加強檔案管理工作的有效措施

顏英梅

摘 要：檔案是政府、企業(yè)等單位的重要資源化信息，對查證、考究、科學研究以及利用有重要的現(xiàn)實意義。而當前我國檔案管理工作面臨一些問題，使其無法滿足新時期的要求。為此，本文將從檔案管理工作存在的問題入手，并以某地方檔案管理細則為例，探究加強檔案管理工作的方法，為檔案管理工作提供更多的參考資料。

關(guān)鍵詞：加強；檔案管理；措施

檔案管理工作主要將對檔案、文本等進行整理、分類、編號以及保存等作為工作內(nèi)容。從而實現(xiàn)對檔案或文本的查證及再利用。而新時期下檔案管理工作亦包括對檔案的采集工作，且當前檔案管理工作面臨著思想觀念陳舊、管理人才匱乏、管理工作不規(guī)范、對管理工作不重視等亟待解決的問題。使其無法適應(yīng)新時期下檔案管理工作的需求，為此需要不斷改進檔案管理工作的水平，創(chuàng)新管理思維，切實提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

1 檔案管理工作存在的問題

1.1 管理工作不夠規(guī)范

我國檔案管理工作存在著不夠規(guī)范的問題，主要體現(xiàn)在權(quán)利與責任分配、組織規(guī)劃等方面。且部分機構(gòu)的檔案管理工作過程較為混亂，索引、目錄等未能進行及時的更新與完善，并且對于檔案的分類也十分混亂，對其的編碼也較為隨意。另有部分機構(gòu)在對檔案進行整理與收集時，未能將其按照類別進行歸檔，工作不夠嚴謹。最終導致檔案查詢、整合等工作不夠順利，亦會為工作人員帶來不良影響，可能會導致其工作熱情衰退，遲到、早退現(xiàn)象比比皆是。此外，新時期下檔案管理工作的現(xiàn)代化程度較差。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，無紙化辦公的形式也逐漸趨于成熟，并得到各地區(qū)的廣泛應(yīng)用。但檔案管理工作并未緊跟時代潮流，現(xiàn)代化管理機制仍為得到有效創(chuàng)新，這便導致檔案管理工作位于傳統(tǒng)與現(xiàn)代化管理之間，管理過程無法達到其中某個階段的標準，將會對檔案管理工作帶來不良影響。工作效率無法提升，查閱工作亦有較多不便。

1.2 思想觀念較為陳舊

我國檔案管理工作由于一直受到傳統(tǒng)思想的牽制與影響，使其處于一個封閉的環(huán)境下，久而久之，部分檔案管理工作人員將不夠了解當前社會形勢的發(fā)展與變化，并因此缺乏對新時期的客觀認識，思想觀念過于滯后。此外，由于思想觀念的陳舊，部分工作人員僅將檔案保存作為管理工作的重點，而忽視了檔案應(yīng)用的要求，認為只要將檔案有效接收與保管，并對內(nèi)部工作人員開放便可以，但沒有進一步對檔案資源進行分析，亦不了解其內(nèi)外價值，導致檔案資源沒有全面利用，長此以往，檔案管理工作的發(fā)展將會產(chǎn)生阻滯。

1.3 管理人才較為匱乏

檔案管理人員是檔案管理工作中的實施者，其專業(yè)度的高低關(guān)系著檔案管理工作能否有效實施與進行。但新時期下，大多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)度并不高，專業(yè)知識的掌握也不過硬。且隨著時代的推移，現(xiàn)代化進程的不斷深入，政府所關(guān)注的事情逐漸增多，對檔案管理的需求持續(xù)增加，檔案管理人員的專業(yè)度無法滿足工作的需求。

2 加強檔案管理工作的有效措施

2.1 創(chuàng)新檔案管理手段

在檔案管理工作中，檔案的轉(zhuǎn)接與涉密檔案的管理最為重要，因此創(chuàng)新檔案管理手段具有十分重要的現(xiàn)實意義。檔案管理工作具有延續(xù)性特征，主要體現(xiàn)在檔案的交接與轉(zhuǎn)接層面。以往的檔案管理工作出現(xiàn)了很多不及時轉(zhuǎn)接、不細致轉(zhuǎn)接等問題。為此在檔案管理工作中，首先要提高保管條件，將不同類別的檔案進行區(qū)分，并切實保障檔案的安全性。其次，在管理工作中嚴格遵循規(guī)章制度，制定領(lǐng)導人審批機制，做好等級與簽字，管理人員對檔案亦要即時檢查與歸檔。

2.2 提高管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，細心辦事的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，不斷開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.3 加強檔案管理工作重視度

檔案管理工作的好壞與各成員對其重視程度的高低有著緊密的聯(lián)系。但部分工作人員對檔案管理工作存在一定的誤區(qū)，沒有深入理解工作重點與工作目標，因此，加強檔案管理工作首先要加強工作人員對其的重視程度，尤其要加強領(lǐng)導對檔案管理工作的意識。為了加強領(lǐng)導工作，健全工作組織，可成立相關(guān)檔案管理工作領(lǐng)導班子，形成小組，從而為檔案管理工作奠定基礎(chǔ)并提供強有力的保障。同時，還需將檔案管理工作納入工作目標管理機制中，明確其責任與權(quán)利，并要去其他工作一般進行部署、檢查以及考核，使檔案管理工作落實。此外，領(lǐng)導人員不僅要從思想上對管理工作進行重視，還需將其落實入行動中，保持人力、物力的實用性。而普通工作人員在工作時不僅要嚴格遵循領(lǐng)導人員的分配，還需自我形成檔案管理責任感，切實提高對管理工作的重視程度，為未來工作提供保障。

2.4 利用現(xiàn)有資源，整理檔案

檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

2.5 提高管理人員綜合素質(zhì)

管理人員是檔案管理工作中與檔案接觸最為密切的部分，其綜合素質(zhì)的高低關(guān)系著檔案管理工作的是否順利。因此，加強檔案管理工作勢必要提高管理人員的綜合素質(zhì)。為此，要加強檔案管理人員的培養(yǎng)以及專項教育。并對相關(guān)工作人員進行業(yè)務(wù)培訓，面向全職工作人員時要加強管理、檔案等知識的培訓，而面向兼職人員則需對其業(yè)務(wù)方面進行培訓。使其可盡快進入工作狀態(tài)，保障檔案管理工作的順利進行。其次，政府、機構(gòu)等可時常舉辦學習班，為管理工作人員提供學習的空間，并需根據(jù)新時期的要求，從檔案管理工作的意義出發(fā)，進行現(xiàn)代化管理工作的基本教育，并加強管理人員對信息技術(shù)的應(yīng)用能力。此外，需加強其思想及業(yè)務(wù)的建設(shè)，加強管理人員的橫向交流，利用多種形式對其進行鼓勵，使其掌握新本領(lǐng)，學習新知識，并擴寬其工作思路，掌握現(xiàn)代化技能。從根本上提高管理人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作趨于規(guī)范化、制度化發(fā)展。

3 總結(jié)

為了推動檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，加強檔案管理工作進程，需要不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，并加強各級人員對檔案管理工作的重視程度，利用豐富的現(xiàn)代化科技創(chuàng)新管理工作手段，以此完善工作體系，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻

[1]門偉麗.關(guān)于加強新形勢下檔案管理工作的思考[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2010，23（8）.

[2]楊靜.怎樣加強檔案工作者的綜合素質(zhì)[J].山東農(nóng)業(yè)工程學院學報，2005，21（3）.