淺析新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

馬麗

摘 要：目前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展十分迅速，在服務(wù)體系中有了更高的要求。而為了適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求，機(jī)關(guān)單位不得不將管理模式在實(shí)踐中通過(guò)不斷摸索來(lái)進(jìn)行體制改革，且在其中認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，但在管理人事檔案的時(shí)候也存在很多問(wèn)題需要我們?nèi)ソ鉀Q。本文通過(guò)對(duì)管理中存在的問(wèn)題來(lái)提出策略，從而促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問(wèn)題；策略

機(jī)關(guān)的檔案是記錄其工作以及發(fā)展的重要憑證，也是促進(jìn)其后續(xù)工作良好開(kāi)展的重要保障，只有從基礎(chǔ)層面得到了加強(qiáng)，才能有助于機(jī)關(guān)檔案管理工作效率水平的提高。通過(guò)從理論上對(duì)機(jī)關(guān)檔案加強(qiáng)研究，就能為實(shí)際管理工作起到一定啟示作用。

1 機(jī)關(guān)檔案管理當(dāng)中存在的具體問(wèn)題

1.1 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠重視

首先，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化制度的建設(shè)。機(jī)關(guān)單位的工作比較繁雜，各種制度相對(duì)健全，相對(duì)而言，檔案管理的制度建設(shè)不夠。有的機(jī)關(guān)檔案管理制度不夠健全，有的即使有相關(guān)的制度，由于缺乏改革和創(chuàng)新，導(dǎo)致在管理當(dāng)中不適用。其次，檔案管理當(dāng)中沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理人員。管理人員一般由辦公室當(dāng)中的工作人員兼職，由于缺乏管理的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與實(shí)踐，難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。第三，檔案管理方面的投入不足。機(jī)關(guān)在檔案管理方面的資金、人力和物資的投入都有一定欠缺，檔案信息化建設(shè)缺少一定的設(shè)備，影響了標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。第四，檔案分類(lèi)不明確。由于機(jī)關(guān)當(dāng)中的檔案資料種類(lèi)繁多，管理缺乏科學(xué)性，導(dǎo)致分類(lèi)不明。

1.2 管理人員專(zhuān)業(yè)水平需要提高

由于對(duì)人事檔案的管理工作不夠重視，導(dǎo)致管理人員的專(zhuān)業(yè)性不夠強(qiáng)，甚至是非專(zhuān)業(yè)出身，那么對(duì)人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)性知識(shí)則嚴(yán)重缺乏。人員調(diào)動(dòng)過(guò)程中，新任的檔案管理人員自學(xué)能力差，工作中存在一定的畏懼情緒，人事檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén)組織舉辦系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)較少，傳、幫、帶和銜接工作不到位。同時(shí)職工對(duì)檔案的相關(guān)要求及材料的收集、整理之類(lèi)的都不太了解，導(dǎo)致難以滿(mǎn)足崗位的需求，使得人事檔案管理工作并不到位。

1.3 機(jī)關(guān)工作人員不穩(wěn)定

檔案管理工作在發(fā)展過(guò)程中，由于機(jī)關(guān)人員工作不穩(wěn)定，對(duì)檔案工作本身也會(huì)造成嚴(yán)重的影響。一是一些專(zhuān)職或兼職的檔案人員對(duì)于工作的責(zé)任心不強(qiáng)，不能靜下心來(lái)對(duì)檔案工作做一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃。二是檔案的工作人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)了解不透徹，很多管理人員對(duì)于這個(gè)工作崗位的知識(shí)想象得太過(guò)簡(jiǎn)單。三是對(duì)相關(guān)的管理和收集資料工作不熟悉，不能從大方面上把握檔案管理的節(jié)奏。因此，造成檔案管理上缺乏持續(xù)性。四是由于檔案管理人員的水平參差不齊，或是檔案工作人員身兼數(shù)職，檔案管理者年齡較大，對(duì)檔案工作的投入精力少，有些工作不能及時(shí)處理，從而嚴(yán)重影響了檔案工作的發(fā)展。

1.4 信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

處在當(dāng)前信息化發(fā)展時(shí)期，機(jī)關(guān)檔案管理質(zhì)量水平的提高，要充分注重檔案管理信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，這也是提高檔案管理效率的重要途徑。但是當(dāng)前的一些機(jī)關(guān)在檔案管理工作方面，沒(méi)有將信息化建設(shè)工作加以重視，檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施不完善的現(xiàn)象還比較突出，軟硬件建設(shè)沒(méi)有結(jié)合實(shí)際的需求進(jìn)行完善，這就影響了檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

1.5 檔案管理的電子信息化程度低

機(jī)關(guān)當(dāng)中的檔案多以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，很少將文件進(jìn)行電子化處理，即使有的文件進(jìn)行了電子化處理，并沒(méi)有存入電子檔案當(dāng)中。檔案的電子化程度低，不便于查詢(xún)，影響了檔案歸檔之后的使用率和查詢(xún)率都很低。

2 實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的策略

2.1 加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化的建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理，將所有的檔案資料數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的永久保存，實(shí)行紙質(zhì)文件與電子信息共同運(yùn)行的管理模式。應(yīng)用軟件系統(tǒng)完成數(shù)字化檔案平臺(tái)的構(gòu)建，強(qiáng)化電子信息的歸檔與管理工作，建立相關(guān)的工作規(guī)范與技術(shù)方面的保障。建設(shè)機(jī)關(guān)檔案的網(wǎng)站搜索系統(tǒng)，方面檔案資料的查詢(xún)與利用。

2.2 專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)促進(jìn)管理發(fā)展

通過(guò)培訓(xùn)來(lái)提高職工的專(zhuān)業(yè)水平以及職業(yè)素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理水平的進(jìn)一步發(fā)展。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位在不斷地改革，在改革的過(guò)程中職工的素養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)水平及技能等都在不斷的改革，只為了促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。那么在事業(yè)單位中，根據(jù)需要來(lái)對(duì)人事檔案管理進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)的培訓(xùn)，通過(guò)多種方式促進(jìn)知識(shí)的吸收，提升自身的水平。

2.3 檔案管理方式的創(chuàng)新

新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案管理工作的開(kāi)展，就要能從管理的方式上進(jìn)行創(chuàng)新，從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理向著信息檔案管理轉(zhuǎn)移，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等科學(xué)應(yīng)用，提高機(jī)關(guān)檔案信息的數(shù)字化程度，加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)的整體力度。將信息化技術(shù)和機(jī)關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)對(duì)接，提高檔案管理的方式，就能有助于檔案管理工作的整體質(zhì)量水平的提高，這也是提高機(jī)關(guān)單位發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑。

2.4 樹(shù)立科學(xué)的機(jī)關(guān)檔案管理理念

隨著信息化、電子化的不斷發(fā)展和普及，電子建檔制度已經(jīng)成為新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案發(fā)展的重要形式。電子檔案管理技術(shù)也會(huì)成為未來(lái)機(jī)關(guān)檔案管理趨勢(shì)。在新形勢(shì)下，很多單位已經(jīng)采用了這種管理方法，電子檔案的管理水平、技術(shù)水平也在不斷提高，基本也實(shí)現(xiàn)了在計(jì)算機(jī)中將紙質(zhì)文件與電子檔案管理一體化。所以從目前的發(fā)展中可以看出，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展形勢(shì)。因此，也要認(rèn)識(shí)到電子檔案中采取的收集、存儲(chǔ)、管理和歸檔是必須在計(jì)算機(jī)設(shè)備上完成的。所以單位就要樹(shù)立機(jī)關(guān)檔案管理工作的創(chuàng)新理念，加強(qiáng)推廣電子檔案的優(yōu)勢(shì)，定期組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)電子檔案管理工作。還要開(kāi)展好檔案管理工作中的硬件設(shè)備維護(hù)工作，從而保證檔案在管理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)受損現(xiàn)象。

2.5 強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案法律法規(guī)的建設(shè)

加快完善機(jī)關(guān)檔案管理的相關(guān)法規(guī)和規(guī)范，建立健全檔案管理當(dāng)中的相關(guān)制度，對(duì)相關(guān)人員的進(jìn)行嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)，組織其學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)方面的知識(shí)，為工作人員樹(shù)立起依法管理的工作理念，提高其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和工作能力。

3 結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案的高效與標(biāo)準(zhǔn)化的管理基礎(chǔ)和前提，也能有效提升管理工作的效率。要機(jī)關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，就要解決目前管理工作中存在的一些具體的問(wèn)題，通過(guò)有效的措施保證機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的工作，確保檔案資料管理的安全性和有效性，使檔案資料最大限度地發(fā)揮其價(jià)值。

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