高校檔案立卷歸檔中存在的問題及對策

（西安科技大學，陜西 西安 710054）

記錄高校建設與發(fā)展、教書育人、科學研究和人事管理等工作歷史與過程重要載體的檔案，記載著歷屆數(shù)萬名莘莘學子的成長過程、歷代教職工的教育教學情況和科技成果、以及學校建設與發(fā)展歷史等，是學校發(fā)展歷程中寶貴的、獨一無二的發(fā)展歷史財富。檔案及其管理是衡量高校建設、教育教學狀態(tài)、學術水平、發(fā)展規(guī)模和管理水平的重要依據(jù)和基本標志，檔案管理也是高校管理的一項基礎性重要工作。隨著國家重視程度的不斷提高和投入力度不斷加大，高校建設、管理的現(xiàn)代化以及規(guī)模迅速擴大，各種業(yè)務也不斷增加，面對科技飛速發(fā)展的時代，這些都使得高校檔案管理工作及其改進顯得尤為重要和必不可少。但是，在高校檔案立卷歸檔實際工作中也出現(xiàn)了許多亟待解決的問題。本文結合自己多年來從事檔案管理與保存工作的實踐和體會，對檔案立卷歸檔中存在的問題進行了分析和探討，并提出了相應的對策。

一、檔案立卷歸檔中存在的問題

由于高校擴招和建設力度急速加大，招生量大增，規(guī)模不斷擴張，學校管理結構和模式相應出現(xiàn)了變化，業(yè)務量急劇上升，因此，在高校檔案管理工作中，出現(xiàn)了許多需要解決的新問題、新現(xiàn)象。其中，檔案材料的收集、立卷、歸檔是基本的起點工作，也為高校檔案館館藏提供實際對象，這些工作都出現(xiàn)了需要面對和解決的實際問題。根據(jù)檔案的性質及我國《檔案法》要求，結合檔案管理的研究成果，高校檔案館制定了相應的檔案管理、立卷、歸檔等各種制度，要求歸檔單位按檔案館制定的規(guī)范和要求進行立卷歸檔。但在實際的立卷歸檔過程中存在著許多問題，集中表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.歸檔部門不立卷，只歸檔，而且歸檔材料不完整。根據(jù)高校檔案管理辦法的要求，高校檔案管理實行部門立卷，各歸檔部門必須按照檔案館歸檔制度和規(guī)范的要求進行立卷，有關領導審核后歸檔。但在實際工作中，許多高校部門立卷無法執(zhí)行，部門兼職檔案員將文件材料從校辦等地方領回，不做任何甄別、整理、分類和立卷處理，直接交檔案館歸檔。無奈，檔案館工作人員幫其立卷，再交回部門讓領導簽字，再歸檔。更有甚者，移交材料不完整、不規(guī)范，歸檔材料有頭無尾，沒有擬文稿紙，或不在歸檔范圍。

2.立卷結果不符合基本質量要求。這主要表現(xiàn)在：（1）文件分類不科學，或不按要求分類；（2）歸檔目錄不符合要求，或者沒有案卷目錄；（3）立卷不規(guī)范，領導不簽字；（4）案卷劃分期限不準確等。

3.有些重要材料或者關鍵材料不歸檔或不及時歸檔。為了使用方便，有些部門把重要文件或材料截留下來，不及時歸檔，日久天長就可能丟失，從而可能給學校會造成巨大損失；有些部門工作拖沓，三番五次催促仍不按時歸檔，更有甚者，拖幾年都不歸檔，或不愿意歸檔。

二、檔案立卷歸檔問題產生的原因

在高校檔案立卷歸檔中所出現(xiàn)問題，歸集起來有以下幾個方面的主要原因：

1.部門領導不重視檔案工作，檔案管理意識弱。在我國《檔案法》頒布已有很多年，盡管社會檔案意識不斷提高，可是依然有一些管理人員、干部，特別是一些使用第一手文件的領導，對檔案管理的認識不正確。更有甚者，還有個別使用檔案的有關人員還不知道學校檔案館的存在，不知道歸檔這項工作。雖然檔案管理不是學校的中心工作，也非緊要工作，但它卻是一項不可或缺的基礎性工作，應當予以必要的正視，進行必要的投入，給予相應的扶助。2008年教育部國家檔案局頒發(fā)了《高等學校檔案管理辦法》，即第27號令，明確要求高校應當加強檔案管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，檔案工作由學校校長領導。。但是，一些有關負責干部處理檔案管理業(yè)務依然是“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”。因此形成錯誤指引，要么不能按照正常需求配備專業(yè)人員，要么給檔案館分配的專業(yè)檔案管理人員少；要么不重視檔案管理，或者專職檔案管理人員流動頻繁，等等。結果使高校檔案管理工作不穩(wěn)定，并造成不良影響。

2.檔案館立卷歸檔制度執(zhí)行不力。在高校中，檔案館只是一個收藏、存儲、管理檔案的業(yè)務單位，沒有其他職能和權限。有些高校的檔案管理部門只是個科級部室，掛靠在校長辦公室，由校長辦公室管理，只能指導學校部門立卷歸檔，無權強制監(jiān)督檢查。立卷歸檔只能依據(jù)高校檔案管理辦法的規(guī)定，通過制定立卷歸檔辦法和制度完成，但對相關部門的立卷歸檔情況無法監(jiān)督、檢查和制裁，立卷歸檔只能靠歸檔部門的自覺性來完成。而實際情況卻是，為了完成一個部門的立卷歸檔，檔案館研究、管理人員磨破嘴，跑斷腿，最后只要歸檔部門能把材料移交檔案館那已經非常好了。如果讓歸檔部門立卷，那就更加困難了。即使檔案移交到檔案館，也是由檔案館工作人員幫其立卷，然后歸檔。對于不完整的檔案，也只能是由檔案館的管理人員設法幫其完成立卷工作。

3.檔案立卷歸檔制度約束和激勵機制不健全。沒有約束的制度是紙上的制度，是紙上談兵。只有建立健全有約束、有激勵的檔案管理工作制度，才能順利完成檔案的立卷與歸檔。高校檔案館的立卷歸檔是檔案工作的一項重要內容，直接關系到館藏的數(shù)量和質量，以及后期的開發(fā)利用。一直以來，檔案資料立卷歸檔皆被簡單地認為是檔案館內部的一項本職專業(yè)事務，但隨著信息化、智能化以及部門之間聯(lián)系的多樣化的快速發(fā)展以及高校的迅速擴張，管理模式的變化，業(yè)務范圍的不斷擴大，規(guī)范化程度的不斷提高，立卷歸檔工作已經遠遠不止是檔案館的一項單純業(yè)務工作，它還涉及到相關需要歸檔的職能部門。但新形勢下，這種變化和新情況仍未獲得相關部門以及負責人的應有重視，因而檔案材料立卷及歸檔工作也未按照《高等學校檔案管理辦法》和《檔案法》制定相應有效的、可操作性的規(guī)章制度，相關部門的兼職檔案員也沒有認識到應有的職責。這樣，常常會造成相關部門不移交、或不按時、按規(guī)章制度移交檔案材料，或者所移交的檔案素材缺失，以及部門不甄別、不整理、不歸類、不立卷等許多問題與狀況，，但相關歸檔部門也未承擔責任，或者受到相應責罰。因此，在一些相關部門形成錯誤認識：歸不歸檔都一樣，缺乏檔案立卷歸檔的意識、積極性和責任。

三、立卷歸檔工作中高校檔案館應采取的措施

結合作者多年從事檔案管理工作的實踐，基于上述分析，要做好高校檔案的立卷歸檔，關鍵是檔案館或者檔案管理部門應制定明確的規(guī)章制度，理順檔案立卷歸檔工作流程，并照章管理。為此，檔案館或者檔案管理部門應采取以下對策：

1.加強師生員工、有關歸檔部門及其領導的檔案意識，大力宣傳《檔案法》。做好立卷歸檔工作，離不開主管部門、相關歸檔部門領導對檔案工作重要性的認識。歸根結底，檔案館或者檔案管理部門的職責是做好學校的檔案管理，也即做好高校具有保存價值檔案的收集、甄別、立卷、歸檔、管理以及開發(fā)利用。但實際中，如上所述，檔案館從開始接收檔案就存在許多問題，這些問題直接反映著高校檔案館管理與運行中存在著業(yè)務流程不暢、管理與制度錯亂、制度不完備而健全等眾多問題。接收檔案材料的亂象，直接反映出檔案館管理狀況的不健全。它反映了從立卷質量、歸檔范圍、材料數(shù)量、管理制度、檔案工作人員的業(yè)務素質以及師生員工對檔案的態(tài)度等各個方面的實際情況。因此，檔案館應從加強師生員工到領導干部的檔案意識著手，成立以校領導為主任，學校各職能部門主管負責人為成員的校檔案工作委員會，按照制度始終如一地定期召集會議，傾聽檔案管理情況匯報，討論、研究學校檔案建設的關鍵問題和重大事項，幫助解決檔案管理工作中存在的問題與困難。各職能部門積極配合檔案館舉辦形式多樣的《檔案法》及其管理宣傳活動。事實證明，領導的重視和支持是加強和促進檔案工作的關鍵。將會提高師生員工對檔案的認識，激發(fā)部門兼職檔案員的積極性，促進做好立卷歸檔工作，并最終保證立卷歸檔的質量。

2.加強檔案制度建設，健全檔案管理法規(guī)和行業(yè)制度，賦予執(zhí)法職能，提高管理規(guī)范化程度。我國《檔案法》和《高校檔案實體分類法》已實施多年，2008年教育部在《高校檔案實體分類法》的基礎上，又頒發(fā)了《高等學校檔案管理辦法》既第27號令。增強了違法懲誡力度和檔案管理過程中執(zhí)法的可操作性，這些都為做好檔案管理工作奠定了堅實的法律基礎。高校檔案館或者檔案管理部門應當積極響應，并盡快建立、完善、健全檔案管理法規(guī)和規(guī)章制度，制定出相應的細則化規(guī)定、制度、流程和辦法，切實落實并實施《檔案法》所賦予的使命、職責與權限。對于關鍵的檔案立卷歸檔問題，要嚴格依照法規(guī)、制度和業(yè)務流程辦理，對于嚴重違反法規(guī)、制度的部門應嘗試逐步依法給予相應的懲處，從而維護《檔案法》等法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的威嚴，實現(xiàn)管理過程中依法規(guī)范、引導和警示各級相關人員的檔案意識，推動檔案立卷歸檔工作實踐中現(xiàn)有通病的根治。

3.構建激勵鞭策機制，強化立卷歸檔制度。加強立卷歸檔工作，還需要建立一種激勵和鞭策立卷歸檔制度，從而充分調動高校歸檔職能部門領導和兼職檔案員的積極性。例如，在職能部門領導和兼職檔案員的年終考核、評優(yōu)選先、部門目標考核等工作中，建立立卷歸檔工作參數(shù)因子，把立卷歸檔工作完成與否，以及完成情況加入硬性考核指標中，對于沒按規(guī)章制度要求做好立卷歸檔工作的予以足夠的反映或在評優(yōu)選先中實行一票否決制等。通過這些措施，將立卷歸檔工作中存在的問題反映于制度、規(guī)范和工作流程中，并將問題扼殺于萌芽之中，從而保證了立卷歸檔的順利進行及其質量。

4.相關主管部門和職能部門齊抓共管。第一，檔案館或檔案管理部門應把檔案業(yè)務指導納入檔案工作人員職責之中，按時按要求指導歸檔部門兼職檔案員歸檔，并檢查立卷質量，切實提高部門歸檔的整體水平。第二，提高部門領導和兼職檔案員的檔案意識，并建立穩(wěn)定的兼職檔案員隊伍。有些歸檔部門的立卷歸檔質量低下、不符合要求，主要原因是歸檔職能部門頻繁更換兼職檔案員，使得相應的立卷歸檔技能和業(yè)務水平低下。因此，加強并穩(wěn)定兼職檔案隊伍，并進行相應的業(yè)務教育和技能訓練，對于提高部門立卷歸檔水平還十分必要。在培訓兼職檔案員立卷歸檔的過程中，應重點培訓兼職檔案員的實際操作能力，采用實際操作、參觀模范典型、以及實際考核等辦法，強化兼職檔案員的業(yè)務技能和素質培訓，使兼職檔案員的技能、理論水平雙提高，保證檔案館立卷歸檔整體工作水平的提高。

總之，在立卷歸檔工作中，檔案館應依據(jù)《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，建立以檔案館為中心的立卷歸檔工作規(guī)章制度和業(yè)務流程，并應成立以主管校領導為主任，各歸檔職能部門負責人為成員的高校檔案工作委員會，規(guī)范、科學化檔案工作，杜絕不合格檔案入館，確保檔案文件的歷史聯(lián)系和完整性，提高館藏質量，豐富館藏內容，使館藏檔案發(fā)揮其真正的開發(fā)利用功能，為廣大師生提供有力的服務，為高校的發(fā)展做出應有貢獻。