淺談事業(yè)單位檔案管理存在的問題及改進(jìn)策略

趙紅梅

在我國事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案的收集和整理工作是單位順利發(fā)展的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，尤其是在記載單位的發(fā)展歷程、領(lǐng)導(dǎo)決策以及人事變動(dòng)等方面具有十分重要的參考價(jià)值。因此，提高一個(gè)單位的檔案工作水平是十分必要的，然而目前的事業(yè)單位檔案工作中卻存在著諸多問題亟待解決。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的作用

從工作性質(zhì)方面來分析，檔案的收集和管理工作對(duì)政策性和保密性要求較高，是一項(xiàng)高度專業(yè)化的工作，因此管理部門應(yīng)當(dāng)重視檔案工作方面的內(nèi)容。檔案文件資料是我國事業(yè)單位內(nèi)部信息的重要載體和主要的信息源。檔案收集管理工作的順利開展影響到單位資源是否能夠有效開發(fā)，尤其是當(dāng)今社會(huì)高速發(fā)展，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，工作部門建立系統(tǒng)、民主、科學(xué)的管理制度，對(duì)單位的生存和發(fā)展都有著十分重要的作用。在我國事業(yè)單位中，檔案管理工作無疑已經(jīng)成為了保證單位能夠協(xié)調(diào)有序并且高效運(yùn)行一項(xiàng)工作。

二、我國事業(yè)單位中檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1. 事業(yè)單位對(duì)推動(dòng)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)方面起著十分重要的作用，近幾年隨著事業(yè)單位的不斷改革，通過不斷的探索和實(shí)踐，在檔案管理方面的工作也取得了十分喜人的成果，然而就目前調(diào)查的結(jié)果顯示，仍然有一部分事業(yè)單位的檔案管理制度依然有待完善，由于檔案收集和整理工作制度的不健全導(dǎo)致內(nèi)部重要文件遺失的事情也時(shí)有發(fā)生，這種不完善的工作制度既不利于單位發(fā)展，同時(shí)也會(huì)由于制度的欠缺而對(duì)其他部門工作造成意想不到的損失。由此可見，建立一套完善的檔案管理工作制度是檔案管理工作中亟待解決的工作重點(diǎn)。據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，檔案工作之所以不被重視，主要原因是單位人員在對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)方面存在著一些誤區(qū)。檔案的收集和管理工作并不是簡單的抄寫記錄，雖然檔案的收集管理工作不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)收益，但是檔案工作依然是事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作。

2.檔案的收集整理工作是一項(xiàng)十分繁瑣但是連續(xù)性極強(qiáng)的工作，因此在人員的投入方面有一定的需求，如果沒有足夠的人力支撐，在進(jìn)行檔案的收集和管理工作過程中必然會(huì)出現(xiàn)各種問題。但是目前我國事業(yè)單位在人員的編制方面對(duì)人員數(shù)量具有一定的限制，在為數(shù)不多的人員中分配到檔案部門的人更是進(jìn)一步的減少，這樣一來就造成了檔案管理工作人手不夠，不能滿足檔案收集管理工作的正常開展，所以很多事業(yè)單位的檔案管理方面的工作就由其他部門人員兼職處理。這種情況的處理雖然在人力利用率方面實(shí)現(xiàn)了最大化，但是由于檔案整理人員的非專業(yè)性，在檔案整理工作時(shí)常會(huì)出現(xiàn)偏差，經(jīng)常造成本應(yīng)歸檔的材料不能及時(shí)歸檔，甚至有一些重要的資料丟失的情況也時(shí)有發(fā)生。同時(shí)隨著我國事業(yè)單位聘用制的實(shí)行，工作人員流動(dòng)性增大，造成檔案管理部門的人員調(diào)動(dòng)更加頻繁，十分不利于檔案工作的順利開展。

三、我國事業(yè)單位檔案工作提升策略

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，提升投入力度

要想改變我國事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀，首先就要讓工作人員在思想上對(duì)檔案收集管理工作有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，適時(shí)的進(jìn)行檔案重要性的普及宣傳工作，以期達(dá)到培養(yǎng)全體工作人員對(duì)檔案管理重視的目的。只有對(duì)檔案工作有了足夠的重視，才能（下轉(zhuǎn)47頁）（上接55頁）調(diào)動(dòng)部門工作人員的積極性，只有長期進(jìn)行普及工作，才能讓全體工作人員對(duì)檔案的重要性有深刻的理解和認(rèn)識(shí)。其次，就是要加強(qiáng)我國事業(yè)單位工作人員對(duì)檔案工作有一個(gè)整體的科學(xué)性的認(rèn)識(shí)，在進(jìn)行檔案收集工作時(shí)要采取科學(xué)合理的方法來管理，能夠保證在完成工作量的同時(shí)保持工作質(zhì)量，提升工作效率。

2.提高從事檔案工作人員的專業(yè)技能

由于檔案收集管理工作對(duì)政策性和專業(yè)技能要求較高，因此從事檔案管理方面的工作人員應(yīng)當(dāng)具備較高的綜合素質(zhì)。檔案管理部門可以建設(shè)一支具有專業(yè)知識(shí)的檔案管理隊(duì)伍，以此來提高檔案部門的工作效率。同時(shí)可以合理利用部門資源，對(duì)檔案管理隊(duì)伍的組成人員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，在提高其專業(yè)技能的同時(shí)，也對(duì)其個(gè)人素質(zhì)的提高具有一定的幫助。除此之外，從事檔案管理方面工作的人員也需要在實(shí)踐工作中，通過不斷的積累總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，合理利用自身專業(yè)知識(shí)技能優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和完善。

3.善用信息化手段，改進(jìn)檔案管理功能

隨著我國社會(huì)的發(fā)展，如今信息化已經(jīng)成為一種潮流，無紙化辦公已然成為單位辦公未來發(fā)展的方向。信息化的普及對(duì)檔案的收集和管理工作提供新的工作思路，在為工作提供便利的同時(shí)，也對(duì)工作人員的能力提出了新的要求。如何有效的利用高新科技來提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，同時(shí)提高工作效率成為檔案管理工作人員需要探索的新思路。

（作者單位：河北省科學(xué)院）