淺議國有企業(yè)基層辦公室秘書溝通協(xié)調(diào)工作技巧

【摘 要】 隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，很多大型國有企業(yè)基層也逐步開始設立辦公室，對企業(yè)的日常運營進行統(tǒng)籌規(guī)劃、上傳下達，而基層辦公室秘書直接面對一線職工，基層群眾，溝通協(xié)調(diào)技能便顯得尤為重要。本文結合實際，對新形勢下，基層辦公室秘書應具備的溝通技巧進行了簡述。

【關鍵詞】 國有企業(yè) 秘書 溝通協(xié)調(diào) 工作技巧

作為綜合性服務部門，辦公室在企業(yè)運營中處于核心位置，且職能相當廣泛，它的工作直接影響到企業(yè)發(fā)展、規(guī)劃布局、整體效率。而秘書工作者作為領導的參謀和助手，發(fā)揮著上傳下達、會議會務、請示匯報、工作洽談、調(diào)查研究、信訪接待等作用，辦公室秘書不僅要與上級部門做好匯報協(xié)調(diào)工作，及時領會要義，還要對下級部門做好傳達溝通，與各部門之間協(xié)調(diào)配合，與外部企業(yè)做好洽談。因此，語言表達能力的缺失，對于辦公室人員來說如同“茶壺里煮餃子——有貨倒不出”，溝通、參與、協(xié)調(diào)和組織作用也就無法發(fā)揮。

一、溝通協(xié)調(diào)職能

1.與上級部門的溝通協(xié)調(diào)

鑒于基層辦公室工作職能的多樣性，辦公室秘書首先承擔著與上級各部門溝通協(xié)調(diào)的功能，不僅要直接對接上級辦公室，處理值班情況、會議排表、平安周報等，還要對接上級各部門，如行保、人力、財務、工會等各職能部門，辦公室人員在溝通過程中要注意一下幾點。

一是要明確自身定位，時刻銘記自己的助理身份，不要越權、擅自做主，在匯報工作時要以客觀事實依據(jù)為基礎，不要添加個人主觀色彩，誤導上級部門作出判斷。二是要做好充分準備。匯報簡明扼要，突出重點，條理清晰，在不瞞報、漏報的前提下，讓上級部門能夠直觀、快速地了解實際情況。三是要對各部門職責分工有清晰的認識，對各部門分管工作有一定的了解，結合各部門不同的工作性質(zhì)、職能、特點、一貫的處事風格進行有針對性地溝通，以提高工作效率。

2.與本級各部門之間的溝通協(xié)調(diào)

辦公室作為樞紐部門，與各部門之間存在事務交叉的地方較多，如在進行值班安排、會議安排、派車、差旅、后勤等各項工作時，都要與各部門協(xié)調(diào)時間、場地、人員、內(nèi)容，有些時候一項工作的完成，通常由辦公室牽頭，由其它部門共同配合進行，因此，與各部門之間的溝通協(xié)調(diào)是辦公室日常工作中最重要的一環(huán)。

這就要求我們首先要有團隊合作精神，體現(xiàn)企業(yè)凝聚力、向心力，把工作的圓滿完成作為最終目標，避免推諉扯皮，逃避塞責。其次要有嚴謹務實精神，作為航天企業(yè)，我們大力提倡航天三大精神，秉承嚴謹務實的工作作風，在辦公室工作瑣碎的工作中有條不紊。最后要真誠隨和，尊重同事，有效溝通，建立健全溝通機制，避免各部門之間的矛盾。

3.與下級單位的溝通

下級單位作為企業(yè)的基層，一線，崗位種類多且較為復雜，辦公室人員要及時了解基層的實際情況，深入基層，既要傳達企業(yè)領導層的決策，還要反映基層的呼聲，將執(zhí)行情況及時反饋。此外，辦公室人員還應該具備較強的共情能力、換位思考能力，及時察覺基層的困難，掌握一線動態(tài)，具備一定的述情能力，注意自己的措辭，巧妙且靈活地表達上級的指示精神。

二、提高溝通協(xié)調(diào)能力的方法

1.把握規(guī)律，善于表達

切實掌握語言藝術的基本特征（語境特征、心理特征、表達特征）及語言表達的基本規(guī)律，遵從行業(yè)內(nèi)表述的基本要求，在談話、匯報、交流中運用詞、句、音調(diào)、動作等方式，多用詢問、征求意見的語氣與人交流，使對話自然大方、真實親切、恰到好處。

2.善于聆聽，有的放矢

善于聆聽，洞察他人心理，分清場合，誠心、專心，耐心、細心，傾聽各種意見、要求、反映，從而準確進行上傳下達。在培訓、學習、實踐中多鍛煉，有的放矢，不斷提高個人語言表達能力。

3.三思后言，得體說話

把握好說話的對象、場合、時機、心境，明確交流的對象。向領導匯報工作，就要了解領導聽匯報的習慣，是要求慢慢細說，還是簡要概述。面對不同的交流對象，應該在溝通方式、表達內(nèi)容上都有所區(qū)別?？辞逭f話的場合。“到什么山上唱什么歌”，秘書工作者說話時必須考慮時間、地點和氣氛，語言表達應與周圍環(huán)境氣氛相協(xié)調(diào)。選擇說話的時機。根據(jù)具體情況，哪些話能講，哪些話不能講，哪些話什么時候講，要看當時說者的感覺和經(jīng)驗而定。注意聽者的心境。秘書工作者說話時，應把對方當時的心境作為一個基本前提加以考慮。善于察言觀色，注意方式方法。

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作者簡介：郝超穎（1992年7月），女，漢，山西，工程師，碩士研究生，中國航天科技集團公司第一研究院航天幼兒園，研究方向企業(yè)管理、辦公室工作。