OA系統(tǒng)對(duì)地方院校檔案管理工作的沖擊及對(duì)策

紀(jì)愛芹，彭 楨

(安陽(yáng)師范學(xué)院 數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)學(xué)院，河南 安陽(yáng) 455000)

一、OA系統(tǒng)產(chǎn)生及研究背景

隨著計(jì)算機(jī)的普及和發(fā)展，在20世紀(jì)八九十年代，基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)系統(tǒng)的產(chǎn)生，使得IT 技術(shù)開始慢慢進(jìn)入到辦公領(lǐng)域，但缺乏辦公過程中需要的協(xié)作支持從而使得初步的辦公系統(tǒng)達(dá)不到預(yù)期的效果，如：基于net+RDB技術(shù)的辦公平臺(tái)由于開放性以及兼容性差所以不被廣泛利用。但是，隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的飛速發(fā)展，尤其是近幾年智能手機(jī)功能的大幅提升，使得辦公系統(tǒng)開始得以在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上通過工作流進(jìn)行工作，使得辦公系統(tǒng)能夠提供公文流轉(zhuǎn)、流程審批等功能，于是辦公自動(dòng)化(office automation 簡(jiǎn)稱OA)逐步發(fā)展起來并因?yàn)樽陨淼膬?yōu)勢(shì)被企業(yè)接受，如：降低了辦公成本，提高了工作效率，是企業(yè)管理更加規(guī)范。OA網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)俗稱網(wǎng)絡(luò)辦公，是現(xiàn)代化辦公方式與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合應(yīng)運(yùn)產(chǎn)生的一種新型辦公模式，是具備內(nèi)部通訊、人事考勤管理、協(xié)同工作、公文審批、資源管理等功能的辦公系統(tǒng)。OA的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了大部分辦公的無紙化，這也對(duì)高校的內(nèi)部管理提出了更高的要求。很多高校都結(jié)合自身的條件和實(shí)際需求，打造了貼合自身的網(wǎng)上辦公系統(tǒng)[2]。靈活運(yùn)用電子文件進(jìn)行傳輸、閱覽，節(jié)省了大量的辦公經(jīng)費(fèi)和人力，同時(shí)也產(chǎn)生了大量的電子文件，使傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)象復(fù)雜化,因此，OA辦公系統(tǒng)對(duì)檔案管理既帶來了好的變化，也產(chǎn)生了一定的影響,這使得人們對(duì)檔案管理和OA系統(tǒng)的研究產(chǎn)生了興趣，如張文元和夏芳在《OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)管理之間的無縫鏈接》一文中，從6個(gè)方面論述了OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的銜接問題。

本文就地方高校的OA系統(tǒng)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的影響以及相應(yīng)的策略進(jìn)行了分析和研究，提出了一些有價(jià)值的建議，為高校更好地利用OA系統(tǒng)來進(jìn)行檔案管理有一定的理論幫助。

二、OA系統(tǒng)對(duì)檔案工作帶來的影響

(一)對(duì)歸檔工作帶來的影響。

傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)文件，在事項(xiàng)辦理完畢后，由各個(gè)相關(guān)部門整理好文件材料，然后統(tǒng)一交檔案館，由檔案館負(fù)責(zé)將相應(yīng)的檔案在各部門分類的基礎(chǔ)上系統(tǒng)的編號(hào)歸檔。但是，由于各部門之間管理問題，歸檔時(shí)間不能固定，周期都比較長(zhǎng)，并且比較容易出現(xiàn)漏件情況。OA系統(tǒng)的特點(diǎn)就是無紙化辦公，這使得檔案文件除了原有的紙質(zhì)文件，還包括了各種電子文件，電子文件類型有文本文件、數(shù)據(jù)圖形文件、影像文件、聲音文件等，事項(xiàng)完成后，最終可以由檔案管理者直接生成材料進(jìn)行整理歸檔，檔案整理周期減小，保證了各類檔案的及時(shí)完成，大大提高了效率，減少了漏件的風(fēng)險(xiǎn)。

但是，在歸檔過程中，由于電子版文件和紙質(zhì)文檔有交叉的情況，又出現(xiàn)重復(fù)檔較多的問題，使得歸檔工作變得復(fù)雜。

這些變化就要求檔案工作者不僅要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，還要熟悉計(jì)算機(jī)和OA系統(tǒng)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展提高業(yè)務(wù)能力和水平，在能夠掌握紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)，熟練掌握電子文檔的轉(zhuǎn)換方法，最終按照檔案管理的要求完成歸檔。

(二)電子檔案帶來的影響

電子檔案是由計(jì)算機(jī)生成的檔案文件，目前，電子檔案主要儲(chǔ)存在電腦、硬盤、光盤、云端等儲(chǔ)存介質(zhì)中，這使得檔案的提取和查閱變得非常方便快捷，大大提高了辦公的效率。

但同時(shí)由于電腦網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，使得電子檔案的保密性，比紙質(zhì)的檔案要低，并且電子檔案可以通過各種方式修改檔案信息，這又使得電子檔案存在不安全因素，從而影響到某些檔案的法律效力。

(三)對(duì)檔案管理帶來的影響

首先，由于電子檔案的介入使得檔案收集工作變得更加直接、快捷并且不受時(shí)間的限制。同時(shí)也因?yàn)闄n案的更加多元化，使得歸檔工作變得更加繁重和復(fù)雜，但是由于地方高校自身資源的局限性以及檔案管理人員相對(duì)偏少，這就導(dǎo)致了檔案管理工作量增大，分工變得更加困難。

三、電子歸檔的應(yīng)對(duì)措施

(一)完善電子檔案管理制度

根據(jù)地方院校自身的特點(diǎn)完善符合自身特點(diǎn)的檔案管理制度，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度從歸檔的范圍、收集、鑒定、整理、保管等方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，進(jìn)一步制定并細(xì)化各種規(guī)章制度，特別是電子檔案管理制度，會(huì)使得檔案管理工作的分工更明確，能使得電子檔案和紙質(zhì)檔案合理有序的歸檔，減少重復(fù)歸檔和遺漏的情況發(fā)生。

(二)加強(qiáng)檔案鏈接的建設(shè)

OA系統(tǒng)里流轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)和檔案管理的文件不是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，制定好兩個(gè)系統(tǒng)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，例如年度、文號(hào)、標(biāo)題、責(zé)任者、內(nèi)容、案卷號(hào)、部門等，將OA系統(tǒng)里面的數(shù)據(jù)以事件或拷貝的方式轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔的“一次輸入、多次使用”，如所有教務(wù)處的文件及相關(guān)部門數(shù)據(jù)在教學(xué)類檔案及對(duì)應(yīng)位置上，黨委的文件及相關(guān)數(shù)據(jù)歸到黨群類檔案位置。

電子文件可在線傳輸、查閱、整理、存儲(chǔ)，在電子檔案的傳輸過程中，被盜、篡改等風(fēng)險(xiǎn)也大大提高，因此在做好檔案庫(kù)房“八防”工作的基礎(chǔ)上，電子檔案的數(shù)字加密技術(shù)也力求完備，并及時(shí)備份，以保障電子檔案的法律效應(yīng)。

(三)利用多種方式進(jìn)行檔案利用

檔案工作者可以通過微信、校訊通、OA系統(tǒng)等服務(wù)平臺(tái)開展服務(wù)，使檔案服務(wù)由被動(dòng)服務(wù)變主動(dòng)服務(wù)，加強(qiáng)了與檔案利用者的溝通交流。并圍繞本科評(píng)估、申碩等重大活動(dòng)，利用各種傳播媒介做好檔案信息文化宣傳。

(四)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

基于OA系統(tǒng)在學(xué)校內(nèi)部廣泛使用，本學(xué)校對(duì)全體教職工，針對(duì)不同的層級(jí)和用戶權(quán)限，采用授課和現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)的方法進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)。對(duì)普通教職工重點(diǎn)培訓(xùn)OA的各種基本操作，對(duì)管理層和檔案管理人員則還進(jìn)行了數(shù)據(jù)分析、文檔管理等的培訓(xùn)。地方院校的檔案工作者大部分年齡偏大，思維相對(duì)保守，接受新事物的能力相對(duì)偏弱，因此，應(yīng)適當(dāng)增加年輕的檔案管理工作人員，并加強(qiáng)引進(jìn)專業(yè)人才，著力培養(yǎng)一批年輕化、專業(yè)化的隊(duì)伍。

總之，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，地方院校的檔案管理工作環(huán)境會(huì)越來越向復(fù)雜化，多元化發(fā)展，檔案管理工作者應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷用新的知識(shí)武裝自己，全面掌握和了解OA系統(tǒng)，做好電子檔案和紙質(zhì)檔案的歸檔和整理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

新媒體時(shí)期，對(duì)檔案管理既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，地方院校應(yīng)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加大對(duì)檔案管理的人力和物質(zhì)投入，合理配置人員，發(fā)揮檔案的作用，保障學(xué)校工作順利進(jìn)行。