數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐與探討

陳莉

摘 要：信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展將人類推入了數(shù)字化時(shí)代。在當(dāng)今這個(gè)競爭激烈的市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理的各項(xiàng)工作必須與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，才能夠確保在激烈的競爭中穩(wěn)步發(fā)展。檔案管理工作在全局工作中發(fā)揮著重要的作用，檔案資料不僅是原始憑證和原始記錄，而且可以為今后工作的發(fā)展提供可靠的數(shù)字依據(jù)。因此，分析數(shù)字化檔案管理中存在的實(shí)際問題，并研究加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的有效策略，對(duì)于的穩(wěn)定、健康、持續(xù)發(fā)展具有非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；安全管理；應(yīng)用措施

隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，各種計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子信息技術(shù)的應(yīng)用使得很多工作的信息化程度都逐漸提高。在檔案管理中，數(shù)字化檔案成為檔案管理的一種新模式。檔案管理模式也由傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代化進(jìn)行轉(zhuǎn)變。但是數(shù)字化檔案的應(yīng)用的過程中還是存在一些安全問題。本文淺述的數(shù)字化檔案在應(yīng)用過程中的安全問題以及相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

1 電子信息檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建的原則

1.1 自動(dòng)化原則

其主要涉及的是自動(dòng)生成類的文件，例如，涉及檔案局自動(dòng)生成類型的文件，其涉及了檔案采集過程、檔案整理過程、檔案存檔及利用方面，檔案局對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行充分挖掘后就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的自動(dòng)化利用和管理。

1.2 規(guī)范化的原則

對(duì)于檔案局來說電子信息檔案是存在安全隱患問題的，非常容易出現(xiàn)串改的顯現(xiàn)，所以為了保證電子信息檔案的完整性、真實(shí)性、可靠性才能夠有效的解決安全隱患的問題，所以在構(gòu)建管理系統(tǒng)的時(shí)候就需要將檔案的功能需求、檔案的管理結(jié)合起來進(jìn)行電子信息檔案的規(guī)范化管理，進(jìn)而去提高電子檔案的使用價(jià)值。

1.3 一體化的原則

為了提高檔案局檔案管理的一體化管理，從而保證檔案的真實(shí)、完整及可靠，使得整個(gè)電子滇西檔案形成完整的生命周期，有效的避免電子信息檔案管理當(dāng)中可能出現(xiàn)的一些意外性的因素。

2 人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

2.1 技術(shù)更新?lián)Q代較快

人事檔案的數(shù)字化管理對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、技術(shù)以及軟件的依賴性是較大的。在實(shí)際情況中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)速度非常快、計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新?lián)Q代也較快，使得計(jì)算機(jī)軟件、硬件系統(tǒng)之間很可能會(huì)出現(xiàn)不匹配的情況，使得部分文件無法有效讀取，當(dāng)人們需要調(diào)取相關(guān)資料的時(shí)候，則會(huì)導(dǎo)致資料不全，無法獲得精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，影響了人事檔案管理的效率。

2.2 檔案信息管理安全問題

在信息化時(shí)代，數(shù)字化管理方式為管理工作帶來很大方便，但是其中也存在著一定的檔案信息管理安全問題。在網(wǎng)絡(luò)背景下，大量的電腦病毒已經(jīng)對(duì)數(shù)據(jù)安全造成威脅。雖然電腦中都會(huì)安裝殺毒軟件， 但是并不能夠完全阻止計(jì)算機(jī)病毒的入侵和傳播。此外，電腦黑客惡意攻擊也會(huì)導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的缺失和丟失，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理數(shù)據(jù)的安全性受到了非常大的考驗(yàn)。

2.3 信息數(shù)據(jù)的維護(hù)

人事檔案管理所涉及的信息數(shù)據(jù)較多，通常都會(huì)有紙質(zhì)+電子版共同管理。兩種方式共同管理所產(chǎn)生的效果較好，但是其中也存在著一定的問題。比如：傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案信息中，若是有改動(dòng)，則改動(dòng)的痕跡會(huì)很明顯，很容易查找到修改的地方。但電子版管理中的數(shù)據(jù)若是進(jìn)行修改，則不會(huì)留下改動(dòng)痕跡，很難保證數(shù)據(jù)的可靠性，若是有心故意改動(dòng)，則很難查看出來，這對(duì)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度來說是一個(gè)非常大的威脅。

3 事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的對(duì)策

3.1 事業(yè)單位的檔案整理

事業(yè)單位的檔案整理工作環(huán)節(jié)涉及的工作內(nèi)容比較多樣，在這一環(huán)節(jié)需要做好一些基礎(chǔ)性的工作，不僅僅包括對(duì)原始檔案信息的拆除，而且要對(duì)一些存在破損現(xiàn)象不能夠?qū)嵭袙呙璧臋n案信息實(shí)行專業(yè)化的修復(fù)，隨后需要進(jìn)行交接登記單的填寫，要對(duì)檔案資料文件的開始頁碼以及結(jié)束頁碼進(jìn)行細(xì)致的記錄，準(zhǔn)確地記錄檔案資料信息的總頁數(shù)，完成檔案原始資料的掃描之后需要進(jìn)行重新裝訂，保證檔案信息的完整性以及真實(shí)性。

3.2 檔案掃描與圖像處理

檔案掃描工作是單位數(shù)字化檔案管理工作的重點(diǎn)，首先需要選擇合適的掃描方式以保證工作效率，隨后要合理化地選擇色彩模式，針對(duì)不同的檔案原始資料的情況進(jìn)行不同方式的選擇，對(duì)于掃描的分辨率要進(jìn)行明確，這是保障圖像的清晰以及完全，提升圖像應(yīng)用的效果水平，要在保障圖像清晰度的前提下可以依照不同的情況實(shí)行圖像的壓縮，能夠最大限度地降低存儲(chǔ)的容量，隨即進(jìn)行掃描工作的細(xì)致登記，以方便進(jìn)行查閱。與此同時(shí)，針對(duì)圖像的處理環(huán)境，更是要引起高度的重視，對(duì)于圖像進(jìn)行糾正偏差、去除污漬以及裁剪拼接等處理。

3.3 數(shù)字化成果管理

事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作的一個(gè)重要工作內(nèi)容就是數(shù)字化成果管理，這也是為了保障檔案信息的安全以及完整，能夠方便以后進(jìn)行檔案信息的查閱以及檢索，需要進(jìn)行網(wǎng)上檢索的工作環(huán)節(jié)，進(jìn)行制作單位的電子標(biāo)識(shí)處理，依照不同的情況進(jìn)行能夠下載以及無法下載的數(shù)據(jù)格式運(yùn)用，全面提升事業(yè)單位對(duì)于數(shù)字化檔案信息的管理水平。

3.4 對(duì)數(shù)字檔案的應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理

數(shù)字檔案的管理中，一般是采用三層Bs/的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理的，即在管理中有三層防護(hù)，首先是防火墻設(shè)置，其次是應(yīng)用系統(tǒng)的身份認(rèn)證，最后是數(shù)據(jù)庫的安全管理。對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行安全管理時(shí)，要加強(qiáng)應(yīng)用過程中的權(quán)限管理。系統(tǒng)中的用戶的權(quán)限以及角色往往是根據(jù)其工作、操作流程等進(jìn)行區(qū)分的。一般有管理用戶、業(yè)務(wù)用戶以及一般的瀏覽用戶。對(duì)于不同的用戶類型要進(jìn)行不同的權(quán)限設(shè)置管理。比如管理用戶是負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的整體運(yùn)營的，可以設(shè)置一些日常維護(hù)、用戶自定義等相關(guān)的權(quán)限，對(duì)于業(yè)務(wù)用戶一般可以設(shè)置錄人、修改、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)的業(yè)務(wù)權(quán)限，而對(duì)于瀏覽用戶，一般是設(shè)置相關(guān)的瀏覽權(quán)限，不能進(jìn)行信息修改刪除。通過在應(yīng)用過程中對(duì)不同的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，可以極大地提高其安全性。

4 結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的數(shù)字化是發(fā)展的必然趨勢。每一位檔案工作者要有緊迫感，樹立創(chuàng)新意識(shí)，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科技知識(shí)，提高自身能力，全面提高的數(shù)字化檔案管理水平。

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