提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略

張翔

摘 要：在事業(yè)單位的檔案管理過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式具有較強的局限性，對人力資源的需求也比較大，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理的水平。通過將信息化建設方法合理的應用到事業(yè)單位檔案管理過程中，創(chuàng)新檔案管理方式，降低人工勞動強度，有效提升事業(yè)單位檔案管理的信息化建設水平。本文通過具體論述事業(yè)單位檔案管理信息化建設的優(yōu)點，并根據實際情況提出事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略，旨在增強事業(yè)單位檔案管理的實效性。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

檔案管理是事業(yè)單位各項工作開展的重要基礎，與單位的服務、政治之間存在著密切的關系。尤其是在社會經濟快速發(fā)展的背景下，使得事業(yè)單位的檔案總量也有了明顯的在增加，

增加了事業(yè)單位檔案管理人員的工作負擔。因此，為了更好的滿足信息化時代對事業(yè)單位檔案管理的需求，應不斷強化檔案管理的信息化建設，促使單位的檔案管理工作逐步朝著信息化以及技術化的方向發(fā)展，有效提升事業(yè)單位檔案管理的信息化水平，從而為事業(yè)單位后續(xù)工作的開展提供有利的支撐。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的優(yōu)點

檔案管理是事業(yè)單位內部管理工作中較為基礎性的內容，而基于信息技術的支撐，不僅有助于提升單位的檔案管理信息化水平，而且還能夠有效降低檔案管理人員的工作強度，有效提升事業(yè)單位檔案管理的水平，為推動事業(yè)單位更好的發(fā)展提供準確可靠的數據依據。通過以信息化的手段及方式來開展企業(yè)的檔案管理工作，對維護單位運行的協(xié)調與高效性具有良好的促進作用。因此，在事業(yè)單位的檔案管理過程中強化信息化建設具有非常重要的現(xiàn)實意義。

1.1 有利于永久保存檔案信息

事業(yè)單位在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，其資料主要是以紙質的媒介為主，而此種類型的檔案不僅會受到天氣因素的影響，且也不便后續(xù)的信息查詢。同時，由于環(huán)境本身較為潮濕，則紙質檔案還容易出現(xiàn)發(fā)霉以致重要的檔案信息丟失，這對企業(yè)的影響非常大。因此，通過利用信息化技術來輔助事業(yè)單位檔案管理，能夠有效規(guī)避事業(yè)單位檔案管理過程中的風險，確保檔案資料能夠永久保存。

1.2 有利于更便捷地查找檔案信息

紙質的檔案信息，因其是以紙為載體，故不僅不便攜帶也不利傳遞。而實現(xiàn)檔案管理信息化，則信息資源將不再受到載體形式的限制，從而為檔案信息的傳遞和使用提供了較大的便利。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略

2.1 加強檔案管理制度化建設

依照我國所指定的與檔案管理相關的，諸如《檔案保管制度》、《檔案利用制度》《立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案員崗位責任制》等制度及法令，則事業(yè)單位的檔案管理信息化建設需務必基于自身實際來對原本的檔案室予以合理歸正，并設置專門的檔案管理人員來負責單位單位的手機、整理以及查閱等工作。不僅如此，即便是基于信息化的輔助而設立了電子檔案，也并非意味著傳統(tǒng)紙質檔案便不再重要。相反，當代事業(yè)單位需務必對紙質與電子檔案這兩種不同載體的檔案給予同樣重視，繼而同時做好以上兩方面工作，如此方有助于提高單位檔案的保管質量及利用效率。而在做好檔案的整理工作后，接下來的重點事項便是要做好檔案信息的信息化平臺傳遞工作，以方便使用者查詢與研究，如此方能確保事業(yè)單位檔案作用的最大限度發(fā)揮。

2.2 完善檔案信息化安全監(jiān)督制度

有關行政事業(yè)單位檔案管理的信息化建設工作開展，在檔案信息的安全無疑是其中最主要的問題之一。針對單位檔案管理的安全問題，需制定嚴格的監(jiān)管與監(jiān)督機制，其具體的操作步驟是：首先，單位可在訪問檔案方面設立權限，并將事業(yè)單位全體工作人員的身份信息錄入其中，攔截不屬于單位內部人員的一切訪問；其次，針對單位內部人員的監(jiān)督，需詳細記錄下每一名訪問者的身份、時間以及讀取了那些檔案等信息，以免單位領導或其他有限權的工作人員借職務之便而隨意篡改他人的檔案信息。最后，要讓相關管理人員時刻處于有利的監(jiān)督下，這樣能夠保證檔案信息化系統(tǒng)更加高效穩(wěn)定的運行，有效提升事業(yè)單位的檔案管理水平。

2.3 優(yōu)化單位檔案服務

在事業(yè)檔案檔案的信息化建設過程中，可充分利用網絡的虛擬性特征擴大存儲空間，更好的滿足事業(yè)單位的檔案管理需求。其中，通過充分利用信息技術輔助檔案管理，有利于提升檔案資料的利用效率，擴大檔案資源的服務對象，為單位的工作提供有利的支撐，充分突出單位服務的個性化和專業(yè)性，最大限度提升事業(yè)單位的信息化服務水平。

2.4 建立科學化檔案人才結構

隨著時代的不斷發(fā)展，因社會對單位的檔案管理工作所提出的要求，故也相應的拔高了單位檔案管理工作對相關案管理人員的要求。然而目前，國內大多數事業(yè)單位的檔案管理人員，其文化程度與專業(yè)素質并不滿足時代發(fā)展的要求，加之大部分的檔案管理人員并未認識到自身乃是聯(lián)系單位內部不同部門人員的紐帶與橋梁，因而在實際的工作過程中，也未能起到有效的牽引作用。甚至有部分檔案管理人員，其在信息化與科學化全面普及的今天，仍舊不懂得如何運用電腦，或缺乏相應的電腦知識。此外，國內針對檔案信息進行研究與開發(fā)的專業(yè)人才并不多，從而導致了我國的檔案管理工作質量始終難以得到有效提升。對此，為切實改善這樣的管理現(xiàn)狀，作為單位領導，應首先建立起運用信息化技術的意識，并將之滲透至單位各部門，而喲管企業(yè)檔案的管理，單位更應讓每一名工作人員均意識到檔案管理信息化建設的重要性，以增強單位文書檔案管理人員的工作責任心。其次則是針對事業(yè)單位的文書檔案管理人員，應務必提高其對現(xiàn)代信息技術的運用能力，如此方有利于事業(yè)單位檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，進而積極發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢來推動事業(yè)單位的有效發(fā)展。

2.5 整合檔案信息資源，完善基礎設施建設

為了推動單位檔案的信息化發(fā)展，則離不開基礎設施的建設。因此，事業(yè)單位在強化自身檔案信息化建設的過程中，應該充分重視檔案管理隊伍的建設，并根據檔案管理的實際情況選擇合理的檔案管理方式，切實增強檔案管理的可操作性，以便能夠真正實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合。

3 結語

總之，當代行政事業(yè)單位的檔案管理工作，其唯有朝著信息化的方向發(fā)展，方能切實抵御信息化發(fā)展浪潮對單位檔案管理工作的影響，繼而在提高檔案的安全系數同時提升檔案資源信息的利用效率，如此方能為單位制定各項發(fā)展決策提供依據，并維護單位的有效發(fā)展。

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