辦公設(shè)備管理與維護探究

賈祥森

摘 要：隨著社會的不斷進步與發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展中應(yīng)用了越來越多的越來越先進的辦公設(shè)備。這些辦公設(shè)備對企業(yè)的生產(chǎn)和管理起到了很重要的作用，企業(yè)的各項活動大多都運用到了辦公設(shè)備?，F(xiàn)代企業(yè)辦公設(shè)備主要以電子計算機、打印機、傳真機等為主。這些電子設(shè)備在使用時需要注重很多方面。為了讓辦公設(shè)備能更好的為企業(yè)服務(wù)，給企業(yè)帶來更大的效益。這時，需要對辦公設(shè)備進行管理與維護工作。本文主要討論了如何對辦公設(shè)備進行管理與維護，并且對此提出了自己的看法與建議，僅供讀者參考。

關(guān)鍵詞：辦公設(shè)備 管理維護 探究討論

1.辦公設(shè)備管理與維護的目的與范圍

目前，企業(yè)中的辦公設(shè)備大多比較智能化，價值也比較高。辦公設(shè)備主要是為公司各項業(yè)務(wù)服務(wù)的，辦公設(shè)備是每個公司必備的專用設(shè)備，所以每個公司都會涉及到辦公設(shè)備的管理與維護。辦公設(shè)備管理與維護的目的主要是讓辦公設(shè)備能夠合理的被使用，并且能給企業(yè)帶來良好的效益。有效的辦公設(shè)備的管理與維護不僅能提高企業(yè)的工作效率，還能為企業(yè)節(jié)約大量的成本。辦公設(shè)備的管理與維護的范圍主要包括了主要的計算機辦公設(shè)備。其中，與計算機相關(guān)的例如打印機、傳真機、復(fù)印機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、多媒體投影儀等一系列的設(shè)備也屬于辦公設(shè)備的范圍。這些辦公設(shè)備是公司經(jīng)常用到的設(shè)備，這些設(shè)備對公司來說必不可少。所以這時，有必要對辦公設(shè)備的管理與維護進行探討，以求能更好的維護辦公設(shè)備以達到提高公司生產(chǎn)管理效率的目的。

2.辦公設(shè)備管理的職責(zé)分配

辦公設(shè)備的管理與維護工作需要有明確的職業(yè)分配，有了職責(zé)分配之后每個人會對自己的工作有一個初步的了解。一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，負責(zé)某一方面的員工就會承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，進而能進行及時的處理。明確的職責(zé)分配還可以提高辦公設(shè)備管理與維護的效率，辦公設(shè)備管理與維護人員也會對管理與維護工作提起更高的重視程度，這樣一來能防止管理與維護人員推卸責(zé)任，玩忽職守等。辦公設(shè)備的職責(zé)分配可以從這幾個方面入手。

第一，辦公設(shè)備的使用人員主要負責(zé)計算機的日常維護以及保養(yǎng)工作。使用者應(yīng)該正確的使用計算機等辦公設(shè)備，并且要對自己經(jīng)常使用的計算機等辦公設(shè)備進行日常的維護與保養(yǎng)。這樣一來，能有效的對日常辦公設(shè)備進行日常管理與維護工作，保證了辦公設(shè)備的正常使用。

第二，由公司的維修部門管理辦公設(shè)備的日常采購、維修以及判定報廢等工作。辦公設(shè)備在使用過程中不可能一帆風(fēng)順，不出現(xiàn)一點問題。這時，辦公設(shè)備一旦出現(xiàn)問題會對辦公效率有所影響，從而影響整體的生產(chǎn)效率。這時，需要維修部門負責(zé)日常的技術(shù)性維修工作，專業(yè)的人員才能對辦公設(shè)備進行專業(yè)的處理，這樣才能保證辦公設(shè)備恢復(fù)正常，繼續(xù)為公司服務(wù)。辦公設(shè)備的報廢要有一定的標(biāo)準(zhǔn)，辦公設(shè)備一般來說價值比較高，隨意的報廢辦公設(shè)備無疑是增加了公司的經(jīng)營成本。這時，需要專業(yè)人員對辦公設(shè)備的報廢進行一個認定，只有到達了報廢標(biāo)準(zhǔn)之后，才能對辦公設(shè)備進行淘汰處理。

第三，公司管理資材的部門負責(zé)報廢辦公設(shè)備的處理與回收工作。辦公設(shè)備的壽命結(jié)束后，這時需要有專門的人員進行回收處理。辦公設(shè)備的回收處理工作主要有資材部門來處理，這樣能讓資材部門更加輕松的計算資材的支出等，能讓辦公設(shè)備的管理工作效率更高。

第四，公司管理部門以上三個管理部分進行培訓(xùn)落實工作，明確的規(guī)定相關(guān)部門自己個人的具體工作。辦公設(shè)備的管理與維護工作已經(jīng)進行了明確的劃分，最后一步就是要對這些職業(yè)進行明確的落實與監(jiān)督其執(zhí)行的作用。管理部門主要對以上部門進行監(jiān)管工作，因為只有計劃沒有執(zhí)行的工作相當(dāng)于空談。管理部門做好最后的管理工作能有效的提高管理的效率，也督促讓相關(guān)人員盡快執(zhí)行其本職工作，提高工作效率。

3.辦公設(shè)備管理維護的流程

3.1辦公設(shè)備的購入

辦公設(shè)備的購入是辦公設(shè)備管理的第一個環(huán)節(jié)，使用人需要辦公設(shè)備時，需要使用人提供購入申請。接下來，由部門管理人員審核申請，然后再由部門負責(zé)人統(tǒng)一上交到主管部門進行審批。審批通過后，再有庫存管理人員安排庫存領(lǐng)用。如果缺錢庫存，那么再由采購部門進行采購安排，完成最后的辦公設(shè)備購入工作。

3.2辦公設(shè)備的入庫與驗收

辦公設(shè)備采購?fù)瓿珊螅枰上嚓P(guān)負責(zé)人進行核實驗收。這時，需要對采購回來的設(shè)備進行入庫驗收手續(xù)的辦理工作。還需要信息管理部門對設(shè)備的質(zhì)量等進行檢驗，一系列的檢驗完成之后，再由庫存保管員進行設(shè)備的入庫信息的填寫，將設(shè)備做入庫處理。

3.3辦公設(shè)備的配置

辦公設(shè)備有很多種類型，不同類型的辦公設(shè)備的配置方式有所不同，所以這時需要不同的人來申請領(lǐng)用，然后再由相關(guān)人員進行辦公設(shè)備的配置工作。第一，員工專用計算機等設(shè)備的使用需要由個人提出申請，并且填寫申請，然后相關(guān)部門進行審批，再進行后續(xù)的領(lǐng)用。需要注意的是，公用計算機不能用于處理私人事務(wù)，并且需要對自己的專用辦公設(shè)備進行日常維護，不能隨意損壞公用財產(chǎn)。第二，類似于電話機、傳真機等部門設(shè)備的領(lǐng)用，需要由各部門主管人員根據(jù)需求提出申請。經(jīng)過審批之后，提交到負責(zé)部門進行登記記錄，然后等待后續(xù)的安裝等工作。這類部門設(shè)備的日常使用維護是整個部門的責(zé)任。這時，需要整個部門肩負起日常的保養(yǎng)工作，按照使用說明進行日常使用維護工作，以保證設(shè)備的正常使用。

4.辦公設(shè)備的使用與維護

4.1注重電子設(shè)備的使用環(huán)境

辦公設(shè)備一般都是電子設(shè)備，這時在進行日常的使用維護時需要注重使用的環(huán)境，以保證辦公電子設(shè)備能正常使用。辦公設(shè)備需要在適宜的溫度和濕度下才能達到更高的使用效率，所以這時需要對辦公設(shè)備的使用環(huán)境做出要求。首先要保證辦公設(shè)備所在的室內(nèi)環(huán)境溫度適中，溫度過高或者溫度過低都會影響使用效率，甚至?xí)斐赊k公設(shè)備的損害。另外，辦公設(shè)備所處的室內(nèi)環(huán)境應(yīng)該保證濕度適宜，辦公設(shè)備不能在過于潮濕的環(huán)境下使用。過于潮濕會造成下效率損壞、零件受損等。所以這時，需要使用者或者維護者及時的進行除濕處理，一旦濕度過高，一定要采取相應(yīng)的措施。除此之外，還要保證辦公設(shè)備的清潔除塵等工作。日常的清潔要保證，避免灰塵引起的設(shè)備老化以及損害得。辦公設(shè)備需要進行良好的日常維護，這樣才能保證設(shè)備的正常使用，進而提高總體的工作效率。

4.2建立電子設(shè)備維護檔案

在辦公設(shè)備的管理與維護中，建立電子設(shè)備維護檔案也十分重要。辦公設(shè)備需要進行定期的檢修維護，這時需要對每一臺辦公設(shè)備建立詳細的電子檔案，了解每一臺設(shè)備的日常狀況。電子檔案主要記錄的是每一次設(shè)備維修的時間、故障處以及維修方案等。并且還會記錄其故障原因，排除故障的方式等。這樣一來，維修人員就能對設(shè)備有一個詳細的了解，再次進行維修檢查時會節(jié)約一定的時間。并且建立電子檔案還能對設(shè)備的信息有一個充分的了解，這時設(shè)備的狀態(tài)、壽命等就會有一個詳細的記錄。對每一臺設(shè)備有了充分的了解可以適當(dāng)?shù)奶岣吖芾砼c維護的效率，讓管理與維護工作更加有秩序。

5.總結(jié)

總的來說，辦公設(shè)備的管理與維護對公司的正常運行來說十分重要。辦公設(shè)備是公司的重要資產(chǎn)，也是公司正常運行的重要工具。只有公司辦公設(shè)備進行專門的管理和維護，才能保證辦公設(shè)備的正常使用，才能為公司繼續(xù)做出貢獻。辦公設(shè)備的管理維護工作需要按照程序一步一步的進行，井井有條的管理維護工作能讓辦公設(shè)備的應(yīng)用更加科學(xué)合理，這對于公司來說意義重大。關(guān)于辦公設(shè)備的管理與維護問題還需要更多的專業(yè)人士進行研究，未來辦公設(shè)備管理與維護工作必定能在大家的共同努力之下更上一層樓。

參考文獻：

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