高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

劉 芬，陸家蘭

（北京農(nóng)學(xué)院 教務(wù)處，北京 102206）

一、高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)背景

隨著高等教育改革的進(jìn)一步推進(jìn)，教務(wù)管理工作量越來(lái)越大，教務(wù)人員緊缺問(wèn)題普通存在于各個(gè)高校。以學(xué)籍管理人員為例，不僅要維護(hù)好每位在校生的學(xué)籍信息、管理好每位在校生的學(xué)籍檔案、開(kāi)具在校生的各類(lèi)證明、制作發(fā)放每位應(yīng)屆畢業(yè)生的畢業(yè)證書(shū)和學(xué)位證書(shū)，還要補(bǔ)開(kāi)往屆畢業(yè)生的畢業(yè)證明書(shū)、學(xué)位證明書(shū)、入學(xué)登記表等，除此以外，每年還要填報(bào)各級(jí)各類(lèi)管理部門(mén)的大量數(shù)據(jù)，如高等學(xué)?；鶎訄?bào)表數(shù)據(jù)、本科審核評(píng)估數(shù)據(jù)、新生入學(xué)注冊(cè)、在校生學(xué)年注冊(cè)、畢業(yè)生學(xué)歷注冊(cè)、畢業(yè)生學(xué)位上報(bào)等。

對(duì)于教務(wù)管理人員來(lái)說(shuō)，管理效率低、質(zhì)量不高的最重要原因就是工作過(guò)于繁雜。這是高校教務(wù)管理工作者需要經(jīng)常面臨的一個(gè)現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題。同時(shí)，高校教務(wù)管理存在一定的周期性、重復(fù)性和規(guī)律性，如何把準(zhǔn)脈絡(luò)、抓住關(guān)鍵、弄清規(guī)律、提高效率，也是高校教務(wù)管理者需要長(zhǎng)期探索的一個(gè)永久性課題。

經(jīng)過(guò)多年的校園信息化建設(shè)，學(xué)校建立了教務(wù)管理系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)化手段，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上選課、網(wǎng)上錄成績(jī)、網(wǎng)上借教室等功能，極大地方便了全校師生，在學(xué)校教學(xué)、管理和服務(wù)等方面發(fā)揮了重要作用。為了進(jìn)一步提升教務(wù)管理信息化程度，減輕工作人員負(fù)擔(dān)，簡(jiǎn)化學(xué)生辦事流程，筆者主持建設(shè)了高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)。

二、高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)的需求分析

當(dāng)今高校招生規(guī)模迅速擴(kuò)大、招生種類(lèi)越發(fā)細(xì)化、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)頻繁產(chǎn)生，給高校學(xué)籍管理帶來(lái)了很大的難度，高校學(xué)籍信息管理對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)高度依賴(lài)，離開(kāi)教務(wù)管理系統(tǒng)高校學(xué)籍管理難以為繼。高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)以教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，與學(xué)生一卡通系統(tǒng)做接口，整合學(xué)生火車(chē)票優(yōu)惠卡自助充磁機(jī)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自助打印和自助充磁，使教務(wù)管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，提高教務(wù)管理效率，提升教務(wù)服務(wù)水平。

1.業(yè)務(wù)需求

自助打印系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求：隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大、國(guó)際化辦學(xué)的加強(qiáng)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及全球化的推動(dòng)，出國(guó)出境留學(xué)、交流、旅游人數(shù)也逐年增加，學(xué)生需要開(kāi)具的各類(lèi)中英文證明的種類(lèi)、數(shù)量都在遞增，單教務(wù)處學(xué)籍管理這一塊，每日要接待開(kāi)各種證明的學(xué)生都應(yīng)接不暇。一方面，負(fù)責(zé)的教師瑣事纏身、疲于應(yīng)付，重要的是由于前來(lái)辦事的學(xué)生太多，根本不能離開(kāi)辦公室，造成教師沒(méi)辦法當(dāng)面聆聽(tīng)上級(jí)精神、參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、錯(cuò)失提高自身素質(zhì)和晉升晉級(jí)的機(jī)會(huì)；另一方面，學(xué)生辦事不順暢，滿(mǎn)意度低。

火車(chē)票優(yōu)惠卡自助充磁業(yè)務(wù)需求：2017年9月以前，學(xué)校沒(méi)有進(jìn)行二級(jí)管理，都是負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的教師向教育部打報(bào)告寫(xiě)申請(qǐng)，教育部批準(zhǔn)后，制卡單位給學(xué)校郵寄合同，負(fù)責(zé)教師去財(cái)務(wù)處辦理借款手續(xù)給制卡單位打款，制卡單位收到款項(xiàng)后，給學(xué)校郵寄發(fā)票和優(yōu)惠卡，學(xué)校收到優(yōu)惠卡后，給每個(gè)京外學(xué)生粘貼優(yōu)惠卡，手工逐個(gè)填寫(xiě)乘車(chē)區(qū)間并寫(xiě)卡讀卡，整個(gè)流程走下來(lái)，再加上打印學(xué)生證、給學(xué)生證貼照片、蓋鋼印等的時(shí)間，京外學(xué)生還沒(méi)拿到學(xué)生證，寒假火車(chē)票已經(jīng)開(kāi)售了，負(fù)責(zé)教師工作量大，不堪重負(fù)，同時(shí)學(xué)生滿(mǎn)意度也低，事倍功半，筆者負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作后，也曾想過(guò)仿效某些高校，實(shí)行二級(jí)管理，把學(xué)生證和優(yōu)惠卡辦理事宜下放到二級(jí)學(xué)院，經(jīng)過(guò)仔細(xì)了解，二級(jí)學(xué)院一線管理者，如教學(xué)秘書(shū)、輔導(dǎo)員工作量也都非常大，推到二級(jí)學(xué)院，難度也非常大。

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的摸索，筆者在同事的幫助下，通過(guò)在墻上打眼等方式，把充磁機(jī)掛在辦公室門(mén)外的墻上并配上操作說(shuō)明，解決了已經(jīng)寫(xiě)好卡的老生的自助充磁問(wèn)題，極大地方便了學(xué)生，自己也在一定程度上得到了解放。嘗到甜頭后，筆者進(jìn)一步琢磨，購(gòu)買(mǎi)了新型學(xué)生火車(chē)票優(yōu)惠卡充磁機(jī)，借助信息化手段，借著教務(wù)處要上自助打印系統(tǒng)的機(jī)會(huì)，和領(lǐng)導(dǎo)反復(fù)溝通，與公司反復(fù)協(xié)調(diào)，最終決定將自助打印系統(tǒng)和自助充磁系統(tǒng)集成，遂誕生了教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)。

2.業(yè)務(wù)流程

高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)依托教務(wù)管理系統(tǒng)中學(xué)生基本信息表、學(xué)籍異動(dòng)表、畢業(yè)生基本信息表等數(shù)據(jù)，與信息中心學(xué)生一卡通數(shù)據(jù)做接口，實(shí)現(xiàn)學(xué)生的單點(diǎn)登錄，學(xué)生登錄系統(tǒng)后，可以進(jìn)行在讀證明、學(xué)歷證明、學(xué)位證明等的中英文版本打印，實(shí)現(xiàn)學(xué)生證火車(chē)票優(yōu)惠卡的自助充磁。如果打印系統(tǒng)出故障，觸摸屏界面將會(huì)彈出“打印故障解決方案”頁(yè)面，頁(yè)面有二維碼和流程說(shuō)明，學(xué)生用手機(jī)掃描二維碼后，手機(jī)界面會(huì)跳轉(zhuǎn)到學(xué)校教務(wù)處下載區(qū)，學(xué)生按著流程說(shuō)明，下載填寫(xiě)相關(guān)表格自行打印后（教務(wù)自助系統(tǒng)旁邊有商業(yè)打印設(shè)備，可微信付款），到學(xué)院及教務(wù)處相關(guān)科室蓋章，整個(gè)過(guò)程流程明確，省去學(xué)生來(lái)回奔波或者打電話、管理教師對(duì)同一問(wèn)題不斷回答的麻煩。教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)有兩臺(tái)，供學(xué)生同時(shí)使用，萬(wàn)一出現(xiàn)故障，也給出了相應(yīng)的解決方案。

至于火車(chē)票優(yōu)惠卡充磁機(jī)，管理人員提前把京外學(xué)生的身份證信息上傳到云端并做好相關(guān)設(shè)置，學(xué)生掃描火車(chē)票學(xué)生優(yōu)惠卡上的二維碼，下載惠通學(xué)子APP并安裝，按提示注冊(cè)后登錄，即可使用自助終端進(jìn)行自助寫(xiě)卡、充值等操作。與舊型號(hào)火車(chē)票優(yōu)惠卡充磁機(jī)相比，新型號(hào)火車(chē)票優(yōu)惠卡充磁機(jī)除了可以實(shí)現(xiàn)老生自助充磁，還可以實(shí)現(xiàn)新生火車(chē)票優(yōu)惠卡自助寫(xiě)卡，由半自助變?yōu)槿灾瑥氐捉鉀Q了所有京外學(xué)生火車(chē)票優(yōu)惠卡寫(xiě)卡和充值的問(wèn)題，寒暑假、下班時(shí)間甚至夜間學(xué)生都可以進(jìn)行自助充磁，管理人員再也不用非上班時(shí)間被學(xué)生電話轟炸了，學(xué)生也避免了由于聯(lián)系不上管理人員而取不到回家火車(chē)票的麻煩。

3.數(shù)據(jù)流程

高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)圖

三、高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)基于SOA設(shè)計(jì)，各項(xiàng)功能被封裝成系統(tǒng)服務(wù)、數(shù)據(jù)交換服務(wù)、應(yīng)用服務(wù)，這些服務(wù)通過(guò)服務(wù)管理平臺(tái)進(jìn)行集成、注冊(cè)、管理和發(fā)布，為學(xué)生、管理人員提供相關(guān)的服務(wù)。系統(tǒng)服務(wù)為系統(tǒng)管理員進(jìn)行打印設(shè)置和后臺(tái)管理提供平臺(tái)；數(shù)據(jù)交換服務(wù)負(fù)責(zé)與數(shù)據(jù)中心共享學(xué)生校園一卡通數(shù)據(jù)，并且與教務(wù)管理系統(tǒng)共享學(xué)生學(xué)籍信息和畢業(yè)數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享；應(yīng)用服務(wù)則響應(yīng)學(xué)生的打印請(qǐng)求，當(dāng)打印出現(xiàn)故障時(shí)系統(tǒng)給出解決方案。

1.設(shè)計(jì)目標(biāo)

經(jīng)過(guò)本項(xiàng)目的建設(shè)，建成符合學(xué)校要求的學(xué)生自助服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)和教務(wù)管理系統(tǒng)的無(wú)縫集成，有利于工作人員提高工作效率、節(jié)省時(shí)間，為廣大學(xué)生提供便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)?？梢酝ㄟ^(guò)觸控終端自助操作，通過(guò)雙紙槽防偽紙實(shí)現(xiàn)在讀證明、預(yù)畢業(yè)證明、畢業(yè)證明書(shū)、學(xué)位證明書(shū)等中英文版自助打印、火車(chē)票優(yōu)惠卡自助充磁等功能。

2.功能設(shè)計(jì)

系統(tǒng)具有四個(gè)功能模塊——用戶(hù)權(quán)限管理、學(xué)生信息管理、系統(tǒng)維護(hù)、自助充磁。其中，用戶(hù)權(quán)限管理分為在校生和畢業(yè)生，登錄方式可以輸入用戶(hù)名和密碼，在校生還可以通過(guò)校園一卡通刷卡登錄，可打印在校證明、非京籍學(xué)生辦理護(hù)照證明、預(yù)畢業(yè)證明等，出紙方式為紙槽1，紙張為普通A4空白紙，已提前蓋好教務(wù)處章；畢業(yè)生還可通過(guò)刷身份證登錄，可打印中英文畢業(yè)證明、學(xué)位證明、學(xué)生登記表等，出紙方式為紙槽2，提前放入防偽紙，打印完畢后需到校辦蓋學(xué)校公章。

系統(tǒng)管理員通過(guò)后臺(tái)管理模塊進(jìn)行功能分配、觸控終端遠(yuǎn)程管理，以及進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置等。具體功能如下：功能模塊管理，可以增加新的功能，也可以刪除不需要的功能；功能分配管理，可以進(jìn)行功能的授權(quán)和收回；遠(yuǎn)程管理，可以對(duì)觸控終端進(jìn)行遠(yuǎn)程管理；系統(tǒng)設(shè)置，包括打印張數(shù)設(shè)置、打印次數(shù)設(shè)置、登錄方式轉(zhuǎn)換設(shè)置等操作；信息查詢(xún)（含操作日志），可以按時(shí)間段查看通過(guò)觸控終端打印明細(xì)，以及打印的總份數(shù)等信息。操作日志包括操作人、操作時(shí)間、操作的功能等。

3.設(shè)計(jì)特點(diǎn)

（1）安全：系統(tǒng)采用C/S架構(gòu)，保證數(shù)據(jù)安全，觸控終端經(jīng)過(guò)精心設(shè)計(jì)，保證打印紙張安全。

（2）易用：觸摸屏操作簡(jiǎn)單易用，系統(tǒng)自帶軟鍵盤(pán)，無(wú)需外接鍵盤(pán)鼠標(biāo)，避免接入其它輸入設(shè)備帶來(lái)安全隱患。

（3）高效：穩(wěn)定性好、安全性高、健壯性強(qiáng)，節(jié)約人力、物力、財(cái)力，使工作人員從重復(fù)單調(diào)繁雜事務(wù)中解脫出來(lái)，提供全天候24小時(shí)服務(wù)，方便學(xué)生。

（4）高擴(kuò)展：靈活的軟件配置，能夠方便擴(kuò)展系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員可根據(jù)工作實(shí)際需求，實(shí)時(shí)配置打印模塊，設(shè)置打印參數(shù)，進(jìn)行權(quán)限管理，為系統(tǒng)持續(xù)推廣與發(fā)展提供可能性，有利于將來(lái)教務(wù)處各部門(mén)打印工作的簡(jiǎn)化和推進(jìn)。

（5）開(kāi)放：全面支持 XML、Web Service 等當(dāng)前被普遍被采用的開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)，保證系統(tǒng)能夠與其它平臺(tái)的應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等相互交換數(shù)據(jù)并進(jìn)行應(yīng)用級(jí)的互操作和互連。

四、高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

1.培養(yǎng)學(xué)生的應(yīng)用意識(shí)

首先，不斷優(yōu)化設(shè)計(jì)，系統(tǒng)的打印內(nèi)容應(yīng)根據(jù)學(xué)生的實(shí)際需求做出調(diào)整，適應(yīng)學(xué)生多方面不斷變化的打印需求；其次，加強(qiáng)推廣宣傳，發(fā)動(dòng)教秘、輔導(dǎo)員，利用學(xué)校信息平臺(tái)、微信公眾號(hào)、本科教學(xué)平臺(tái)、教務(wù)處網(wǎng)站、學(xué)院公示欄等公共平臺(tái)，讓每個(gè)學(xué)生盡早知道系統(tǒng)的存在并盡快熟知系統(tǒng)操作流程；第三，可以選擇對(duì)班長(zhǎng)等學(xué)生進(jìn)行培訓(xùn)并制作成操作視頻掛在校內(nèi)下載區(qū)，供學(xué)生學(xué)習(xí)。

2.加強(qiáng)系統(tǒng)管理員的技術(shù)水平

首先，加強(qiáng)教務(wù)管理人員計(jì)算機(jī)水平，計(jì)算機(jī)發(fā)展日新月異，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)不斷更新迭代，云計(jì)算、云打印方興未艾，系統(tǒng)管理員只有不斷學(xué)習(xí)，才能用新技術(shù)武裝自己并為學(xué)生提供更高水平的服務(wù)。其次，教務(wù)管理人員還應(yīng)加強(qiáng)終身學(xué)習(xí)意識(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)是一方面，教育學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)等學(xué)科交叉知識(shí)以及國(guó)家、教育部、市教委、學(xué)校等相關(guān)文件及精神，只有更深刻領(lǐng)會(huì)才能更高效工作。最后，教務(wù)管理人員還應(yīng)加強(qiáng)安全保密意識(shí)，身處信息大爆炸時(shí)代，學(xué)生信息極易泄露并被不法分子利用，尤其學(xué)歷學(xué)位信息、身份證信息，一旦泄露，后果非常嚴(yán)重。最好建立有關(guān)學(xué)生學(xué)籍信息、畢業(yè)信息保密方面的規(guī)章制度，做到信息交換與共享有章可循。

3.提升系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值

高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，首先，要取得學(xué)校的支持。只有學(xué)校在政策，人力、財(cái)力、物力方面給予足夠的支持，高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)才有實(shí)現(xiàn)的可能。其次，高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用離不開(kāi)學(xué)生的支持，任何系統(tǒng)，只有用起來(lái)，其優(yōu)勢(shì)和缺點(diǎn)才能盡快暴露出來(lái)，系統(tǒng)才能不斷得以提升和完善。再次，高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)管理員需要具有統(tǒng)籌全局的眼光、溝通協(xié)調(diào)的能力、解決系統(tǒng)不斷涌現(xiàn)的各種問(wèn)題的本領(lǐng)，只有響應(yīng)及時(shí)，大家對(duì)系統(tǒng)的滿(mǎn)意度高，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)起來(lái)才能更加順利。最后，高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)本身要有特色，能解決實(shí)際問(wèn)題。不論是自助打印，還是自助充磁，都能在第一時(shí)間解決學(xué)生的燃眉之急，關(guān)鍵是打印模板可自助設(shè)置，為后期打印學(xué)生各種證明提供了多種可能性，其持續(xù)推廣和使用也就順其自然了。

目前，高校教務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)處在上線試用期，由于實(shí)用性強(qiáng)，能切實(shí)幫助學(xué)生解決實(shí)際問(wèn)題，受到學(xué)生廣泛歡迎。同時(shí)基于其強(qiáng)可擴(kuò)展性，后期在充分聽(tīng)取教務(wù)管理人員和學(xué)生意見(jiàn)的前提下將陸續(xù)上線其他打印功能，通過(guò)自助服務(wù)全方位解決學(xué)生教務(wù)方面的自助打印問(wèn)題及新生老生火車(chē)票自助充磁問(wèn)題，減輕相關(guān)管理人員工作量，提高學(xué)生服務(wù)滿(mǎn)意度，具有較好的市場(chǎng)應(yīng)用前景。