試論高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)

段園園

摘 要：高校的檔案館作為科學(xué)研究教學(xué)以及查詢(xún)資料的重要信息資源基地，在數(shù)字化的環(huán)境背景之下，建設(shè)檔案館的發(fā)展成為信息化時(shí)代的重要要求，從信息資源與教學(xué)方面建設(shè)來(lái)看，充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案館的建設(shè)具有重要的意義。本文主要分析高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中存在的問(wèn)題，以此更好的為數(shù)字檔案館的建設(shè)提出可行性的對(duì)策與建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息；數(shù)字化；管理

在數(shù)字化學(xué)校建設(shè)以及數(shù)字化背景的過(guò)程當(dāng)中，這是對(duì)于信息化進(jìn)步的重要體現(xiàn)，而高校在基礎(chǔ)設(shè)施以及教學(xué)資源開(kāi)發(fā)過(guò)程當(dāng)中，高校的檔案信息化面對(duì)教學(xué)科研管理等為一體的數(shù)字化教育環(huán)境，但是在這樣的背景之下，對(duì)于高校的檔案館的發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何運(yùn)用信息化的技術(shù)加強(qiáng)信息的溝通方式與傳播能力，這就需要進(jìn)一步來(lái)擴(kuò)展數(shù)字化檔案館的建設(shè)，才能夠?yàn)榻虒W(xué)提供更多的資源。要高度重視檔案整理、鑒定、保護(hù)等基礎(chǔ)工作，為數(shù)字化工作提供高質(zhì)量的來(lái)源。如果對(duì)館藏檔案無(wú)法一次性全面數(shù)字化，可以按照載體優(yōu)先、共享性強(qiáng)優(yōu)先等原則分步實(shí)施。

而數(shù)字化檔案館的建設(shè)與傳統(tǒng)的檔案館建設(shè)，除了在紙質(zhì)化辦公過(guò)程當(dāng)中存在很大的不同，但是在教學(xué)以及發(fā)揮檔案的作用過(guò)程當(dāng)中也產(chǎn)生了巨大的特點(diǎn)，尤其是面對(duì)數(shù)字化的檔案館的建設(shè)，需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)多媒體燈，新型的技術(shù)設(shè)備來(lái)促進(jìn)檔案的管理方法的變革與及管理技術(shù)上的革新，這就需要提高檔案工作在信息化過(guò)程當(dāng)中的作用，重視其高校檔案的管理工作，從而才能夠促進(jìn)高校檔案管理跨越式的發(fā)展。但是要實(shí)現(xiàn)在高校過(guò)程當(dāng)中，數(shù)字化檔案館的建設(shè)，需要考慮到數(shù)字化背景之下高校檔案館的建設(shè)的特點(diǎn)，在校園過(guò)程當(dāng)中計(jì)算機(jī)以及校園網(wǎng)覆蓋了學(xué)校的各個(gè)區(qū)域，因此在信息傳輸過(guò)程當(dāng)中，技術(shù)的設(shè)備需要采用先進(jìn)的技術(shù)，才能夠滿(mǎn)足各個(gè)客戶(hù)端的用戶(hù)需求，但是在部門(mén)之間的信息傳遞和發(fā)送過(guò)程當(dāng)中，也要防止其黑客的進(jìn)入，這對(duì)于信息的計(jì)算機(jī)以及信息技術(shù)的軟件應(yīng)用也提出了更多的管理模式。最后在資源共享個(gè)方面需要通過(guò)各個(gè)信息之間的收集數(shù)據(jù)庫(kù)，也防止信息之間的外漏，因此需要為高校檔案館建設(shè)提供可以支撐性的服務(wù)體系，更大的去滿(mǎn)足高校的需求。

1 高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)存在的基本問(wèn)題

第一，目前高校對(duì)于檔案管理的重視程度以及管理觀(guān)念存在著缺乏的狀態(tài)，這對(duì)于高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)起到了重要的作用，尤其是在高校檔案管理過(guò)程當(dāng)中，高校對(duì)于檔案的不重視造成了人員沒(méi)有引起充分的重視，這對(duì)于高校檔案信息化的發(fā)展速度起到了阻礙的作用。在實(shí)踐過(guò)程當(dāng)中檔案的歸類(lèi)收集整理都產(chǎn)生大量的工作，如果檔案在質(zhì)量上沒(méi)有保證，則直接影響了高校檔案管理的規(guī)范化的制度化的建設(shè)和監(jiān)督問(wèn)題，從而能夠產(chǎn)生一系列的問(wèn)題，對(duì)于數(shù)字化檔案以及學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生了重要的影響。

第二，在技術(shù)方面，隨著信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，這就需要高校的檔案館建設(shè)的多媒體技術(shù)以及數(shù)字化的黨管建設(shè)的需求，需要從技術(shù)方面推動(dòng)高校檔案的信息化發(fā)展，但是在一般情況之下，數(shù)字化的檔案管理是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成的。因此遠(yuǎn)程的教育以及互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度方面，如果存在的問(wèn)題則直接影響了其檔案分享之間的傳播情況。在多媒體以及數(shù)字化檔案管理過(guò)程當(dāng)中，需要基本的設(shè)施建設(shè)技術(shù)支持，才能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的傳輸安全等各個(gè)方面，以此促進(jìn)高校檔案數(shù)字化的發(fā)展。

第三，檔案信息化管理人員的基本素質(zhì)較低，在數(shù)字化環(huán)境過(guò)程當(dāng)中，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的背景之下，高校的檔案管理信息化如果要得到其發(fā)展著，就受到主觀(guān)和客觀(guān)因素的影響，一方面來(lái)自于基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備技術(shù)方面的問(wèn)題，另一方面來(lái)自于工作的管理模式以及管理人員之間的基本素質(zhì)，如果在信息化管理過(guò)程當(dāng)中，管理人員對(duì)于信息化建設(shè)以及數(shù)字化的檔案管理的要求不高，知識(shí)體系以及服務(wù)的內(nèi)容發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)制定不平衡，這就造成了其在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中存在很大的問(wèn)題。因此如果想改變高校檔案信息化以及數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展平衡問(wèn)題，就需要再提供科學(xué)化的管理模式以及專(zhuān)業(yè)的人才基本素質(zhì)的前提下。以保障其基本的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能夠適用于時(shí)代的發(fā)展，促進(jìn)高校檔案的信息化建設(shè)。

2 高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)采取的基本措施

第一，提高管理人員的基本素質(zhì)以及重視程度，在高校檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)的過(guò)程當(dāng)中，要轉(zhuǎn)變管理人員以及中層領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，提高對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，從各高校檔案館的實(shí)際情況出發(fā)，制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，針對(duì)其基本的設(shè)施建設(shè)提供資金和財(cái)政上的支持，才能夠促進(jìn)高校對(duì)于檔案館的建設(shè)，以此在數(shù)字化的背景之下，為高校檔案館數(shù)字化的發(fā)展提供技術(shù)和資金上的支持保障。

第二，提高管理的管理人員的技術(shù)水平。在高校檔案信息化管理過(guò)程當(dāng)中，需要對(duì)于管理人員的基本經(jīng)驗(yàn)。引進(jìn)相應(yīng)的管理人才以及先進(jìn)的管理技術(shù)，結(jié)合高校檔案館運(yùn)營(yíng)的實(shí)際情況以及特點(diǎn)，發(fā)來(lái)運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)先進(jìn)設(shè)備為高校檔案的信息化數(shù)字化的建設(shè)提供一定的需求，才能夠發(fā)揮其高校檔案的管理作用，將教學(xué)工作與學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃聯(lián)系在一起，更好的促進(jìn)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，在資源共享的前提之下來(lái)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理上的快速發(fā)展，并且能夠解決教學(xué)以及工作過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)的問(wèn)題，提高高校檔案管理的效率。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長(zhǎng)期可用，減少數(shù)字檔案對(duì)軟硬件的依賴(lài)性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長(zhǎng)期可讀性。

第三，注重對(duì)于高校檔案信息化的管理的安全性，由于在互聯(lián)網(wǎng)的背景之下以及數(shù)字化建設(shè)的高校檔案管理過(guò)程當(dāng)中，如果對(duì)于高校檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范沒(méi)有合理的制度的貫徹，那么就會(huì)直接影響了高校檔案信息化的安全性，因此高校要重視高校檔案軟件的開(kāi)發(fā)與利用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)一定的自主保護(hù)措施，才能夠符合管在保障管理工作當(dāng)中檔案的安全性，而數(shù)字化檔案管理需要制定相應(yīng)的安全管理體制，并且形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)和約束機(jī)制，提高工作人員的安全意識(shí)，防止信息泄密，以保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息安全。檔案信息網(wǎng)上提供利用，要根據(jù)數(shù)字檔案不同網(wǎng)絡(luò)的傳播范圍、用戶(hù)范圍、使用方式等進(jìn)行處理。對(duì)涉及國(guó)家秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)或個(gè)人隱私及其他敏感信息的檔案利用，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家法律法規(guī)要求，進(jìn)行劃控處理。

3 結(jié)束語(yǔ)

安全保障體系建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作，數(shù)字檔案館的安全包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全。數(shù)據(jù)安全就是要保證數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全就是要保持系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可靠性、可控性。高校的數(shù)字化的檔案建設(shè)是高校建設(shè)過(guò)程當(dāng)中的重要工程，數(shù)字化的檔案管理需要依靠各個(gè)部門(mén)之間的相互溝通，推動(dòng)數(shù)字化以及信息化的建設(shè)，才能夠使得數(shù)字化的檔案管理成為高校檔案管理的重要發(fā)展趨勢(shì)，推動(dòng)高校檔案管理向現(xiàn)代化以及信息化的時(shí)代發(fā)展，更好的去滿(mǎn)足高校人員的實(shí)際需求，在先進(jìn)技術(shù)以及管理方法上的重視程度，推進(jìn)高校檔案的信息化發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

段園園（1984-），女，漢，河南淮陽(yáng)人，館員，碩士，周口師范學(xué)院黨委辦公室，研究方向：檔案管理。