談幼兒園的檔案管理

福建省實(shí)驗(yàn)幼兒園 肖 丹

檔案是各級各類單位、社會組織和個(gè)人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的原始記錄。檔案管理在幼兒園建設(shè)中承載著重要的作用，它是幼兒園歷史、文化、管理的綜合反映，對改善和推進(jìn)幼兒園建設(shè)，促進(jìn)辦學(xué)品質(zhì)的提升有重要作用。

一、幼兒園檔案的功能

幼兒園檔案是幼兒園各項(xiàng)工作形成的，具有保存、查考、利用價(jià)值的不同載體的歷史記錄。它見證了幼兒園成長與發(fā)展的軌跡，是幼兒園文化和經(jīng)驗(yàn)的累積，也是幼兒園各項(xiàng)評估、審計(jì)的重要依據(jù)，更是幼兒園規(guī)劃未來工作的可靠借鑒。筆者所任職的福建省實(shí)驗(yàn)幼兒園是一所省級示范性幼兒園，也是檔案A級單位。幼兒園領(lǐng)導(dǎo)和管理層對檔案管理十分重視，不僅指派行政園長分管檔案工作，建立了檔案室，配置了現(xiàn)代辦公輔助設(shè)備，配備了檔案員，還將檔案管理列入本園的工作計(jì)劃，建立了嚴(yán)格的檔案管理制度，確保檔案工作的順利開展，從而使檔案管理更好地為幼兒園教育教學(xué)及各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

(一)檔案再現(xiàn)了幼兒園的歷史和發(fā)展軌跡

幼兒園在發(fā)展中會不斷積累人事、基建、財(cái)政管理等具有重要?dú)v史意義的資料。我園檔案室完整保留了建園初始的主管單位的辦園申請，包括辦園規(guī)模、園所命名、人員編制、招生范圍、資產(chǎn)配置等檔案資料，這些脈絡(luò)清晰、真實(shí)可信的檔案再現(xiàn)了幼兒園的發(fā)展歷程，對后輩教職員工了解園所變遷、籌建園史展、介紹建園歷史、分析園所發(fā)展規(guī)劃提供了寶貴的原始資料，是幼兒園發(fā)展建設(shè)的濃縮，更是歷屆園所管理者的工作痕跡和園所榮譽(yù)的綜述。

(二)檔案佐證幼兒園教改水平和保教質(zhì)量

系統(tǒng)、健全的幼兒園檔案管理，能為提升保教質(zhì)量、促進(jìn)教研改革提供寶貴史料和研究痕跡，這也是衡量園所保教質(zhì)量和教育教研水平的重要依據(jù)。不管是幼兒園的課程建設(shè)還是每一個(gè)研究課題的立項(xiàng)、計(jì)劃的制訂、研究的過程和成果驗(yàn)收所保存的檔案，都充分體現(xiàn)了教研工作的真實(shí)性和細(xì)致性。這些過程性資料都是幼兒園彌足珍貴的教學(xué)參考和幼兒園品質(zhì)的佐證。

(三)檔案管理提供幼兒園評估考核依據(jù)

幼兒園工作會經(jīng)常接受各種評估、審計(jì)、檢查，其中很重要的一項(xiàng)內(nèi)容是通過查看大量的原始檔案材料，以此為依據(jù)做出評估，此時(shí)檔案管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性直接反映了園所的工作實(shí)績。評估人員將通過查閱制度建設(shè)、賬目材料、會議記錄、活動方案、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、各類檢查的表簿卡等檔案資料，了解受檢項(xiàng)目的實(shí)施和操作。如果日常檔案管理工作很完善，幼兒園就可從容面對評估，有備無患，面對各類查詢調(diào)檔會胸有成竹。由此可見，檔案管理越規(guī)范，檔案資料越齊全，就能更好地應(yīng)對各類評估考核。

二、幼兒園檔案管理的要點(diǎn)

(一)科學(xué)管理，發(fā)揮幼兒園檔案的價(jià)值

幼兒園檔案來源廣泛，黨政管理、園務(wù)管理、財(cái)務(wù)工作、教育教研、安全工作、衛(wèi)生保健等各項(xiàng)活動都會產(chǎn)生資料。這些資料經(jīng)過整理分類、編碼裝訂、立卷編目、歸檔裝盒等程序就形成了具有保存、查考、利用價(jià)值的檔案。檔案的管理，不是單純的材料堆疊或封存，應(yīng)是系統(tǒng)管理，因此，提高檔案管理意識，科學(xué)管理，嚴(yán)格建檔，才能充分發(fā)揮幼兒園檔案管理的價(jià)值和功能效應(yīng)。

1.強(qiáng)化檔案管理意識，樹立人人有責(zé)的檔案管理理念

隨著幼兒園的發(fā)展，檔案管理在園所管理中的重要性和使用價(jià)值逐漸突顯，除了園所內(nèi)部的檔案利用外，對外開放的園所參觀、國培研修的跟崗指導(dǎo)、接受評估檢查工作，無不涉及檔案的介紹、提供、查閱和借鑒。這給檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化提出了更高、更新、更細(xì)的要求。因此，我園把檔案管理作為促進(jìn)幼兒園發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓。分管園長履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)，將檔案工作列入工作計(jì)劃，并定期與檔案管理員核實(shí)檔案歸整情況，查詢建檔數(shù)據(jù)，了解檔案利用反饋，協(xié)助檔案管理員理順管理檔案；檔案管理員通過保教部門和后勤部門負(fù)責(zé)人宣傳檔案作用，提高教師對積累日常資料的檔案意識，樹立人人有責(zé)的檔案管理理念，明確各部門負(fù)責(zé)收檔人的職責(zé)，做到分級負(fù)責(zé)、統(tǒng)一管理，保證檔案工作各項(xiàng)管理措施落實(shí)到位。

2.配備綜合素質(zhì)全面的檔案管理員,提高檔案管理水平

幼兒園檔案管理涉及面廣，種類繁多。檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響檔案管理質(zhì)量。我園為確保檔案管理的保密性和檔案工作的準(zhǔn)確與嚴(yán)謹(jǐn)，經(jīng)過嚴(yán)格的崗位競聘，挑選具有奉獻(xiàn)精神、責(zé)任感強(qiáng)、綜合素質(zhì)高、熟悉幼兒園各項(xiàng)工作的黨員教師兼任檔案管理員，并對檔案管理員的職能和權(quán)限做出明確規(guī)定，加強(qiáng)對檔案管理員的考核和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，鼓勵其參與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理員業(yè)務(wù)水平的不斷提高。

(二)規(guī)范操作，制訂檔案管理制度與精細(xì)化流程

1.建立健全規(guī)章制度，規(guī)范建檔要求

檔案管理的關(guān)鍵是制訂完善的檔案管理制度。檔案管理員既是制度的執(zhí)行者也是制度的監(jiān)督者。我園立足園所實(shí)際，制訂了《檔案保管制度》《檔案借閱制度》《檔案銷毀制度》《檔案安全保密制度》《檔案管理員職責(zé)》《檔案廉政風(fēng)險(xiǎn)防控》等，并認(rèn)真落實(shí)，做到收檔有時(shí)間、歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、保密有條例。同時(shí)，園領(lǐng)導(dǎo)注重教育教職員工了解自己崗位工作中有哪些需要具體歸檔的資料，關(guān)注日常積累和保存，使檔案管理工作規(guī)范、高質(zhì)、高效。

2.制訂檔案精細(xì)化流程，明確職責(zé)要求

檔案管理精細(xì)化是對檔案工作進(jìn)行分解、細(xì)化和落實(shí)，也是提升檔案制度執(zhí)行力的一個(gè)重要途徑。制訂檔案工作精細(xì)化流程，使每一項(xiàng)檔案工作的操作都能看得見、摸得著、說得準(zhǔn)，這既要求檔案管理者工作到位、盡職，也讓檔案使用者有章可循、有據(jù)可查，使剛性制度有效貫徹到每個(gè)環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用。

3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案操作程序，保證檔案質(zhì)量

統(tǒng)一留檔格式：幼兒園各個(gè)部門工作不同，書面資料形式各式各樣。從整理檔案的角度，所有歸檔材料應(yīng)整潔美觀、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、注重節(jié)約。我園經(jīng)檔案室與保教組溝通后，統(tǒng)一了格式要求——?dú)w檔材料統(tǒng)一使用A4復(fù)印紙，雙面打印，頁面設(shè)置上下各2.54厘米，左右各2.5厘米；正文用小四號宋體，行距1.5倍，標(biāo)題為小二號黑體，一號標(biāo)題黑體，二號標(biāo)題楷體；歸檔字跡要求只能用藍(lán)、黑色中性筆或者碳素墨水書寫，禁止用圓珠筆或者鉛筆書寫。

規(guī)定歸檔時(shí)間：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)明確職責(zé)，在收檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)將文件材料收集齊全。文書檔案以年度為單位，每年12月收集歸整此類檔案；教育教學(xué)檔案以學(xué)年為單位，每年7月前收集歸整此類檔案。各部門負(fù)責(zé)人按照歸檔要求整理好相應(yīng)材料并移交幼兒園檔案室，交接雙方根據(jù)交接內(nèi)容清點(diǎn)校對，并履行簽字手續(xù)。

準(zhǔn)確鑒定防重復(fù)：幼兒園工作相互聯(lián)系，各部門分工不分家，因此檔案管理員要不斷提高專業(yè)能力，把握歸檔范圍，在分類整理時(shí)要對各種資料進(jìn)行鑒定，把有價(jià)值的資料篩選出來，剔除重復(fù)的資料，遵循《歸檔文件整理規(guī)則》《福建省歸檔文件整理細(xì)則》的基本原則，參考《省級文明學(xué)校評估標(biāo)準(zhǔn)和方法》，確保證檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性。

完善檔案檢索：為做到操作性強(qiáng)，簡明易懂，便于檔案的提供利用，我園使用了多種檔案檢索工具，有全引目錄、案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等，并采取了手工檢索與電腦檢索兩種方式，其目的就是全面反映檔案情況，既能為查檔者提供快捷的服務(wù)，又能提高檔案利用的效率。

加強(qiáng)安全防護(hù)：檔案管理員除檔案管理外，還需采取必要的檔案存放安全防護(hù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案壽命。我園檔案管理員會按照防火、防潮、防塵、防蟲、防光、防高溫、防鼠等防護(hù)技術(shù)，定期清掃檔案館，定期檢查案卷，建立溫度濕度檢查制度，并將檔案室納入幼兒園定期安全檢查范疇，杜絕一切不安全因素。

(三)保證時(shí)效，體現(xiàn)“以人為本”的檔案利用功效

利用是檔案工作的根本目的，檔案的價(jià)值要在利用中才能體現(xiàn)，只有利用者從檔案中及時(shí)獲取信息并提煉、開發(fā)出有參考價(jià)值的東西，將靜態(tài)的資料變?yōu)橛杏玫馁Y料，才能激活檔案、最大化地發(fā)揮檔案的服務(wù)效益。我園十分重視檔案的開發(fā)利用，檔案管理員本著“建好檔案、管好檔案、用好檔案”的宗旨，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案的功能由傳統(tǒng)的保管為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐蚤_發(fā)利用為主，讓檔案更好地為幼兒園工作和教職員工服務(wù)。

1.檔案管理員要提高服務(wù)意識，主動服務(wù)

檔案管理員要樹立“以人為本”的思想，不斷提高現(xiàn)代化檔案管理的意識，以高質(zhì)量、高效率的工作服務(wù)一線。第一，檔案管理員要主動到各部門和教師中走訪，了解和掌握他們執(zhí)行歸檔制度中遇到的問題，及時(shí)解決問題，避免移交歸檔時(shí)查出問題而返工。這個(gè)過程也能幫助檔案管理員將幼兒園和教師們最需要的資料完整歸檔。第二，檔案管理員隨時(shí)指導(dǎo)利用者選擇所需要的檔案資料，耐心解答利用者提出的問題并認(rèn)真聽取利用者對檔案工作的意見和建議。第三，檔案資料存放整齊有序，分類科學(xué)，建檔規(guī)范。檔案管理員要對檔案存放心中有數(shù)，保證查檔的準(zhǔn)確、迅速，讓利用者充分感受到規(guī)范的檔案管理帶來的便利。

2.檔案管理員要勤收集重積累，保證時(shí)效

檔案管理員要注重日積月累的檔案資料的收集，如幼兒園舉辦的大型來訪、開放、外出活動或者各種觀摩、研討、學(xué)習(xí)活動，檔案管理員要及時(shí)收集第一手真實(shí)材料并標(biāo)注日期，避免因時(shí)間問題流失或遺漏，確保檔案資料完整而且富有時(shí)效性，做到有備可查、查而有據(jù)，真正起到服務(wù)的作用。

3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱制度，規(guī)范利用手續(xù)

檔案管理員和利用者要嚴(yán)格遵守《檔案借閱制度》，按規(guī)定辦理利用手續(xù)，并填寫《檔案借閱登記簿》。如果利用者需復(fù)印檔案，須由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；借出的檔案要在規(guī)定期限內(nèi)歸還。檔案管理員要及時(shí)催收到期的外借檔案。檔案管理員在向利用者提供檔案的同時(shí)，應(yīng)根據(jù)需要附上《檔案利用效果登記表》，由利用者填寫反饋檔案利用的效果，促進(jìn)檔案管理工作的改進(jìn)和提升。

檔案管理是幼兒園建設(shè)的重要組成部分，對幼兒園的發(fā)展與規(guī)劃起著重要作用。幼兒園要充分認(rèn)識到檔案管理的價(jià)值所在，重視檔案管理，提高檔案管理水平，使幼兒園科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案工作具有更強(qiáng)的思想性、科學(xué)性和適用性，更好地服務(wù)于幼兒園發(fā)展和建設(shè)工作。