人事檔案的重要性及其問題措施探討

袁萍

摘 要：人事檔案管理工作具體來說就是解決個人基本信息保存和在關(guān)鍵時刻提供重要信息為社會實踐內(nèi)容如何科學(xué)記錄的一種方式，也同樣是人力資源管理所必要的程序。隨著信息化時代的來臨，特別是人事制度不斷的在探索中尋求著改革之路，眾所周知的在技術(shù)創(chuàng)新的大環(huán)境下，檔案的管理過程也應(yīng)有相應(yīng)的改進(jìn)，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作在各方面都存在著或多或少的小問題，要想社會進(jìn)步就要對檔案的管理有必要的改良，同時在檔案管理中存在的或多或少的難題也應(yīng)想辦法解決。

關(guān)鍵詞：人事檔案；存在問題；對策

參與到各種社會實踐活動會最終在人事檔案中有所展現(xiàn)。從小到大的學(xué)習(xí)階段、工作經(jīng)歷、各種獎懲等都會記錄。人事檔案的主要功能有以下兩點：我們出國或者是去香港澳門等地需要的通行證都需要有關(guān)部門根據(jù)人事檔案審查辦理；提供婚姻狀況證明；非本市人民辦理臨時身份證明也離不開人事檔案。對所在單位而言，單位可以為職工辦理職稱的申請；依據(jù)檔案的相關(guān)信息來確定退休年齡；對高危行業(yè)的從業(yè)者相應(yīng)的有提前退休的福利也是從檔案信息中識別認(rèn)定的；職工應(yīng)享有的社會福利也是依據(jù)人事檔案代為辦理；在特殊情況下為職工出具相關(guān)證明。擁有一份詳細(xì)無誤的檔案信息是選拔單位錄取和挑選人才的第一印象。

1 人事檔案現(xiàn)存的一些不足

人事檔案記錄著我們從小到大走過的重要的每一步，以及階段性評語，我們的思想覺悟、獎懲記載等。他關(guān)系到我們的切身利益。市場大環(huán)境在改變，社會進(jìn)步對人事檔案的要求也在提升，勞動力市場形勢的變化也對人事檔案信息的重視程度也在加強。

1.1 社會進(jìn)步需要人事檔案管理制度共同發(fā)展

現(xiàn)在普遍實行的人事檔案管理制度還處于轉(zhuǎn)型期，管理規(guī)則大部分還是遵照以往舊辦法，卻似乎又有想革新的想法。人事檔案一直的管理模式都是檔案隨人走，這不僅僅限制人才引進(jìn)，而且阻礙著人事檔案工作進(jìn)行的步伐。隨著大學(xué)生就業(yè)形式的變化和用人單位代辦理人事檔案制度的推行，畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理工作，一些部門仍然無法放棄熟悉的傳統(tǒng)人事檔案模式，其中，也不乏一些利益因素的驅(qū)使，檔案管理職責(zé)還是沒有完全具體劃分開來，依然存在有爭執(zhí)的地方。

1.2 企事業(yè)單位管理人事檔案存有誤差的問題

隨意不加考證的記載檔案信息，導(dǎo)致使用檔案資料時漏洞百出。更為夸張的是單位人員的出生日期、籍貫、學(xué)習(xí)階段等時間都與證明文件不相符?，F(xiàn)在有些私企并沒有將建立檔案信息當(dāng)做是一件正事來辦理，不會特意為新進(jìn)職員建檔，有的還會隨意修改工作履歷，直接后果就是給勞動保障部門辦理相關(guān)手續(xù)造成困難。

2 完善人事檔案管理措施

2.1 落實管理的根本方針

單位應(yīng)該重視人事檔案管理的工作，單位領(lǐng)導(dǎo)班子不應(yīng)該有類似認(rèn)為人事檔案的管理就是機械的登記、歸檔、保存等枯燥程序， 這樣一個誤區(qū)導(dǎo)致我們不夠看重人事檔案的管理，平常也只是敷衍檢查抽調(diào)檔案，并沒有具體的實施管理辦法。 人事檔案管理實施辦法應(yīng)作為一項重要議程拿出來大家交流，如何高效真實且具有極高的參考價值存在；是否有必要設(shè)立專門的人事檔案管理部門來系統(tǒng)規(guī)劃分配以及后續(xù)管理和監(jiān)督又應(yīng)該如何進(jìn)行等，這些都是我們看重人事檔案所必須要考慮的問題。

2.2 規(guī)范人事檔案管理

人事檔案中包含的信息繁多，倘若分類過于具體又會事倍功半，但若是分類模糊又達(dá)不到人事檔案管理的真正目的，因此科學(xué)的管理也是很有必要的，并且是需要一定的規(guī)則約束下有序執(zhí)行，否則就會像無頭蒼蠅一樣無從下手。這時擁有一套安全系統(tǒng)的保密制度就顯得尤為重要，檔案信息關(guān)乎單位的機密，也涉及到個人隱私，所以妥善保管人事檔案重中之重。 第二點是保證初始資料的完整性，以防損失，為用人單位提供一份真實有效的人事檔案，可以讓用人單位及時迅速的篩選需要人才。第三點是辨別人事檔案信息的真實性，完善檔案信息。人事檔案是由一條條社會經(jīng)歷所構(gòu)成的信息資料，管理人員需要對每一項信息做到有跡可循，確保材料完整，確保人事檔案準(zhǔn)確無誤。第四點是制定檔案核準(zhǔn)制度，有周期性的核對檔案信息，對不滿足歸檔要求的檔案信息要及時退回修正。最后是要進(jìn)行有序的后續(xù)工作，例如檔案傳送、檔案查詢記錄、檔案修改等。在傳送過程中難免會有檔案信息的泄露隱患，應(yīng)建立嚴(yán)格的保密制度，本人攜帶是絕對不能被準(zhǔn)許的，同時，檔案管理專員要做好資料統(tǒng)籌工作，對檔案室保存信息的數(shù)量、人事檔案材料收集增補、存檔、使用以及檔案室硬件設(shè)備情況進(jìn)行規(guī)劃， 做到有條不紊。

2.3 改進(jìn)人事檔案管理設(shè)備

要讓人事檔案管理設(shè)施更人性化更符合單位管理體系，一方面是要建設(shè)一間防火防潮的堅固檔案室，最好檔案室內(nèi)有基本的輔助設(shè)備例如空調(diào)、去濕機、滅火器以及重要的密封檔案柜， 時不時的對檔案室里環(huán)境進(jìn)行檢測，看是否符合紙質(zhì)材料保存要求。 另一方面也要看單位資金儲備，合理將資金分配給各個設(shè)備?，F(xiàn)代化設(shè)備已經(jīng)到了可以利用一條指令就操作大量信息的程度，降低對在使用紙質(zhì)檔案資料過程中的損耗，有效利用人事檔案，幫助檔案管理人員擺脫傳統(tǒng)方式的枯燥，對人事檔案的可行度大大提升， 提供的人員信息也盡可能的準(zhǔn)確無誤且詳細(xì)。

2.4 提高檔案管理人員的職業(yè)技能

人事檔案管理工作是一項繁瑣并且是集服務(wù)與保密為一體的技術(shù)性工作，人事檔案信息可以證明一個人從上學(xué)到工作的每一步，記錄著任職過的每一家單位，細(xì)致到每一個工作崗位?？梢哉f是用人單位分配崗位的首要標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案的相關(guān)內(nèi)容還涉及到很多和我們自身利益相關(guān)的，例如住房公積金、退休制度、下崗待遇標(biāo)準(zhǔn)等國家實行的福利政策。同時諸如出國旅游、出國游學(xué)、辦理簽證甚至是在單位中的領(lǐng)導(dǎo)干部選拔都離不開人事檔案信息的證明。因此，培養(yǎng)一批有責(zé)任感和使命感的職工從事檔案管理工作是首要條件，時刻關(guān)注政府部門對人事檔案管理的政策要求，并帶領(lǐng)本單位的相關(guān)管理人員積極響應(yīng)以便更好的管理人事檔案，以便人事檔案能夠順應(yīng)大環(huán)境對人才的需求。

在我們社會未來發(fā)展過程中，人事檔案一直是作為一個必不可少的組成部分記錄我們走過的每一步，書寫著人生的每次重大改變。社會在瞬息萬變中謀求著發(fā)展進(jìn)步，我們也會順應(yīng)時代潮流積極探索人事檔案管理的有效方案，爭取將人事檔案的價值發(fā)揮到極致，不斷完善人事檔案管理工作，給人事檔案工作投入新的生命力，社會的全面發(fā)展也必將朝著美好的方向前進(jìn)。

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