醫(yī)院檔案數(shù)字化管理及質(zhì)量控制的思考

李艷輝

摘 要：醫(yī)院檔案包含著醫(yī)護(hù)人員和患者的檔案，也包含著醫(yī)院的重要研究成果，醫(yī)院檔案通過使用數(shù)字化管理的管理模式，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理水平的提高。但是數(shù)字化檔案管理在應(yīng)用時(shí)，還存在一些問題。本文對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理及質(zhì)量控制進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；數(shù)字化管理；質(zhì)量控制

隨著社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，信息化、數(shù)字化時(shí)代的到來為人們的生活和工作帶來了很多方便，人們通過信息數(shù)字技術(shù)，簡化了工作中的一些操作，也提高而生活的質(zhì)量，醫(yī)院利用數(shù)字化的技術(shù)管理檔案，很大程度上提高了醫(yī)院檔案的真實(shí)性和安全性。

1 數(shù)字化管理

1.1 數(shù)字化管理的含義

數(shù)字化管理是通過信息技術(shù)，將文字、圖片、語音等文件以數(shù)據(jù)的形式錄入，然后統(tǒng)一的管理。數(shù)字化管理包括對(duì)生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等方面進(jìn)行管理，企業(yè)應(yīng)用數(shù)字化管理，能夠有效的提高工作效率、節(jié)約經(jīng)營成本，提高效益。

1.2 數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

數(shù)字化管理是現(xiàn)代非常常用的一種信息管理方法。通過使用計(jì)算機(jī)和通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理，所以，數(shù)字化管理的第一個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是簡單，科技的不斷提升，計(jì)算機(jī)的普及，使人們對(duì)計(jì)算機(jī)的熟悉程度非常高，數(shù)字化就是將信息在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行錄入形成的數(shù)據(jù)，就是數(shù)字化結(jié)果，這種信息模式非常易于管理。第二個(gè)優(yōu)點(diǎn)是速度快，數(shù)字化的信息不僅是錄入速度快，形成速度和傳遞速度也非?？欤趯?shí)際工作中，能夠有效的提高工作效率。第三個(gè)優(yōu)點(diǎn)是客觀，利用數(shù)字化管理，將信息進(jìn)行管理，能夠更大程度的保證信息的客觀性和公正性，提高信息的質(zhì)量。第四個(gè)優(yōu)點(diǎn)是判斷，利用數(shù)字化管理將信息統(tǒng)計(jì)在一起，然后將信息的內(nèi)容進(jìn)行分析和研究，為決策提供有效的信息依據(jù)，提高決策的準(zhǔn)確性。

2 數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理時(shí)存在的問題

2.1 管理制度不完善

數(shù)字化管理的應(yīng)用時(shí)間尚短，管理制度還不夠完善，檔案管理人員工作態(tài)度松散，導(dǎo)致數(shù)字化管理很難落實(shí)到實(shí)處，很多檔案信息沒有正確的整理和歸檔，導(dǎo)致檔案信息不夠準(zhǔn)確，檔案信息不具備參考價(jià)值，沒有發(fā)揮出數(shù)字化檔案客觀性的優(yōu)勢(shì)。

2.2 數(shù)字化技術(shù)不高

醫(yī)院檔案中存在很多重要和機(jī)密的文件，因此數(shù)字化檔案管理，需要對(duì)這些重要的文件進(jìn)行保護(hù)和管理，但是醫(yī)院對(duì)數(shù)字化的檔案管理模式不夠了解，因此對(duì)檔案進(jìn)行防護(hù)加密的意識(shí)淡薄，導(dǎo)致了數(shù)字化檔案只具備數(shù)字化和平臺(tái)自帶的簡單防護(hù)功能，對(duì)惡意的系統(tǒng)攻擊沒有高級(jí)別防護(hù)技術(shù)的支持，會(huì)給數(shù)字化檔案的安全帶來威脅，因此，數(shù)字化技術(shù)不高是數(shù)字化檔案管理中十分重要的問題。

3 控制醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的方法

3.1 完善制度化管理

醫(yī)院病案檔案管理部門為提高檔案管理質(zhì)量，應(yīng)完善各項(xiàng)管理制度、建立科學(xué)的工作流程，對(duì)檔案實(shí)行全面質(zhì)量控制。并將病案檔案管理部門和管理人員的制度執(zhí)行情況作為工作績效納入考核范圍，在管理體制上為病案檔案質(zhì)量管理提供可靠保障，保證病案檔案具有完整性和查詢的準(zhǔn)確。

注重電子檔案質(zhì)量管理與歸檔“雙軌制”。所謂電子檔案，指得是在醫(yī)院社會(huì)活動(dòng)當(dāng)中形成的可通過電子信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸與應(yīng)用的文字、符號(hào)、圖表和影像等信息的總和。電子病檔案作為醫(yī)療信息管理的發(fā)展方向，以其獨(dú)特的管理方式和動(dòng)作模式對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)。進(jìn)行電子檔案的錄入依據(jù)的原則是：客觀性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、完整性；通過電子檔案系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)檔案質(zhì)量管理與監(jiān)控、提供醫(yī)療服務(wù)所需的信息，進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析。

3.2 強(qiáng)化數(shù)字化管理意識(shí)

檔案的管理人員在從事電子檔案管理時(shí)應(yīng)樹立起“前端控制”意識(shí)，在電子病案的形成、傳輸、歸檔、分類、統(tǒng)計(jì)和應(yīng)用過程是提前介入，進(jìn)行全程控制。管理人員要對(duì)醫(yī)院內(nèi)部信息管理系統(tǒng)中的電子病案資料建立起科學(xué)的索引，便于快速準(zhǔn)確檢索及進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。保證電子病案的質(zhì)量可為醫(yī)院保存必要的法律憑證，提高歸檔管理水平可提升電子病案的利用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.3 建立數(shù)字化管理系統(tǒng)

數(shù)字化管理系統(tǒng)是一個(gè)數(shù)字化管理平臺(tái)，將整個(gè)醫(yī)院的視為一個(gè)整體，建立一個(gè)適合醫(yī)院的系統(tǒng)平臺(tái)，是每一位醫(yī)院的工作人員都能使用的平臺(tái)，能夠保證檔案信息的真實(shí)性，提高檔案信息的時(shí)效性。例如，當(dāng)患者來到醫(yī)院就診時(shí)，需要化驗(yàn)來判斷患者生病的原因，當(dāng)患者進(jìn)行化驗(yàn)或者其他檢查時(shí)，會(huì)得到一份化驗(yàn)檢查報(bào)告，這份檢查報(bào)告病人拿在手里的是紙質(zhì)的，但是利用數(shù)字化管理，患者的化驗(yàn)結(jié)果已經(jīng)上傳到了管理平臺(tái)上，為患者建立了一個(gè)電子醫(yī)療檔案，當(dāng)患者需要進(jìn)一步治療時(shí)，這份電子檔案就會(huì)傳送到住院處，方便住院部醫(yī)生的查看和研究，為患者提供更好的治療方案。

3.4 提高檔案管理人員專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)

提高檔案管理人員的專業(yè)水平是保證數(shù)字化檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，醫(yī)院的重要研究成果的錄入，需要檔案管理人員進(jìn)行錄入，這是因?yàn)闉榱吮Ｗo(hù)醫(yī)院檔案的安全性，在開放使用權(quán)限時(shí)，一些重要的文件只有檔案管理人員才擁有比較高的權(quán)限，因此，科研成果的錄入離不開檔案管理人員，專業(yè)的檔案管理水平會(huì)將信息整理的清晰明了，實(shí)物檔案的歸檔工作做的井井有條。同時(shí)，重要文件的錄入，還需要檔案管理人員高水準(zhǔn)的職業(yè)素養(yǎng)，將檔案文件的內(nèi)容要嚴(yán)格保密，這是對(duì)醫(yī)院非常重要的，保護(hù)著研究成果的同時(shí)，也保護(hù)了醫(yī)院的利益。

3.5 加強(qiáng)監(jiān)督檢查工作

數(shù)字化的檔案管理，需要經(jīng)常將檔案信息進(jìn)行完善，檔案信息錄入或者傳送的不及時(shí)，影響非常大，因此，周期性的對(duì)數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查是十分必要的，將檢查結(jié)果與檔案管理人員的績效考核相關(guān)聯(lián)，不僅能夠促進(jìn)檔案信息的錄入，還能提高檔案信息的質(zhì)量。

3.6 提高防護(hù)加密技術(shù)

在數(shù)字化檔案管理中加入高級(jí)別的防護(hù)加密技術(shù)，能夠有效的提高數(shù)字化檔案的安全，加密技術(shù)的應(yīng)用，在重要信息進(jìn)行上傳時(shí)，可以對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行加密保護(hù)，防止重要內(nèi)容的外泄，造成醫(yī)院的損失，保證了數(shù)字化檔案管理的高效性和安全性。

4 結(jié)語

醫(yī)院數(shù)字化檔案管理在應(yīng)用中，不斷的完善數(shù)字化管理制度、加強(qiáng)檔案管理人員的意識(shí)、專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)的管理、加強(qiáng)監(jiān)督管理工作的力度、提高數(shù)字化安全防護(hù)的技術(shù)，都能夠有效的控制醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量。對(duì)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的可持續(xù)發(fā)展起到了促進(jìn)的作用。

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