《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章? 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

四、企業(yè)檔案收集工作要求

7.4.2檔案與資料的收集

7.4.2.5? 企業(yè)可根據(jù)需要向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。

5.除按國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須歸檔的文件材料之外，企業(yè)還可根據(jù)發(fā)展需要，采取多種形式和途徑向社會(huì)、企業(yè)員工、離退休人員等征集不同年代、不同發(fā)展時(shí)期與企業(yè)相關(guān)的照片、錄音錄像，有一定歷史價(jià)值的手稿、文本等，以豐富企業(yè)檔案的內(nèi)容，從不同的側(cè)面反映企業(yè)發(fā)展和員工成長(zhǎng)的歷史全貌。

五、企業(yè)檔案整理工作要求

檔案的整理是檔案工作六大環(huán)節(jié)（收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用）之一，是開(kāi)展檔案工作的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。它是檔案部門(mén)為了方便檔案的保管與利用，遵循一定的規(guī)律與原則，對(duì)接收的檔案進(jìn)行條理化、系統(tǒng)化整理、分類、排列與編目的過(guò)程。檔案整理工作包括系統(tǒng)整理和科學(xué)編目?jī)刹糠帧?/p>

系統(tǒng)整理包括對(duì)檔案進(jìn)行分類和排列，以真實(shí)反映企業(yè)活動(dòng)的歷史面貌，保持其有機(jī)聯(lián)系為原則;科學(xué)編目包括編制檔號(hào)和案卷目錄，將經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的檔案進(jìn)行固化，編制檢索工具和進(jìn)行著錄，揭示各類檔案的內(nèi)容和構(gòu)成。

7.5.1? 檔案部門(mén)應(yīng)區(qū)分全宗進(jìn)行檔案的分類、排列與編目。

全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或人物在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體，它是檔案部門(mén)對(duì)社會(huì)組織的檔案進(jìn)行管理的基本單位。也可通俗地理解為一個(gè)立檔單位的全部檔案。立檔單位即形成檔案全宗的單位，又稱“全宗構(gòu)成者”。

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，構(gòu)成立檔單位的條件主要有兩點(diǎn)：1.具有企業(yè)法人資格;2.屬于獨(dú)立經(jīng)營(yíng)的經(jīng)濟(jì)核算實(shí)體。一個(gè)立檔單位可能只有一個(gè)全宗檔案，也可能會(huì)形成多個(gè)全宗檔案。一般情況下，一個(gè)企業(yè)的全部檔案就是一個(gè)全宗，但當(dāng)企業(yè)的生產(chǎn)關(guān)系或基本職能發(fā)生了根本性變化，比如企業(yè)相互之間進(jìn)行重組、企業(yè)改制等重大變化時(shí)，則應(yīng)另立全宗，同時(shí)將變化前各自的企業(yè)檔案全宗保持不變，這時(shí)就會(huì)形成多個(gè)全宗。還有一種情況，就是當(dāng)上級(jí)企業(yè)接收下屬單位檔案時(shí)，也應(yīng)為符合條件的下屬單位另立全宗。形成多個(gè)全宗檔案的企業(yè)，應(yīng)區(qū)分全宗進(jìn)行分類、排列與編目等檔案管理工作。

7.5.2? 分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定，并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。分類方案應(yīng)附有分類說(shuō)明。

企業(yè)檔案分類方案，就是通過(guò)文字、數(shù)字、代號(hào)或圖表的形式，形成本單位檔案類別的劃分、排列及其縱橫關(guān)系的體系，它是對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類的依據(jù)性文件。為了做好檔案的分類工作，每一個(gè)企業(yè)都應(yīng)根據(jù)檔案整理工作的原則和要求，結(jié)合本單位的經(jīng)營(yíng)管理職能，對(duì)本企業(yè)形成的檔案，編制一個(gè)科學(xué)的、切實(shí)可行的檔案分類方案。企業(yè)檔案分類方案不僅對(duì)指導(dǎo)檔案分類工作有重要作用，而且借助它可以了解庫(kù)藏檔案的內(nèi)容構(gòu)成及組織體系，便于對(duì)庫(kù)藏企業(yè)檔案的科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。

1.企業(yè)檔案分類方案的結(jié)構(gòu)

企業(yè)檔案分類方案由編制說(shuō)明、類目表、類別號(hào)三部分組成。

（1）編制說(shuō)明

編制說(shuō)明是分類方案的前置部分，是對(duì)企業(yè)檔案分類方案的編制目的與原則、分類的依據(jù)、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置與標(biāo)識(shí)以及檔案的實(shí)體排架等若干問(wèn)題的解釋，是使用企業(yè)檔案分類方案的指南。

（2）分類表

類目表是分類方案的主體部分，是由縱向類目和橫向類目構(gòu)成的，它將企業(yè)各職能活動(dòng)中所形成的全部檔案按類目進(jìn)行劃分排序，并以圖表的形式表示出來(lái)，類目表能夠反映出企業(yè)全部檔案的類目體系。分類表有三種形式，即分類體系表、分類類目細(xì)分表、分類主題詞表。

（此部分未完待續(xù)）