檔案信息化建設(shè)與檔案管理探析

許曉麗

摘 要：近年來，我國社會經(jīng)濟發(fā)展十分迅猛，信息化技術(shù)得到大范圍推廣和應(yīng)用，對人們的工作和生活都產(chǎn)生了巨大影響。檔案作為承載信息和促進信息傳播的重要載體，也開始得到相應(yīng)的重視。如何將信息化發(fā)展作為依托，積極探索檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建信息化管理模式，成為相關(guān)工作人員重點關(guān)注的問題。因此有必要結(jié)合檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的現(xiàn)實需求，對檔案管理工作進行改革創(chuàng)新，提高檔案管理工作的影響力，為社會經(jīng)濟建設(shè)和發(fā)展提供有效的支持。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);管理;措施

現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)跟不上社會的發(fā)展速度，檔案管理工作作為整個檔案工作的核心內(nèi)容，主要包括檔案數(shù)據(jù)整理、檔案資料收集以及保存，對資料進行存儲、下載、上傳、分類以及檢索等操作。檔案管理的工作質(zhì)量對企事業(yè)單位的發(fā)展起到了非常重要的作用，為了更好地保證檔案管理工作的科學(xué)高效運行，要制定科學(xué)合理的策略。

一、檔案信息化的概念

檔案信息化有以下幾個特征：檔案工作中大規(guī)模運用信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料的信息化轉(zhuǎn)化，具有比較完善的檔案工作信息網(wǎng)絡(luò)，有精通信息技術(shù)的人才和政府財政支持及各類政策的保障。具體到概念上來講，檔案信息化就是指把檔案資料信息的匯總、收集、存儲、檢索、管理、挖掘利用等工作通過現(xiàn)化信息、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)進行綜合記錄的過程。傳統(tǒng)檔案管理方式經(jīng)過多年的發(fā)展，雖然有了長足的進步，但也存在各種問題，比如效率低下、檢索不便、保存不當(dāng)?shù)葐栴}一直得不到很好解決。相比之下，檔案信息化就能更好地保存各單位、個人在發(fā)展歷程中的重要信息，能提高效率、方便檢索、便于保存，對于服務(wù)社會具有重要意義。因此，應(yīng)加快推進檔案管理信息化建設(shè)工作，充分利用信息化優(yōu)勢和現(xiàn)代技術(shù)來改造檔案工作各個環(huán)節(jié)，以信息化形式來替代以前的檔案實體化樣式，把傳統(tǒng)紙質(zhì)形態(tài)信息轉(zhuǎn)化為電子形態(tài)信息，構(gòu)建檔案工作管理服務(wù)的新機制。

二、檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案信息化建設(shè)缺少現(xiàn)代化的人才

在當(dāng)前的管理過程當(dāng)中，盡管相關(guān)的技術(shù)和設(shè)備有了進步，但是相關(guān)的技術(shù)人員并沒有成熟起來。在檔案信息管理的過程當(dāng)中，相關(guān)的技術(shù)人員并沒有得到真正的提高，相反的，有些相關(guān)的技術(shù)人員，反而混水摸魚，只是單純的拿著薪水，并沒有工作質(zhì)量上的提高。針對這種情況，相關(guān)的部門應(yīng)該組織起來進行學(xué)習(xí)。除此之外，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專職人員，專門進行信息化管理工作，這方面在很多企業(yè)或者是事業(yè)單位都做的不夠。

（二）檔案信息化建設(shè)缺少客觀的配套設(shè)施的支持

在目前的檔案管理工作當(dāng)中，許多行業(yè)先后引進了較為先進的計算機信息化錄入技術(shù)，但是由于目前的檔案管理電子設(shè)備無法滿足當(dāng)前檔案管理大型化復(fù)雜化的特點，導(dǎo)致檔案管理的現(xiàn)代化并沒有得到突破性進展。除此之外，檔案的科學(xué)化管理依然是我國處在萌芽階段的試用階段，其間存在著種種問題，仍然需要各個部門的協(xié)調(diào)與共同發(fā)展。

（三）電子文件保存的安全性低

傳統(tǒng)檔案信息管理運用的相關(guān)方法會花費大量的時間和精力，使得電子文件保存存在安全性隱患，收集檔案信息的速度較慢，收集過程需要耗費大量的時間，很大程度上消耗了大量的工作量，從側(cè)面來看，這也使得電子文件在保存上存在著一些安全隱患。信息時代下，信息技術(shù)的運用能夠大大提升檔案管理的效率，提升了保存檔案的安全性能，但是有些電子文件也會容易丟失和改變，數(shù)字化信息的運用使得其突破了傳統(tǒng)的存儲載體，改變了傳統(tǒng)固定的檔案信息存儲模式，但是這樣的模式也會存在大量的安全性問題，電子文件的存儲和保存也要給予高度的重視，電子文件存儲不固定使得檔案信息的安全性難以保障。

（四）對檔案信息化建設(shè)資源利用方面存在錯誤的認(rèn)識

檔案信息化建設(shè)最終目的是為了加強檔案信息的利用，提高檔案管理規(guī)范化水平，將有價值的資料進行分類整理，運用電子化的形式進行保存，從而提高保存的規(guī)范性，更好地幫助應(yīng)用。但是目前在檔案信息化建設(shè)方面往往比較注重檔案資料的管理和保存，對檔案資料如何進行深度應(yīng)用等方面缺乏積極探索，從而影響了檔案信息資源的有效利用，難以體現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的實質(zhì)意義。

三、加強檔案信息化建設(shè)和檔案管理具體措施

（一）構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)

為了更好的保證電子檔案的真實性和完整性，檔案部門需要對構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)工作產(chǎn)生足夠的重視，能夠最大程度的減少隨意更改情況出現(xiàn)的可能，同時可以為檔案信息化建設(shè)工作提供更多的數(shù)據(jù)支持，加快檔案信息化建設(shè)速度。檔案管理部門還要建立專門的電子檔案數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中對各類檔案的多種形式和版本進行保存，為后期工作人員研究提供更多的便利條件。

（二）實現(xiàn)檔案服務(wù)智能化

提高檔案管理者的工作能力是實現(xiàn)檔案服務(wù)智能化的關(guān)鍵因素。首先，改變傳統(tǒng)檔案管理的被動化服務(wù)模式，樹立變被動為主動的服務(wù)思路，全面提高現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮出現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的價值。其次，充分的利用云計算技術(shù)和智能化技術(shù)加強檔案數(shù)據(jù)信息推送服務(wù)能力，適應(yīng)當(dāng)前用戶對智慧性服務(wù)的現(xiàn)實需求，從用戶的日常行為中對其數(shù)據(jù)需求信息進面分析，例如根據(jù)用戶身份的分析探索有效數(shù)據(jù)挖掘方法，結(jié)合信息化技術(shù)為用戶提供智能化的服務(wù)。

（三）調(diào)整管理方式，健全信息資源管理體系

在初步認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)重要性的情況下，各單位要想促進檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，提高綜合建設(shè)效果，就應(yīng)該結(jié)合具體的情況分析檔案管理工作的基本情況，并制訂科學(xué)的管理方案，不斷提高管理信息化程度。通過分析檔案信息化建設(shè)背景下的檔案管理改革工作，能夠看出檔案管理信息化建設(shè)與傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理工作存在明顯的差異。在具體建設(shè)實踐中，各單位需要結(jié)合電子檔案和數(shù)字檔案的實際情況對管理工作加以調(diào)整，進而構(gòu)建更加完善的管理體系，不斷提升綜合管理效能。一方面，各單位要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的工作需求不斷完善管理制度，并結(jié)合制度規(guī)范制訂相應(yīng)的管理方案，對管理流程加以明確，確保在信息化管理模式下，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了管理問題，能結(jié)合實際情況對各項管理措施加以調(diào)整，避免各環(huán)節(jié)問題影響信息檔案的完整性，為檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。另一方面，各單位要不斷完善檔案信息管理制度以及法制化發(fā)展進程，創(chuàng)新檔案綜合管理工作，在完善制度體系的前提下提高檔案管理工作的基本效能，保障檔案管理工作的綜合發(fā)展成效。

（四）加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

要積極選拔優(yōu)秀的專業(yè)人員從事檔案管理工作，同時要加強專業(yè)技能培訓(xùn)，對專業(yè)基礎(chǔ)知識、業(yè)務(wù)素質(zhì)、計算機網(wǎng)絡(luò)知識、軟件知識和職業(yè)道德等方面的知識進行全面培訓(xùn)，嚴(yán)格執(zhí)行職業(yè)上崗制度，定期進行考核評價，從而提高綜合素質(zhì)和服務(wù)水平。還要不斷提高檔案管理人員的薪資待遇，改變邊緣化格局，從而提高全員對檔案管理工作的重視程度，積極配合開展做好檔案信息化建設(shè)工作，提高檔案利用效能。

（五）提供高質(zhì)量的檔案信息化建設(shè)的設(shè)備支持

要進行信息化建設(shè)，提高檔案信息化管理的質(zhì)量與水平，首先要進行機器設(shè)備的引進。俗話所說，巧婦難為無米之炊，如果沒有相關(guān)的工作設(shè)施的支持，我們很難更好的開展工作。更不用說推動人才管理的信息化建設(shè)。也就是說，在經(jīng)濟與科技高速發(fā)展的時代，要想進行檔案的信息化管理，進行改革與創(chuàng)新，首先設(shè)備進行改革更新。不能靠傳統(tǒng)陳舊的一些設(shè)備進行檔案的錄入，應(yīng)當(dāng)引進先進的科學(xué)技術(shù)與計算機管理水平技術(shù)，對檔案進行分類。進行數(shù)字化的管理，所謂的大數(shù)據(jù)時代，就是要通過對各個數(shù)據(jù)的分析進行相關(guān)的檔案管理。

（六）檔案工作安全和保密工作

一是要提高相關(guān)人員的安全保密意識，高度重視檔案信息收集、管理、使用等各環(huán)節(jié)的安全保密工作。二是嚴(yán)格各項安全保密制度。每一項流程都必須嚴(yán)格執(zhí)行，只有制度和流程嚴(yán)格了，才能最大限度地降低安全和保密風(fēng)險。三是要提高人員的能力水平，只有具備了過硬的管理和技術(shù)水平，才能做好檔案信息化工作。檔案信息化工作人員要進行信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等培訓(xùn)，要對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和管理工作規(guī)章制度進行學(xué)習(xí)。沒有一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高、責(zé)任心強的檔案信息化工作人員隊伍，就不能確保檔案信息化建設(shè)的順利進行。四是要慎重選擇檔案信息化外包公司，要加強各項審查，尤其是保密資質(zhì)一定要重點審核，因為這是檔案信息化加工業(yè)務(wù)外包的前提，是防止失泄密的有效手段。在工作過程中，還要派人全程參與和加強對外包公司的監(jiān)管。五是要加大經(jīng)費投入力度。要爭取相關(guān)經(jīng)費，對檔案信息化加工設(shè)備、專業(yè)人員培訓(xùn)進行大力投入，建設(shè)一支設(shè)備優(yōu)、技術(shù)強、人才足的檔案信息化建設(shè)團隊。

四、結(jié)語

在當(dāng)前社會背景下，積極完善檔案管理信息化體系，能夠為檔案資源的優(yōu)化利用提供相應(yīng)的支持，對我國檔案事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有重要的影響。因此，在新時期，各單位要結(jié)合實際情況開展檔案管理工作，并將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，確保新時代的檔案管理工作能夠創(chuàng)造更多的效益。

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