性日益突出，其直接關(guān)乎基層單位人員調(diào)動、決策制定以及職工績效考核等相關(guān)工作能否有序開展，但是隨著基層單位事業(yè)的迅猛發(fā)展，相應(yīng)檔案管理信息量與日俱增，傳統(tǒng)單純依靠人工的管理模式已經(jīng)無法滿足實際的事業(yè)單位發(fā)展需求，積極引入與應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，推動管理工作信息化建設(shè)刻不容緩。

1 樹立信息化檔案管理新觀念

基層單位檔案管理工作是現(xiàn)代主義精神文明建設(shè)過程中的一個重要工作方向，是決定基層單位工作質(zhì)量與績效的一個重要指標(biāo)。在檔案管理信息化建設(shè)的宏觀背景下，基層單位的全體檔案管理人員必須要保持與時俱進(jìn)的工作精神，緊跟時代發(fā)展潮流，從更新自身的檔案管理觀念入手，積極學(xué)習(xí)和掌握信息化方面的一些先進(jìn)的管理理念，本著以人為本的原則，圍繞著我黨的各項工作方案，基于百姓的需求，主動改進(jìn)與完善自己的工作理念、模式與方法，力求可以為基層群眾提供更加高效、優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。特別是在實際的工作中，要始終將信息化建設(shè)放在各項工作的首要位置，并立足于社會信息化整體布局視角，有效發(fā)揮信息化檔案管理工作的優(yōu)勢，不斷提升其工作的質(zhì)量與效率。比如，在設(shè)置檔案管理辦公室的時候，需要將其單獨設(shè)置在隱蔽且安全的位置，房門以及門窗等進(jìn)出房間的空間必須要做好加固以及防偷竊工作，確保檔案信息的安全性；要選擇那些有豐富工作經(jīng)驗或?qū)I(yè)工作知識的檔案信息管理人員，平時要著重培養(yǎng)他們的專業(yè)檔案管理技能以及工作責(zé)任心；要定期做好檔案管理信息系統(tǒng)等軟硬件的維護(hù)、更新、升級以及檢修維護(hù)工作，確保他們始終保持在良好運(yùn)行狀態(tài)，避免因為系統(tǒng)中病毒或其他問題而致使基層單位檔案管理信息丟失等問題發(fā)生，否則就會嚴(yán)重影響基層單位檔案管理工作的質(zhì)量與效率，也不利于檔案管理信息化建設(shè)。

2 強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度

在基層單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，離不開基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這是確保檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的重要保障，所以相關(guān)部門必須要高度重視在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面提供充足的建設(shè)資金，購置打印機(jī)、計算機(jī)以及其他信息化檔案管理工作所需的基礎(chǔ)設(shè)備。比如，檔案管理工作人員可以借助先進(jìn)的信息化硬件設(shè)備，對相關(guān)的檔案管理信息進(jìn)行便捷掃描、補(bǔ)充以及歸納和整理，或者可以靈活運(yùn)用各類文檔處理軟件或工具，不斷補(bǔ)充與完善所構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫，并要對相應(yīng)的檢索服務(wù)進(jìn)行優(yōu)化處理。此外，在平時基層單位工作中，要著重側(cè)重內(nèi)部財務(wù)預(yù)算方面的管理投入力度，從整體性評估與分析相關(guān)基層單位的實際情況，力求可以滿足實際基層單位檔案管理工作實現(xiàn)信息化管理目標(biāo)的所需，必要的時候可以協(xié)同相關(guān)企業(yè)或政府部門，借助多方合作來增加基層單位檔案管理信息化建設(shè)資金，確保更好地購置先進(jìn)、完善的檔案管理信息化所需的各類硬件設(shè)備或軟件系統(tǒng)，這樣可以為提升基層檔案管理信息化建設(shè)水平奠定堅實基礎(chǔ)。

3 積極培育專業(yè)檔案管理隊伍

專業(yè)檔案管理隊伍是基層單位檔案管理工作的主體，他們自身工作的水平以及管理技能高低直接關(guān)乎檔案管理工作的質(zhì)量、效率以及信息化建設(shè)水平。如果缺乏專業(yè)的檔案管理人員，那么在檔案管理信息化建設(shè)期間可能會因為缺乏專業(yè)管理人員而影響檔案管理信息化建設(shè)成敗，所以必須要結(jié)合基層單位的檔案管理實際情況，加快構(gòu)建與培育專業(yè)的信息化檔案管理隊伍。首先，基層單位檔案管理機(jī)構(gòu)或組織要定期組織全體檔案管理人員，開展有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)和管理技術(shù)等方面專業(yè)技術(shù)、方法以及經(jīng)驗等的管理知識講授工作，確保他們盡可能多地掌握專業(yè)的信息化管理知識與技能，這是提升他們檔案管理工作質(zhì)量與能力的重要手段。其次，如果基層單位的檔案管理人員存在不足問題，那么可以采取政府的考錄機(jī)制，積極地從社會人才市場上面引進(jìn)一些專業(yè)素養(yǎng)比較高的檔案信息化管理專業(yè)人才，不斷豐富基層單位檔案管理的專業(yè)人才資源，提升基層單位檔案管理人員的整體工作素養(yǎng)。最后，要注意結(jié)合基層單位檔案管理信息化建設(shè)的實際情況，針對檔案管理人員的實際工作情況，構(gòu)建科學(xué)、完善的人員激勵機(jī)制，通過構(gòu)建健全的檔案管理人員績效考核機(jī)制，約束全體檔案管理人員工作的行為，確保他們可以嚴(yán)格依照規(guī)定的管理工作要求與需求，制定科學(xué)、合理的績效考核機(jī)制與人員激勵機(jī)制，比如將檔案管理工作人員的工作績效同他的薪酬相掛鉤，借此來調(diào)動全體檔案管理人員工作的積極性與熱情，不斷提升他們的檔案管理工作水平。

4 加快構(gòu)建檔案信息局域網(wǎng)絡(luò)

為了順利地開展基層單位檔案管理信息化建設(shè)工作，需要從構(gòu)建完善、健全的檔案信息局域網(wǎng)絡(luò)入手，確保有效推動檔案管理信息化。一方面，需要盡可能快地實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作。在基層單位檔案文件的保存工作中，數(shù)字化的檔案信息資源非常重要，這是事業(yè)單位實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的一個重要條件，具體就是要構(gòu)建完善的基層單位人員檔案數(shù)據(jù)庫等，或者借助網(wǎng)頁管理等檔案管理方式來增加檔案管理信息使用的效率，但是期間必須要高度重視對信息化技術(shù)以及相關(guān)硬件設(shè)備的更新、維護(hù)與管理，這樣可以更好地利用這些資源來提升基層檔案管理的有效性。另一方面，基層事業(yè)單位可以結(jié)合自身的實際部門構(gòu)成情況，構(gòu)建封閉、獨立的局域網(wǎng)，同時要注意成立專門的電子檔案閱檔室，確保查閱檔案的人員可以在授權(quán)范圍內(nèi)，便捷地查詢自身所需的資料信息，這樣可以顯著地提升基層單位人員的檔案查閱效率，同時也有助于提升檔案管理工作的保密性。此外，基層單位還要結(jié)合自身檔案管理工作需求，條件允許的時候可以構(gòu)建專門的檔案信息專網(wǎng)系統(tǒng)，借此來進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理工作的安全性，如授權(quán)人員可以結(jié)合基層單位檔案工作人員自身的工作需求以及管理工作要求，通過登錄到所構(gòu)建的檔案信息專網(wǎng)后，自行地查閱相關(guān)的檔案管理信息，從而可以更好地提升基層單位檔案管理水晶。

5 健全信息化管理的監(jiān)督機(jī)制

為了進(jìn)一步推進(jìn)基層單位檔案管理信息化建設(shè)，除了上述步驟外，還要注意加快建設(shè)與應(yīng)用健全的信息化管理監(jiān)督與管理機(jī)制。一方面，要對現(xiàn)有的基層單位檔案管理制度進(jìn)行改進(jìn)與健全?？茖W(xué)、合理的檔案管理制度是有效開展檔案管理工作的重要保障，是指導(dǎo)全體檔案管理工作人員的工作指南，但是實際的管理制度建設(shè)中必須要立足于基層單位建設(shè)的實際情況，確?？梢杂行е笇?dǎo)檔案管理工作有序開展，如要借助檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制來對相關(guān)檔案管理人員的績效考核、責(zé)任追究、職稱評定以及獎金發(fā)放等提供可靠的依據(jù)，當(dāng)然離不開健全的人員獎懲機(jī)制來提升檔案信息化建設(shè)工作質(zhì)量。另一方面，要做好基層單位檔案信息化建設(shè)過程中的涉密管理工作。比如，要定期開展檔案信息化設(shè)備或者相關(guān)網(wǎng)站的安全性檢查工作，定期檢查檔案管理所連接網(wǎng)絡(luò)的安全性，看是否存在病毒侵入等威脅隱患，確保檔案信息的安全性，有效推動檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，力求做到“不涉密、不公開”，避免丟失重要的基層單位檔案管理信息，確?；鶎訂挝粰n案管理信息化建設(shè)的整體質(zhì)量。

總之，為了滿足新時期基層單位檔案管理工作，推動其信息化建設(shè)刻不容緩。通過有效結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理與信息化建設(shè)，可以顯著提升基層單位檔案管理工作質(zhì)量與效率。但是需要注意的是，必須要從樹立信息化檔案管理新觀念入手，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度，積極培育專業(yè)檔案管理隊伍，加快構(gòu)建檔案信息局域網(wǎng)絡(luò)的同時，健全信息化管理的監(jiān)督機(jī)制，確保有效推動基層單位檔案管理信息化建設(shè)步伐。

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