新時期事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀與發(fā)展

王 健

中國肇東市委組織部檔案信息管理中心 黑龍江綏化 151100

現(xiàn)在我國很多檔案管理部門在開展檔案管理工作時，采用的仍舊是傳統(tǒng)的檔案管理方式，這種檔案管理方式嚴(yán)重降低了檔案管理的質(zhì)量。

一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

現(xiàn)在我國事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中仍舊存在很多問題，這些問題給事業(yè)單位檔案管理工作造成了一定的阻礙?，F(xiàn)在我國在開展檔案管理工作時，采用的管理模式為集中管力模式，這種管理模式有著非常明顯的中國特色，在進(jìn)行檔案管理資料管理時，采用的檔案管理方式為分級管理方式，這種管理體系在建立過程中，需要自上而下進(jìn)行檔案管理，并且在對檔案進(jìn)行管理時，要需要借助覆蓋全國的檔案網(wǎng)。現(xiàn)在我國很多檔案管理一般都是政府管轄，在進(jìn)行檔案管理時，需要對檔案進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，將檔案館與檔案局合并在一起，這種管理以為著檔案局有著雙職權(quán)。

（一）缺乏充足的事業(yè)單位檔案管理技術(shù)人員

第一，因?yàn)閱T工的不固定性和架構(gòu)部門重新組建的多重因素，使得檔案管理達(dá)不到期望的水準(zhǔn)。那部分管理工作者，差不多都沒有了解過檔案管理的完整計(jì)劃，導(dǎo)致該單位檔案管理的成長發(fā)展。第二，因?yàn)闄n案管理的信息科技的革新，所屬工作者應(yīng)該具備當(dāng)下流行的管理技能，主要是電腦使用和軟件使用，這也是升級為高級檔案管理者的必經(jīng)之路，為后續(xù)的高效檔案管理提供了技術(shù)支持。

（二）缺少優(yōu)質(zhì)的事業(yè)單位檔案管理體系

根據(jù)現(xiàn)如今的相關(guān)數(shù)據(jù)分析，很多單位缺乏專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，也沒有在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行相關(guān)工作的檢驗(yàn)與管制，也包括檔案資料的審核與修改內(nèi)容。并且，很少有單位會建立完善的事業(yè)單位檔案管理體系，內(nèi)容主要包括檔案的整合、分類放置、檢查更替的這幾部分給予名門限定，會有些許單位建立了體系但是最終都沒有將其落實(shí)，檔案管理不清不楚，沒有詳細(xì)裝訂，也無法直接反映出一個人的完整信息。

（三）缺少事業(yè)單位檔案的相關(guān)嚴(yán)密保護(hù)觀念

現(xiàn)在是信息科技高度發(fā)展的新時代，很多管理檔案的軟件都普遍走向完善與科技化，但是出現(xiàn)了很多管理者太過于依靠電腦科技的現(xiàn)象，缺乏對于檔案資料的嚴(yán)密保護(hù)觀念。還要說到的就是，倘若該檔案是非常嚴(yán)密或者重要的，那么就應(yīng)該使用傳統(tǒng)檔案材料再進(jìn)行備份，如果電腦上的檔案信息因?yàn)槟承┮蛩赜谰眯詠G失，還可以找回。并且，雖然現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速，但是檔案管理人員還是需要有嚴(yán)密保護(hù)的觀念，才能抑制重要檔案在電腦上被盜竊的現(xiàn)象出現(xiàn)。

二、事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展前景

（一）電子化的檔案信息

現(xiàn)在我國很多事業(yè)單位的檔案管理都是由計(jì)算機(jī)完成的，檔案管理人員在進(jìn)行檔案信息管理時，只需要輸入既定的指令即可，通過計(jì)算機(jī)的方式將影音文件和視像圖片編入計(jì)算機(jī)檔案中，以提高我國檔案的信息化水平。

隨著科技的進(jìn)步，信息技術(shù)的應(yīng)用也滲入到檔案管理中，解放了一定的勞動力，并且節(jié)約了成本，工作人員只需要有一臺電腦即可完成工作，只要將文字，圖片等錄入到計(jì)算機(jī)中就可以了。

（二）檔案查閱面改革

在進(jìn)行檔案信息查閱時，要重視先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，以提升檔案查閱的信息化水平，采用科學(xué)的方法進(jìn)行檔案信息管理，創(chuàng)新檔案信息的使用方法，讓檔案查閱不僅僅局限于檔案查閱，還要將相關(guān)的教育信息，以及相關(guān)的方針政策放入檔案信息資源中，以提高檔案信息查閱的廣度和深度，以期能夠?yàn)槿藗兲峁└鼉?yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)。

（三）整體化的檔案文件

檔案信息文件整理主要包括檔案信息資源的使用、制作個永久保存等方面，在對檔案信息資源進(jìn)行管理時，要參考已經(jīng)成功的檔案信息管理案例，整合各個部門的檔案資源和文件，提高這些檔案信息資源的獨(dú)立性，以節(jié)約事業(yè)單位人力、物力財(cái)力，保障檔案資源的完整性。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的舉措

（一）拓展服務(wù)內(nèi)容

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時，要創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理模式，結(jié)合國內(nèi)外先進(jìn)的理論創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案信息管理模式，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提高檔案信息服務(wù)的便利性，通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，人們可以快速的獲取自己需要的信息資源，從而建立起符合他們發(fā)展的檔案信息管理體系。

（二）完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

事業(yè)單位在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營時，一般會利用網(wǎng)絡(luò)檔案信息系統(tǒng)來獲取各個經(jīng)營環(huán)節(jié)的具體數(shù)據(jù)和資料，這些內(nèi)容在整理和歸檔之后可以拓展檔案信息資源。除此之外，在對各個行業(yè)內(nèi)部資料進(jìn)行收集以后，可以使同行業(yè)的檔案工作動態(tài)實(shí)現(xiàn)共享和交流，在這個基礎(chǔ)之上，各個行業(yè)的管理信息實(shí)現(xiàn)了不斷的完善和發(fā)展。例如在制定事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)化的生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng)時可以充分的運(yùn)用到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建立起完善的檔案信息網(wǎng)絡(luò)并規(guī)范資源共享的相關(guān)要求，同時要及時更新資源數(shù)據(jù)庫，使檔案信息的獲得途徑更加便捷，速度更為快捷，從而真正實(shí)現(xiàn)資源共享。信息資源庫的豐富性直接決定了檔案工作能否順利開展。

綜上所述，事業(yè)單位在優(yōu)化檔案管理模式時，要加大對電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用的重視，以提高事業(yè)單位檔案管理的水平。