淺談新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理

張淑蘭

摘 要：企業(yè)檔案工作在企業(yè)管理工作流程上是末端，是企業(yè)發(fā)展中必不可少的一項(xiàng)重要工作。企業(yè)要發(fā)展、壯大，與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，重視搞好檔案管理是尊重歷史，延續(xù)企業(yè)方方面面的一個(gè)基礎(chǔ)事實(shí)。沒有一個(gè)全面地、系統(tǒng)地可連續(xù)性的檔案記載，就意味著企業(yè)發(fā)展中可能短缺或不完整，造成人為的重大損失。重視檔案管理，就是尊重歷史，尊重企業(yè)的發(fā)展史。它可以以文字、圖片、建宗整檔等基礎(chǔ)工作更好地完整地記錄企業(yè)的發(fā)展，還可以為企業(yè)發(fā)展提供最具有說服務(wù)的文字記錄。

關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)發(fā)展；科學(xué)規(guī)范；重要工作

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的多元化時(shí)代，檔案管理工作也隨之發(fā)生了很大變化，特別是檔案信息資源的開發(fā)利用對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與改革發(fā)展發(fā)揮著極其重要的作用。我們鶴崗礦務(wù)局是一座年產(chǎn)百萬噸煤炭的老礦，鶴礦醫(yī)院更是歷經(jīng)日本帝國主義對(duì)我們百年老礦的侵入洗禮而掘起的為百萬礦工救死扶傷的職工醫(yī)院。建院時(shí)間長，工作環(huán)境也是由極其簡(jiǎn)漏發(fā)展壯大成如今的規(guī)模，醫(yī)院的全體員工更是由原來的16人發(fā)展為如今的3568人的大型醫(yī)療企業(yè)。伴隨著醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增加，檔案信息資源逐漸豐富。如何圍繞醫(yī)院企業(yè)檔案建設(shè)，有效開發(fā)利用靜態(tài)的檔案資源，使之更好地為鶴崗的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)是檔案管理的主要內(nèi)容之一。下面，我就醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)，對(duì)檔案資源的開發(fā)利用工作談幾點(diǎn)粗淺看法。

1 檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分

檔案信息資源是企業(yè)以特殊形成存在和存儲(chǔ)的潛在財(cái)富，其作用是檔案工作者在企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中通過具體服務(wù)得到實(shí)現(xiàn)的。其服務(wù)性主要體現(xiàn)在為企業(yè)日常經(jīng)營活動(dòng)服務(wù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策活動(dòng)服務(wù)，以及為企業(yè)維權(quán)等特殊情況服務(wù)。檔案部門在全面收集和保管檔案的同時(shí)，要樹立積極參加與各項(xiàng)經(jīng)營和管理活動(dòng)的意識(shí)，明確服務(wù)重點(diǎn)，主動(dòng)關(guān)注企業(yè)的各項(xiàng)管理工作，觀察、思考企業(yè)管理對(duì)檔案信息的實(shí)際需求，為企業(yè)實(shí)際經(jīng)營目標(biāo)和有效執(zhí)行各項(xiàng)管理職能提供信息服務(wù)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的今天，醫(yī)院企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場(chǎng)，要取得好的經(jīng)濟(jì)效益，單靠現(xiàn)有的醫(yī)療條件和醫(yī)療水平是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的?？萍荚诎l(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，組織經(jīng)營、管理、發(fā)展等各項(xiàng)工作，不借助檔案進(jìn)行記錄、決策、規(guī)劃，對(duì)于現(xiàn)代的企業(yè)肯定是行不通的。

2 檔案管理工作人員應(yīng)具備素質(zhì)

伴隨著科技進(jìn)步的日新月異，企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，檔案工作在各個(gè)領(lǐng)域及企業(yè)的基礎(chǔ)性地位和服務(wù)性功能日趨突出、內(nèi)涵不斷豐富、方法不斷創(chuàng)新，領(lǐng)域不斷拓展，這些都對(duì)新時(shí)期的企業(yè)檔案工作提出了更新、更高的要求。

1）要不斷學(xué)習(xí)認(rèn)真探索和創(chuàng)新檔案管理中的方式方法。工作中要看到今天想到明天，抓到實(shí)處，把自己的精力用在工作中，主動(dòng)參與改革，了解與掌握情況，深入下去，親自去做工作，不斷地采集和整理發(fā)展改革改制中所產(chǎn)生的大量信息，并進(jìn)行梳理，整宗建檔，在工作實(shí)踐中提高自身素質(zhì)。

2）要用科學(xué)的態(tài)度，認(rèn)真分析，主動(dòng)參與，對(duì)單位在整合改制以及其他各項(xiàng)工作中所形成的文件、科技、人事、施工等工作中所產(chǎn)生的信息資料、圖紙，采用分系統(tǒng)、分類別的方法集中存放，并及時(shí)入網(wǎng)存當(dāng)，整宗建檔，做到大事清楚，小事記好，保證單位在整合轉(zhuǎn)型中檔案管理工作到位。

3）要不斷地在實(shí)際工作中，增強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)水平，隨著企業(yè)社會(huì)化管理日益復(fù)雜，要求越來越嚴(yán)，所面臨的任務(wù)越來越多，檔案管理人員來不得一點(diǎn)馬虎，要全心全意利用現(xiàn)代化的工具，按照電子信息化的要求，把工作做好。

4）要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，做好檔案保密工作，完善辦理手續(xù)，做到手續(xù)齊全，防止出現(xiàn)漏洞，造成不必要的泄密事故。日常更要注重庫房的管理工作，做到通風(fēng)、安全、防火、防水、防蟲等安全措施，杜絕一切可能發(fā)生和不可能發(fā)生的各種隱患，確保運(yùn)轉(zhuǎn)正常，嚴(yán)防發(fā)生意外。

3 單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展的需要，同時(shí)也是企業(yè)的內(nèi)在要求。

1）企業(yè)往往會(huì)忽視檔案工作。安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理對(duì)企業(yè)來說是經(jīng)濟(jì)命脈，理應(yīng)得到企業(yè)的高度重視，但也不能忽視對(duì)檔案工作的管理。對(duì)檔案工作人員來說，檔案工作人員自己懷著滿腔熱情去工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和同事心目中樹立良好的形象，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響、去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)吸引干部職工的注意，來提高本部門在企業(yè)中的地位，使檔案管理工作得到較好的提升。

2）檔案工作人員要積極做好宣傳工作，使領(lǐng)導(dǎo)及職工增強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些檔案工作對(duì)單位長遠(yuǎn)發(fā)展的影響，引導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)每年劃撥一批專用資金用于培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才以及添置硬件設(shè)施。加大加快檔案管理科技含量的投入，除了定期分批輸送人員進(jìn)行培訓(xùn)，以便掌握全面的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)外，還要加大投入，用以購置配套的設(shè)備設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、防盜、防濕、防潮等設(shè)備，為檔案工作步入科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 檔案管理工作存在的不足

當(dāng)前檔案管理存在的不足主要有以下幾方面：

1）檔案管理人員自身素質(zhì)不高，自身的專業(yè)性、分析問題的能力都不高。我國政府機(jī)關(guān)檔案管理團(tuán)隊(duì)在整體上不夠穩(wěn)定，缺乏積極思想意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。雖然在一定程度上能夠使檔案工作人員符合數(shù)字化工作需要，但由于他們?nèi)狈I(yè)性和較強(qiáng)能力，無法熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，導(dǎo)致文件管理方法和實(shí)際使用的方式存在較大的差距。大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，影響了檔案利用的準(zhǔn)確性和完整性。

2）信息化應(yīng)用程度低，檔案管理整體水平不高。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，但由于受經(jīng)費(fèi)及技術(shù)、人員等方面因素的制約，干部人事檔案管理只是把個(gè)人的基礎(chǔ)信息輸入了計(jì)算機(jī)，而錄入的數(shù)據(jù)一般都是按照職工自己填寫的內(nèi)容錄入的，一些鑒定考核和評(píng)價(jià)材料都千篇一律，大多使用套話，內(nèi)容形式相同，不能準(zhǔn)確地反映每個(gè)人的真實(shí)情況，信息的準(zhǔn)確性有待進(jìn)一步確認(rèn)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)現(xiàn)。

3）檔案文件管理的不夠集中，導(dǎo)致材料處理工作不夠規(guī)范。因?yàn)檎畽C(jī)關(guān)的檔案管理工作比較復(fù)雜，需要各個(gè)工作人員之間的相互分工、相互配合，但面對(duì)這種復(fù)雜性，導(dǎo)致在管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)遺漏、資料不完整、甚至資料遺失等現(xiàn)象。

4）使用的電子系統(tǒng)比較落后，不符合當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需要。在正府機(jī)關(guān)中使用的大量文件都是利用計(jì)算機(jī)打印完成的，根據(jù)工作需要以及工作任務(wù)的實(shí)施，將其轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件。但面對(duì)這種落后現(xiàn)象，與國際化相比還存在較大的差距，不僅會(huì)造成工作成本增加現(xiàn)象，還會(huì)影響政府機(jī)關(guān)工作效率的提升。

總之，檔案是“沒有滲過水的史料”，同時(shí)也積累了文化建設(shè)中形成的第一手材料，是實(shí)實(shí)在在的看得見、摸得著的企業(yè)文化資源，是不可再生的、有憑證作用的文化資源。檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展必不可少的一項(xiàng)工作，檔案管理需要企業(yè)的管理部門高度重視，加強(qiáng)管理，積極探索，創(chuàng)新管理，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

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