信息化建設在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件研究

劉麗華

摘 要：當前社會經(jīng)濟處于高速發(fā)展階段，以信息技術(shù)為核心的互聯(lián)網(wǎng)滲透到了人們的日常生活和工作當中，人們對其逐漸產(chǎn)生依賴。人力資源管理也隨著信息技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出了新的特點，知識經(jīng)濟時代背景之下，人力資源檔案信息資源實現(xiàn)共享，全面提高了人力資源的檔案管理工作效率。本文從人力資源檔案管理部門進行信息化建設的必要性出發(fā)，重點論述了如何為信息化建設提供保障，促進人力資源檔案管理水平提高。希望通過本文能夠?qū)θ肆Y源檔案管理工作起到一定的推進作用。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案；檔案管理；信息化建設

1 引言

以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為代表的各種軟硬件已經(jīng)全面滲透進我們的日常生活工作當中，對各行各業(yè)的工作方式都產(chǎn)生了深刻變革，極大的提高了工作效率，且逐漸讓一些落后的工作手段變?yōu)闅v史。對人力資源檔案管理部門來說，積極推行信息化建設能夠擺脫對紙質(zhì)檔案的依賴，節(jié)約物理空間，提高檔案數(shù)字化建設水平，提高檔案的使用效率，有效實現(xiàn)人力資源共享的目的。

2 人力資源檔案管理信息化建設的必要性

2.1 信息化建設是人力資源檔案管理的必然要求

信息技術(shù)的普及提高了各行各業(yè)的工作效率，同時也加劇了各行業(yè)之間的競爭，各領(lǐng)域所面臨的挑戰(zhàn)也進一步被放大，人才作為各個單位應對挑戰(zhàn)的重要力量，必須要建立先進的人力資源檔案管理體系，完善對應的管理制度，提高對檔案管理工作的重視。制度的健全性對于檔案工作的未來發(fā)展水平影響甚大。目前人力資源檔案管理的信息化可保證高效的檔案管理工作，能夠極大的提升工作質(zhì)量，因此這也是推動檔案管理的有效手段。過去我們習慣于使用手工記錄的方式進行人力資源檔案管理，但是容易出錯，效率也不高。而信息化建設則能夠克服傳統(tǒng)模式的缺陷，充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術(shù)實現(xiàn)信息的有效輸入與輸出，進而提升人力資源檔案管理應用水平。

2.2 信息化建設是人力資源檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的必經(jīng)之路

人力資源檔案管理工作過去長時間都處于半封閉甚至全封閉的狀態(tài)之下，以至于人們無法全面了解人力資源檔案管理的意義，相關(guān)信息資源的管理開發(fā)也僅能夠停留于想法層面，實踐困難。另外傳統(tǒng)檔案管理模式也影響先進檔案信息共享發(fā)展，在這個資源共享的新時代中顯得格格不入。對此需要快速解決人力資源檔案管理信息化發(fā)展存在的一些問題，也由此看出實行信息化建設的必要性，信息化建設不僅能夠提升管理效率與質(zhì)量，還能夠最大限度的實現(xiàn)人力資源檔案信息開發(fā)，最終實現(xiàn)信息共享。

2.3 信息化建設是人力資源檔案管理服務水平提高的重要途徑

人力資源檔案管理工作的最終目的是要提供良好的檔案管理服務，手工輸入人力資源有關(guān)信息是傳統(tǒng)工作方式，隨著在檔案管理工作中逐漸普及信息化技術(shù)，極大的提升了人力資源檔案信息使用效率和質(zhì)量，減少了檔案查閱的時間和查閱成本，提高了查閱效率和準確性，進而也提高了檔案的使用頻率，進一步凸顯了檔案的使用價值。

3 人力資源檔案管理信息化建設的保障條件

3.1 進一步健全人力資源檔案信息化建設的有關(guān)法律規(guī)定

要從檔案管理單位當前的管理現(xiàn)狀出發(fā)，從檔案的管理、技術(shù)和業(yè)務角度構(gòu)建完善的人力資源檔案信息化過程制度體系，按照規(guī)范合理的操作程序積極開展各類檔案管理業(yè)務，有效的維護人力資源檔案的知識產(chǎn)權(quán)與檔案所有人的隱私權(quán)，明確檔案管理部門的職責所在，保證對人力資源檔案信息規(guī)范化管理。另外，要對單位內(nèi)部的檔案管理人員通過紀律條例嚴加約束，建立基于信息化技術(shù)的檔案安全保密制度，通過權(quán)限分級確定瀏覽者的瀏覽范圍，進一步保證檔案管理的安全性。

3.2 進一步強化人力資源檔案管理人員的信息化意識

要以檔案管理法律條例為準則進行檔案管理意識構(gòu)建，要在法律范圍內(nèi)樹立人力資源檔案信息化建設的長遠管理目標，不斷地提高人力資源檔案管理者和單位領(lǐng)導對檔案管理的重視程度，深入開展檔案信息化建設研究工作，制定目標并積極執(zhí)行；第二，單位領(lǐng)導務必要高度重視檔案管理意識的形成，認識到對人力資源檔案管理工作進行信息化建設的重要性，以身作則，主動探究信息時代前沿知識，通過會議講話、人員約談和現(xiàn)場指導等方式指導人力資源檔案管理者逐漸形成較強的信息管理意識，掌握檔案管理領(lǐng)域的科技發(fā)展趨勢和實時發(fā)展動態(tài)，為全面進行檔案管理信息化建設提供保障。

3.3 建立基于信息技術(shù)的現(xiàn)代化人力資源檔案管理平臺

檔案存在的意義就是要在使用的時候提供重要真實歷史記錄，人力資源檔案是伴隨檔案所有人一生的重要記錄，且隨著人事的變動，不同部門對其都需要進行檔案審查工作，這也就涉及到了檔案互調(diào)。過去依賴于紙質(zhì)檔案管理形式想要實現(xiàn)檔案互調(diào)很麻煩，而信息化建設背景下的電子檔案則可以輕松實現(xiàn)。對此要增加對檔案管理軟件的投入，建立人力資源信息管理數(shù)據(jù)庫，形成人力資源管理系統(tǒng)，實現(xiàn)無紙化檔案管理。要將重要信息導入進數(shù)據(jù)庫當中并設置密碼和訪問權(quán)限，構(gòu)建電子檔案并有效歸檔各類信息，為了查閱以及共享人力資源信息提供方便，為人才流動更好提供即時服務，同時還能夠降低紙質(zhì)案卷損耗，長久的保存有價值的人力資源檔案。

3.4 全面提升本單位的人力資源管理中的業(yè)務素質(zhì)

當前人力資源檔案管理部門的檔案管理人員呈現(xiàn)出老齡化的特點，人才銜接方面顯得青黃不接，現(xiàn)有人員對計算機的使用僅限于簡單的文字編輯和表格管理，對一些專業(yè)的檔案管理軟件操作不熟練，導致購入的一些軟件一直沒有得到實際使用。對此，首先要提升人力資源檔案管理部門人員的計算機網(wǎng)絡技術(shù)水平和電子文件的管理水平，通過繼續(xù)教育和網(wǎng)絡課堂等方式提高人力資源檔案管理能力；其次，要提升每一位檔案管理工作者的責任心和工作使命感，進一步提高人員思想政治工作水平，提倡尊重他人隱私權(quán)，增強其安全保密意識，做好人力資源檔案信息的保密工作防止信息外泄；最后，還要結(jié)合每個人的具體工作建立健全人員績效考評體系，通過人事晉升和職稱評定以及評獎評優(yōu)等方式來提高有關(guān)工作者的工作熱情，保證人力資源檔案信息化持續(xù)進步。

4 結(jié)語

目前，網(wǎng)絡信息技術(shù)仍在發(fā)展，并出現(xiàn)了諸如云計算、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)為代表的數(shù)據(jù)分析功能，如果未來能夠?qū)⒃擃惣寄軕玫饺肆Y源檔案管理部門的信息化建設當中，將能夠更好的進行人員檔案管理，更好的選拔優(yōu)秀的人才到對應的崗位上，實現(xiàn)人崗相宜，促進檔案管理水平進一步提升。

參考文獻

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