淺談中國(guó)小微企業(yè)應(yīng)用ERP軟件的問(wèn)題及解決方法

于澤楠

摘要：中國(guó)小微企業(yè)是我國(guó)企業(yè)的重要組成部分，其為了謀求更快更好發(fā)展，經(jīng)常尋求ERP軟件的協(xié)助和支持。本文就中國(guó)小微企業(yè)在應(yīng)用ERP軟件過(guò)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析，并提出一些解決方法，為企業(yè)未來(lái)更好發(fā)展做出參考。

關(guān)鍵詞：小微企業(yè) ERP軟件 企業(yè)管理 項(xiàng)目管理

ERP意為“企業(yè)資源計(jì)劃”，是Enterprise Resources Planning的縮寫。即，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程與規(guī)范，將企業(yè)的所有資源——包括資金、物料、人力、信息、設(shè)施、時(shí)間等——整合起來(lái)，應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程和準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，使得企業(yè)統(tǒng)一統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的更好發(fā)展。ERP不僅僅是一種企業(yè)資源統(tǒng)籌的理念，計(jì)算機(jī)軟件已經(jīng)將其成功實(shí)現(xiàn)，成為一類成熟的企業(yè)管理軟件。

ERP軟件在中國(guó)的應(yīng)用始于1981年。沈陽(yáng)第一機(jī)床廠從德國(guó)引進(jìn)了一套MRPⅡ軟件，這使得ERP系統(tǒng)在中國(guó)得以推廣與應(yīng)用。在ERP進(jìn)入中國(guó)的這近四十年來(lái)，有些企業(yè)視其為化腐朽為神奇的靈丹妙藥，也有企業(yè)因其為企業(yè)帶來(lái)的種種問(wèn)題而對(duì)其深惡痛絕。然而，不論是褒是貶，中國(guó)應(yīng)用ERP軟件的企業(yè)在逐漸增多。這其中不僅包括如沈陽(yáng)第一機(jī)床廠、國(guó)家電網(wǎng)、中國(guó)石油等大型國(guó)有或股份制企業(yè)，也包括各類私企、外企、合資企業(yè)。可以說(shuō)，ERP管理了中國(guó)絕大多數(shù)企業(yè)，包括很多小微企業(yè)。

一、ERP軟件在中國(guó)小微企業(yè)應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）ERP主要應(yīng)用模塊

一個(gè)成熟企業(yè)所包含的所有模塊都是ERP系統(tǒng)所涉及的應(yīng)用模塊。這其中包括生產(chǎn)管理、庫(kù)存管理、財(cái)務(wù)管理等主要業(yè)務(wù)模塊，也包括質(zhì)量管理、客戶關(guān)系管理、人力資源管理等輔助部門的業(yè)務(wù)模塊。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，ERP系統(tǒng)也在不斷發(fā)展。

（二）中國(guó)小微企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀

我國(guó)現(xiàn)處于并且將長(zhǎng)期處于社會(huì)主義初級(jí)階段，所以以公有制為主體、多種所有制經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展是現(xiàn)階段的基本經(jīng)濟(jì)制度。為了適應(yīng)在社會(huì)主義初級(jí)階段生產(chǎn)力發(fā)展不平衡、多層次的狀況，多種所有制經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展，是符合社會(huì)主義的基本要求的。而我國(guó)企業(yè)的大群體中，有一部分企業(yè)是不容忽視的，那就是“小微企業(yè)”。

在2017年9月2日，國(guó)家工商行政管理總局黨組書記、局長(zhǎng)張茅在“主力小微企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展高層論壇”上至此時(shí)指出：“從國(guó)際上看，高度重視小微企業(yè)發(fā)展，已經(jīng)成為普遍趨勢(shì)?！辈粌H僅是國(guó)內(nèi)，國(guó)際上對(duì)小微企業(yè)都有著共同的認(rèn)知，那就是：小微企業(yè)非常重要，但也非常脆弱，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中常常處于弱勢(shì)，需要國(guó)家政策予以特殊支持。如，德國(guó)政府將中小企業(yè)視為“市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的心臟”，是“增長(zhǎng)和就業(yè)的發(fā)動(dòng)機(jī)”。瑞士把中小企業(yè)譽(yù)為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的“脊梁”。（引自中國(guó)青年網(wǎng)2017年9月2日“國(guó)家工商總局張茅：重視小微企業(yè)發(fā)展已成國(guó)際普遍趨勢(shì)”一文。）

然而，在當(dāng)前中國(guó)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)放緩，及結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型的雙重壓力下，中國(guó)的小微企業(yè)面臨著巨大的生存壓力。這些壓力不僅僅包括外部環(huán)境，如國(guó)有企業(yè)或大型民營(yíng)企業(yè)的業(yè)務(wù)擠壓，也包括企業(yè)內(nèi)部的問(wèn)題，如企業(yè)管理者對(duì)未來(lái)發(fā)展沒(méi)有明確認(rèn)知，對(duì)市場(chǎng)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，融資困難，員工工作積極性不夠高等。這些問(wèn)題使得小微企業(yè)在中國(guó)的發(fā)展舉步維艱。盡管國(guó)家已經(jīng)提出一系列幫扶政策，但是基于企業(yè)基數(shù)大、行業(yè)分散等各方面局限，如何自救才應(yīng)該是企業(yè)管理者考慮的問(wèn)題。

（三）ERP軟件在中國(guó)小微企業(yè)應(yīng)用現(xiàn)狀

針對(duì)上述問(wèn)題，很多小微企業(yè)管理者開始尋求解決方案。首當(dāng)其沖的就是引入更高效的工具來(lái)協(xié)助企業(yè)管理者進(jìn)行管理，即安裝ERP軟件。如前文所言，ERP軟件包含整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中所有模塊，而小微企業(yè)對(duì)于其中的某些步驟可以進(jìn)行省略或簡(jiǎn)化，如一些企業(yè)并沒(méi)有生產(chǎn)步驟，所以很多簡(jiǎn)化的或有針對(duì)性的ERP軟件應(yīng)運(yùn)而生。速達(dá)、智商、金蝶等財(cái)務(wù)軟件，就是財(cái)務(wù)模塊的企業(yè)管理化應(yīng)用。這些針對(duì)某一個(gè)或某幾個(gè)模塊的功能性軟件受到了小微企業(yè)管理者的一致推崇。

但是，在使用過(guò)程中，有一些常見(jiàn)的問(wèn)題，總會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的攔路石。下面就常見(jiàn)的幾個(gè)問(wèn)題進(jìn)行描述，并提出一些可行的解決方案。

二、中國(guó)小微企業(yè)應(yīng)用ERP軟件所存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)管理者不重視

正如在地處廣東的居民家中安裝可制暖的空調(diào)一般。在冬季只能持續(xù)一兩個(gè)月的廣東，制暖空調(diào)帶來(lái)的作用看似微乎其微。很多企業(yè)管理者對(duì)待ERP軟件的態(tài)度，正如廣東人民對(duì)待制暖空調(diào)。他們知道，ERP軟件可以有效地解決他們的問(wèn)題，但是因?yàn)槠髽I(yè)自身規(guī)模所限，或者對(duì)ERP軟件的錯(cuò)誤認(rèn)知，他們并不能正視ERP可以為企業(yè)帶來(lái)的巨大效用。試想，盡管廣東地處祖國(guó)南部，但是冬天的時(shí)候室內(nèi)的潮濕和陰冷并不亞于北方。這種時(shí)候，一臺(tái)可以制暖的空調(diào)是多么的恰到好處。而只考慮到全年的平均氣溫，并不能讓用戶正確判斷這次投資是否值得。

很多企業(yè)管理者引入ERP軟件是從眾和獵奇的心理。但是當(dāng)?shù)弥I入軟件只是開始，之后需要耗費(fèi)更多的精力來(lái)建立完整體系，以及在日常生活中進(jìn)行維護(hù)和定時(shí)更新，他們便退縮了。寧愿現(xiàn)在少進(jìn)行100元的時(shí)間、人工投入，也不愿在將來(lái)獲得可能因系統(tǒng)化而帶來(lái)的100萬(wàn)元的回報(bào)。這種行為看似不合邏輯，但目前大部分的小微企業(yè)管理者都會(huì)如此選擇。

（二）責(zé)任分配混亂

有些企業(yè)順應(yīng)市場(chǎng)潮流，買入并安裝了ERP軟件。對(duì)于小微企業(yè)來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)、采購(gòu)、庫(kù)存模塊是企業(yè)管理者的首選。然而，企業(yè)管理者在進(jìn)行大致的布置之后，便放松了對(duì)系統(tǒng)的監(jiān)管。因小微企業(yè)人數(shù)較少，很多員工身兼數(shù)職，很容易出現(xiàn)責(zé)任分配不到人或者責(zé)任重疊的混亂情況。例如，甲員工以為，錄入今天的采購(gòu)單是乙員工的職責(zé)，而乙員工偏偏認(rèn)為是甲的責(zé)任。最終結(jié)果便是這一天的采購(gòu)單并沒(méi)有錄入進(jìn)系統(tǒng)。責(zé)任分配混亂的根本原因還是企業(yè)管理者對(duì)ERP軟件的認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有直接責(zé)任到人?？尚械慕鉀Q方案會(huì)在下一章列出。

（三）直接引入標(biāo)準(zhǔn)化流程，缺少客制化設(shè)計(jì)

所有的ERP軟件都是依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)管理流程設(shè)計(jì)的。為了滿足市面上大多數(shù)企業(yè)的規(guī)范，每一個(gè)出廠的ERP軟件流程都是簡(jiǎn)單的，基礎(chǔ)的，并且有著很大的配置空間的。ERP軟件開發(fā)商希望，企業(yè)管理者在充分了解ERP軟件之后，可以結(jié)合自身企業(yè)的特點(diǎn)，配置或自開發(fā)出適應(yīng)自己企業(yè)的軟件。

然而，很多企業(yè)管理者并沒(méi)有領(lǐng)會(huì)ERP軟件開發(fā)商的良苦用心。他們并沒(méi)有對(duì)自身企業(yè)進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，不了解企業(yè)的特殊需求，使得在引入ERP軟件時(shí)，不能為實(shí)施商提供有效的配置需求。實(shí)施商因此只能按照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行配置，而這些需要進(jìn)行客制化設(shè)計(jì)的部分就被遺失了。最后很有可能導(dǎo)致軟件應(yīng)用不順暢，或者根本無(wú)法應(yīng)用等問(wèn)題。輕則該軟件使用率大幅下降，重則影響整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。因未正確應(yīng)用ERP軟件而使得企業(yè)破產(chǎn)或重組的案例比比皆是，企業(yè)管理者應(yīng)該重視起來(lái)。

（四）數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或更新不及時(shí)

即便企業(yè)管理者重視ERP軟件的使用，缺少即時(shí)更新和準(zhǔn)確錄入，ERP軟件依舊無(wú)法發(fā)揮它的作用。在軟件使用初期，需要將企業(yè)原有數(shù)據(jù)以人工的方式導(dǎo)入到系統(tǒng)中。在這個(gè)過(guò)程中，由于人員水平差異、企業(yè)原先的賬務(wù)可能存在的問(wèn)題、數(shù)據(jù)量過(guò)大等等原因，很難保證初始數(shù)據(jù)的百分百準(zhǔn)確。不僅如此，因?yàn)閱T工對(duì)ERP軟件語(yǔ)言的不熟悉，即便是在安裝顧問(wèn)的幫助下，企業(yè)員工也不一定會(huì)為安裝顧問(wèn)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。這可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤或冗余，而這些是非專業(yè)人士無(wú)法解決的。

在軟件使用過(guò)程中，因?yàn)樨?zé)任分配不當(dāng)、企業(yè)特殊業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)自身問(wèn)題等，也可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)更新不及時(shí)的現(xiàn)象。這對(duì)于軟件的準(zhǔn)確性也有著致命性的影響。

三、解決ERP應(yīng)用問(wèn)題的方法

（一）引起負(fù)責(zé)人重視，從上至下改變企業(yè)對(duì)ERP軟件的態(tài)度

企業(yè)管理者是一個(gè)企業(yè)的指路明燈，也是企業(yè)發(fā)展的方向標(biāo)。尤其是小微企業(yè)，老板與員工直接面對(duì)面，管理者的情緒和態(tài)度很容易對(duì)員工產(chǎn)生決定性影響。如果企業(yè)管理者對(duì)ERP軟件持漠視或懷疑態(tài)度，即便企業(yè)引入了ERP軟件，員工也會(huì)同樣選擇不將其當(dāng)成重要的事。

ERP軟件供應(yīng)商應(yīng)為企業(yè)管理者提供詳盡培訓(xùn)課程，用數(shù)據(jù)化、圖表化詳細(xì)講解ERP對(duì)企業(yè)的影響，使企業(yè)管理者對(duì)ERP軟件及其對(duì)企業(yè)的優(yōu)勢(shì)和缺陷有詳細(xì)的了解。同時(shí)，軟件供應(yīng)商應(yīng)對(duì)企業(yè)進(jìn)行細(xì)致的市場(chǎng)評(píng)估，并與企業(yè)管理者協(xié)商可行的實(shí)施方案。通過(guò)繪制藍(lán)圖，建立日?qǐng)?bào)周報(bào)等匯報(bào)形式，在項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程中與企業(yè)及時(shí)溝通改進(jìn)，使得軟件最大限度地貼合企業(yè)的實(shí)際情況，滿足企業(yè)實(shí)際的需求。某項(xiàng)目藍(lán)圖示例，如圖2-1。

（二）建立企業(yè)內(nèi)部專業(yè)ERP軟件管理部門，對(duì)軟件實(shí)施監(jiān)督管理

麻雀雖小，五臟俱全。即便是只有幾十人的小微企業(yè)，也會(huì)設(shè)立市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部、倉(cāng)庫(kù)、售后部門等等。同樣，在引入ERP軟件之后，也可以設(shè)立ERP軟件管理部門，對(duì)軟件自身性能進(jìn)行監(jiān)控，同時(shí)對(duì)其他部門的員工在使用過(guò)程中遇到的困難進(jìn)行及時(shí)解決。有些企業(yè)管理者會(huì)質(zhì)疑，設(shè)立這樣的部門是否是資源浪費(fèi)的行為。但正如無(wú)論飛機(jī)晚點(diǎn)多長(zhǎng)時(shí)間，都要進(jìn)行全面細(xì)致的檢查一樣，只有保證了系統(tǒng)運(yùn)行的正常，才能使企業(yè)的飛行更加穩(wěn)妥，更加迅猛。

（三）與軟件供應(yīng)商做好詳細(xì)溝通，明確企業(yè)目前面臨的難點(diǎn)和痛點(diǎn)

正規(guī)的ERP軟件供應(yīng)商不僅僅售賣產(chǎn)品，也提供安裝調(diào)試的服務(wù)。在這些服務(wù)中，軟件實(shí)施顧問(wèn)會(huì)與企業(yè)管理者以及企業(yè)中的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人一道，詳細(xì)分析企業(yè)的現(xiàn)狀，市場(chǎng)需求，面臨的問(wèn)題，需要改進(jìn)的方面等等。之后依據(jù)這些詳盡的調(diào)查，制定詳細(xì)的實(shí)施方案。

詳細(xì)的實(shí)施方案包括總體實(shí)施計(jì)劃，詳細(xì)的月、周、日計(jì)劃等。圖2-2所示為蜀漢集團(tuán)K/3 Cloud系統(tǒng)總體實(shí)施計(jì)劃示例。圖2-3所示為某項(xiàng)目?jī)?nèi)部實(shí)施日?qǐng)?bào)示例。

（四）建立明確的軟件使用規(guī)章制度

企業(yè)的規(guī)章制度是企業(yè)的運(yùn)行準(zhǔn)則，也是每個(gè)員工必須遵從的原則。將軟件的使用正式化、程式化，讓員工從根本上重視起來(lái)，是一種切實(shí)有效的推廣方法。

成立對(duì)應(yīng)的監(jiān)管部門，依據(jù)所制定的規(guī)章制度進(jìn)行監(jiān)督管理，不僅可以將企業(yè)管理者從中解放出來(lái)，也會(huì)讓員工更有責(zé)任感。如果企業(yè)管理者覺(jué)得單獨(dú)設(shè)立一個(gè)部門太浪費(fèi)資源，也可以委派各個(gè)部門中的某個(gè)人形成監(jiān)管小組，負(fù)責(zé)監(jiān)管自己部門內(nèi)部的系統(tǒng)問(wèn)題。這樣可以避免監(jiān)管人員對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉而引起的問(wèn)題，更加高效地完成系統(tǒng)產(chǎn)生的問(wèn)題，及時(shí)更新數(shù)據(jù)，發(fā)揮系統(tǒng)的最大作用，提升企業(yè)的發(fā)展空間。

四、總結(jié)

本文針對(duì)小微企業(yè)在引入ERP軟件并進(jìn)行實(shí)施的過(guò)程中可能遇到的問(wèn)題以及相應(yīng)的解決方案進(jìn)行了闡述。當(dāng)然，小微企業(yè)在未來(lái)發(fā)展中所面臨的市場(chǎng)問(wèn)題，以及市場(chǎng)對(duì)小微企業(yè)的態(tài)度，都會(huì)影響其發(fā)展。ERP軟件只是輔助的工具，不是救命的良藥。只有腳踏實(shí)地，努力奮斗，才是企業(yè)發(fā)展切實(shí)的解決方案。

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（作者任職于沈陽(yáng)工學(xué)院職業(yè)教育學(xué)院）