完善社保檔案管理工作的有效措施

張斌

社保體系建設(shè)是構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，健全的社會(huì)保障體系是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推進(jìn)器，也是社會(huì)穩(wěn)定和諧的安全網(wǎng)和減震器。我國社保工作正在向法制化、社會(huì)化、規(guī)范化、廣泛化方向發(fā)展。社會(huì)保障檔案管理工作，是社會(huì)保障工作的一個(gè)重要內(nèi)容，也必然需要進(jìn)行創(chuàng)新。

1.社保檔案的特點(diǎn)

社會(huì)保障體系是國家通過立法和國民收入再分配，對(duì)社會(huì)成員由于年老、疾病、傷殘、失業(yè)、貧困、低收入等多種原因出現(xiàn)生存困難時(shí)提供基本生活需要的一系列政策制度。社會(huì)保障檔案，是指勞動(dòng)部門、民政部門、社會(huì)保障經(jīng)辦部門及相關(guān)企業(yè)、事業(yè)單位，在進(jìn)行勞動(dòng)就業(yè)管理、社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦、處理民政事業(yè)、推廣勞動(dòng)者權(quán)益、扶助社會(huì)弱勢(shì)群體過程中形成的專業(yè)社會(huì)保障檔案， 一般包括勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保險(xiǎn)、社會(huì)義助三部分。其中勞動(dòng)就業(yè)和社會(huì)保險(xiǎn)兩項(xiàng)專業(yè)社會(huì)保障檔案， 由勞動(dòng)和社會(huì)保障部門主管，社會(huì)救助專業(yè)社保檔案由民政部門主管。

1.1規(guī)范性。規(guī)范性是指社會(huì)保障檔案是按國家的有關(guān)規(guī)范來辦理的。具體表現(xiàn)在：一是辦理活動(dòng)的規(guī)范，即各類社會(huì)社會(huì)保障保險(xiǎn)都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);二是形成材料的規(guī)范，即各類社會(huì)保障保險(xiǎn)都有規(guī)定有規(guī)范的記錄卡，登記清冊(cè)及報(bào)表，不論是哪個(gè)單位的職工，其形成的相關(guān)材料具有一致性。

1.2廣泛性。廣泛性是指社會(huì)保障檔案涉及的人員廣泛?，F(xiàn)在我國的養(yǎng)老、醫(yī)療等社保措施主要針對(duì)城市居民，伴隨著我國社會(huì)保障體制的改革，我國參與社會(huì)保障體制的人口將逐漸擴(kuò)大到農(nóng)村，最終目標(biāo)是全社會(huì)的所有公民，每個(gè)人在辦理社會(huì)保障時(shí)都會(huì)形成社會(huì)保障檔案。

1.3動(dòng)態(tài)性。動(dòng)態(tài)性是指社會(huì)保障檔案是處在動(dòng)態(tài)變化之中的。每個(gè)人在其參與社會(huì)保障后，社會(huì)保障檔案會(huì)隨著職工工作單位的變動(dòng)而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項(xiàng)社會(huì)保障保險(xiǎn)的繳費(fèi)情況也會(huì)依據(jù)職工的工資增減而相應(yīng)變化，有些社會(huì)保障保險(xiǎn)項(xiàng)目如醫(yī)療保險(xiǎn)、住房公積金等還會(huì)經(jīng)常發(fā)生支用、給付等情況，這些變化情況都要在其社會(huì)保障檔案中形成相應(yīng)的記錄，社會(huì)保障工作的這種動(dòng)態(tài)變化決定了社會(huì)保障檔案的動(dòng)態(tài)性。

2.當(dāng)前社保檔案管理現(xiàn)狀

2.1檔案管理不夠重視。部分社保管理部門對(duì)社保檔案管理工作意義認(rèn)識(shí)不充分、不深刻，缺乏一定的管理意識(shí)，未嚴(yán)格按照上級(jí)部門文件要求開展檔案管理工作。同時(shí)，缺乏完善的檔案管理制度支撐，導(dǎo)致檔案管理工作隨意性較大，一定程度上影響檔案管理工作質(zhì)量。另外，部分地區(qū)的社保檔案管理未配備專門的管理人員，而是由其他人員臨時(shí)負(fù)責(zé)檔案管理，由于缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)較多問題。

2.2檔案管理不夠透明。受傳統(tǒng)管理觀念影響，我國社保檔案管理工作存在保密問題，公民無法查閱相關(guān)文件，有時(shí)即便能夠查詢也受到較多限制，檔案管理工作這種不透明性，嚴(yán)重影響參保人員的積極性，給社保體系的長遠(yuǎn)、健康發(fā)展造成較大負(fù)面影響。同時(shí)，當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅速，借助信息技術(shù)提高社保檔案的共享性能充分挖掘其應(yīng)用價(jià)值，然而社保管理部門認(rèn)為社保信息并非屬于公共資源，不注重與其他單位的信息共享。另外，部分社保檔案管理人員信息專業(yè)水平不高，僅會(huì)一些簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作，高素質(zhì)人才較為缺乏，一定程度上影響社保檔案共享的實(shí)現(xiàn)。

2.3檔案管理不夠系統(tǒng)。當(dāng)前我國社保檔案管理部門較多，職權(quán)劃分不明確，一定程度上影響檔案管理工作系統(tǒng)性，給社保檔案管理工作的開展造成阻礙。例如，社會(huì)保障中心負(fù)責(zé)管理保險(xiǎn)資料、醫(yī)療資料、養(yǎng)老資料等，而民政部門負(fù)責(zé)對(duì)居民最低生活保障資金的管理。檔案管理工作較為分散，嚴(yán)重影響辦事效率，尤其需要借助社保證辦理其他業(yè)務(wù)的公民，往往多次往返管理部門之間，甚至還會(huì)遭遇“踢皮球”的不良狀況。

3.完善社保檔案管理工作的有效措施

3.1加強(qiáng)宣傳，加大投入。在全社加大社會(huì)保障檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會(huì)保障檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會(huì)保障意識(shí)，加大對(duì)社會(huì)保障檔案工作的重視程度，積極爭(zhēng)取各級(jí)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社會(huì)保障檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決社會(huì)保障檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等實(shí)際問題，為建設(shè)和完善社會(huì)保障檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

3.2完善管理機(jī)制。理順社保工作管理機(jī)制，盡可能將社保的職能工作，集中在一個(gè)職能單位完成，即實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育等社會(huì)保障工作的統(tǒng)一管理，推行一條龍式的服務(wù)模式，避免社會(huì)各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保障檔案的集中管理，充分體現(xiàn)社會(huì)保障檔案的人本性特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保障檔案“記錄一生，服務(wù)一生”的管理目標(biāo)。

3.3大膽創(chuàng)新，開創(chuàng)新的管理模式。在以人為本的指導(dǎo)思想下，樹立檔案為人服務(wù)的新觀念，努力開創(chuàng)新的管理模式。如長春市社保局建立了退休人員檔案管理中心，解決了退休人員的養(yǎng)老金發(fā)放、社會(huì)保障檔案管理問題;南寧市推出了社會(huì)保障檔案托管服務(wù)。這些新的服務(wù)形式的開創(chuàng)，進(jìn)一步推動(dòng)了社會(huì)保障工作社會(huì)化的進(jìn)程，使社會(huì)保障檔案的管理不再依賴于企業(yè)，使職工不再為企業(yè)的破產(chǎn)和自己的退休而擔(dān)心社會(huì)保障檔案的管理問題，同時(shí)也給社會(huì)保障檔案管理帶來了新的活力。

3.4加強(qiáng)制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。大力加強(qiáng)社會(huì)保障檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化建設(shè)，實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理。加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保障檔案的形成、整理、保管、利用各工作環(huán)節(jié)的研究，制定操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的社會(huì)保障檔案管理規(guī)范，努力促進(jìn)社會(huì)保障檔案信息資源的整合與共享，提高社會(huì)保障檔案的管理效率，使其成為開展社會(huì)保障工作的有力工具。

（作者單位：164321黑龍江省紅色邊疆農(nóng)場(chǎng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局）