檔案管理，“安全”為主

劉嵐萍 曠文俊

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，檔案信息化建設進入到新時期。作為未來檔案建設的根本方向，檔案信息化成為未來的主要檔案管理模式。但“互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息化”建設雖然有其自身優(yōu)勢，同樣也面臨一定的威脅，主要表現(xiàn)在檔案信息的安全因素上。以此為研究核心，分析“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案信息化面臨的安全威脅，就安全建設的必要性和價值展開分析，提出檔案信息化的建設策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;“互聯(lián)網(wǎng)+”;檔案信息化;安全建設

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）34-0025-02

1 概述

檔案管理工作是一項重要的工作形式，檔案以多元的形式記錄著社會文明的發(fā)展歷程，也關(guān)乎于各領(lǐng)域的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作在今天已經(jīng)向著信息化的方向演進，紙質(zhì)檔案也開始向著數(shù)字檔案的方向傾斜。要注意的問題是，依托網(wǎng)絡環(huán)境雖然使得檔案管理工作更高效，但開放的網(wǎng)絡環(huán)境也使得檔案信息化建設出現(xiàn)了相應的安全隱患與威脅，只有保證做好安全建設，才能夠為檔案管理有效性提供保障。

2 檔案信息化建設面臨的安全威脅

其一，網(wǎng)絡環(huán)境下的安全系數(shù)有限。網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，造福了人類[1]。但同樣，網(wǎng)絡本身有著極高的開放性，將其應用到檔案管理工作中，雖然實現(xiàn)了檔案管理的信息化，但也帶來了潛在的威脅。惡意的攻擊性網(wǎng)站、病毒等都降低了網(wǎng)絡的安全系數(shù)，導致其處于一種相對尷尬的局面;其二，計算機環(huán)境存在安全隱患。檔案信息的操作和管理，計算機終端是核心。這也使得計算機成為網(wǎng)絡攻擊的重點，其中木馬、病毒等都在嚴重威脅計算機安全，特別是今天網(wǎng)絡攻擊技術(shù)的不斷發(fā)展，更難以提前預防和做好針對性的處理，計算機環(huán)境存在安全隱患，也就在一定程度上說明了檔案信息化存在隱患;其三，檔案信息自身的脆弱性。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，數(shù)字檔案的形式是檔案信息化的一種直接體現(xiàn)，雖然這種形式優(yōu)化了檔案信息的使用效率，但也導致更容易受到安全威脅的沖擊，其本身相較于紙質(zhì)載體更脆弱，極容易出現(xiàn)意想不到的威脅;其四，使用者的錯誤操作。無論是哪一種檔案管理模式，工作人員都是核心組成部分。檔案信息化建設，工作人員一旦出現(xiàn)錯誤操作的情況，則將對信息安全產(chǎn)生影響，要妥善解決這一問題，成為重中之重[2]。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案信息化安全建設的必要性與價值

3.1 必要性

新時期檔案信息化建設正在如火如荼地進行中，檔案管理正在以新的模式來為更多有使用需求的主體提供所需信息。相比于傳統(tǒng)的煩瑣查找模式，檔案信息化視角下檔案的使用率明顯提升，能夠根據(jù)關(guān)鍵詞檢索快速的定位所需檔案[3]。但在享有便捷的同時，也需要看到其所面臨的安全威脅，安全建設的價值越來越重要。究其原因，具體有二。第一，安全建設是保證新時期檔案信息化建設成功與否的關(guān)鍵要素。檔案工作本身意義重大，如何更好地發(fā)揮出其內(nèi)在價值和信息優(yōu)勢，是信息化時代檔案管理的新趨勢，各行業(yè)也在積極探索既安全又高效的檔案管理模式，安全建設也成為主要的建設方向之一。檔案信息化安全建設成功與否，將與檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展息息相關(guān);第二，安全建設是各領(lǐng)域檔案信息化的基礎。檔案信息化建設近年來進入到了發(fā)展“快車道”，但由于傳統(tǒng)檔案工作及檔案信息的復雜性，保證檔案信息的安全是根本。為此，想要達到該目標，則需要以安全建設為前提，為各領(lǐng)域檔案信息化發(fā)展提供助力，保駕護航[4]。

3.2 價值分析

檔案信息化安全建設的重要性毋庸置疑，經(jīng)過歸納和總結(jié)，具體如下：其一，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，提高管理效率。當前檔案信息化的安全建設，使得工作效率明顯提升。系統(tǒng)分析，發(fā)現(xiàn)在安全建設完成后，更多的精力和側(cè)重點被集中在檔案本身，無論是檔案管理單位還是檔案管理工作人員，都能夠更好的挖掘檔案本身的價值，而不是被安全問題所困擾，工作效率也因此得到全面提升;其二，提高新時期檔案管理單位的檔案管理有效性。檔案管理單位，檔案本身的價值不可估量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理，檔案的使用效率十分有限，如何放大管理優(yōu)勢，檔案信息化是根本方向。只有保證安全建設，才是提高檔案管理的根本;其三，滿足現(xiàn)代化管理要求。紙質(zhì)檔案向著數(shù)字檔案的過渡是新時期的新要求，也是新時代下對檔案管理工作提出的新目標[5]。安全建設，重點在于對數(shù)字檔案的保護，確保現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)揮效用，提高檔案信息使用效率。

4“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案信息化安全建設策略

“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下，檔案信息化安全建設十分關(guān)鍵且必要。但安全建設并非一朝一夕能夠?qū)崿F(xiàn)，還需要明確建設思路，把握“安全”這一核心。只有形成系統(tǒng)的安全建設思路，才能夠保證檔案信息的價值充分發(fā)揮出來。

4.1 電子和紙質(zhì)檔案的同步管理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是最基礎的檔案形式，但隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，特別是在今天“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下，電子檔案成為主要的檔案載體形式。安全建設，要保證電子和紙質(zhì)檔案的同步管理。對于檔案的管理，要做好前期的搜集和整理工作，紙質(zhì)檔案是原始的檔案手段，也是檔案的基本來源。大量檔案的積累，為今天的電子檔案整理帶來了難度。電子檔案的形成，是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的掃描而得來，相比于紙質(zhì)檔案的反復使用出現(xiàn)的損耗問題，電子檔案能夠有效規(guī)避，但電子檔案的安全問題也是難點所在。為此，檔案信息化安全建設，要形成雙重保證，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，妥善地保管好紙質(zhì)檔案，也要對電子檔案提高重視程度，這樣的同步管理模式，相當于雙重的保障，使得新時期的檔案管理工作更具安全性[6]。

4.2 建立明確的信息化安全管理機制

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案信息化建設在持續(xù)推進，如何保證安全建設有著正確的走向，則需要各單位依靠明確的安全管理機制，確保檔案信息化的安全建設有效性。從前文的分析當中可以看到，檔案信息化建設面臨著一定的安全隱患，為此則需要制定明確的管理制度。第一，建立檔案信息終端網(wǎng)絡平臺的管理機制。作為檔案信息化建設的基礎載體，終端網(wǎng)絡平臺是核心。在管理機制當中，要對終端網(wǎng)絡平臺的使用權(quán)限、使用規(guī)則和方法具體明確，防止非工作人員之外的人員接觸到終端平臺;其二，形成明確的管理制度，確保檔案信息化軟件的專人專用。對工作人員的使用標準和操作規(guī)范進行明確，并落實具體責任，避免因為操作不當?shù)膯栴}而影響檔案信息的有效性;其三，建立以安全維護為核心的管理機制。如與檔案信息化相關(guān)的硬件軟的維護、管理細則、保障機制等等，這些內(nèi)容都要在單位內(nèi)部具體明確，以這樣的方式，確保各單位檔案信息化建設有章可循，并在良好的氛圍環(huán)境中提高安全意識[7]。

4.3 強化對工作人員的安全意識和能力教育

傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)境中，紙質(zhì)檔案是基礎載體，受到其搜集、存儲和查閱特殊性的影響，對工作人員的工作效率產(chǎn)生了一定的阻礙，且工作模式煩瑣瑣，工作壓力較大。為解決這一問題，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”帶來了新的檔案管理工作思路，即信息化管理。為此，對于檔案信息管理的工作人員來說，需要在安全意識和檔案管理能力兩個方面不斷強化。在工作人員的安全意識的培養(yǎng)層面，工作人員自身和檔案管理機構(gòu)要發(fā)揮出應有的作用。對于工作人員來說，要意識到新時期檔案管理工作的變化，對影響檔案安全的要素進行具體明確，看到檔案本身的脆弱性。只有在思想上意識到檔案信息化管理的難度和所需要的更多精力，才能夠按照安全操作的細則，做好檔案的信息化管理工作，提高工作效率。檔案管理單位，要積極為工作人員提供多元的培訓機會，為檔案信息化安全建設貢獻力量;在檔案管理能力方面。傳統(tǒng)的檔案管理方式，對傳統(tǒng)時期的檔案管理人員理念和操作意識上產(chǎn)生了根深蒂固的影響，導致在新時期的檔案管理模式下，這一群體需要一個很長的時間去適應管理工作。在這種情況下，要依托內(nèi)部的培訓和自我努力，接觸新的管理模式和管理思維，對新時代的電子檔案有著深層次的認知，最終使得安全意識和綜合能力得以提升[8]。

4.4 保證硬、軟件的系統(tǒng)優(yōu)化

檔案信息化安全建設，對硬件和軟件方面有著較高的要求。硬件方面，計算機是檔案管理的核心，軟件則是針對檔案管理的專門軟件，這樣才能夠最大限度上的發(fā)揮出新時代檔案信息的有效性。但從當前的檔案信息化的潛在隱患出發(fā)，硬、軟件方面依舊要提高重視程度，保證安全。硬件方面，要確保其安全性的不斷提升，并避免受到外力作用與影響。軟件建設方面，要以檔案信息的優(yōu)化為前提，并實時做好電子檔案的備份工作，充分利用云端數(shù)據(jù)，將檔案信息的安全性提升到最高等級，避免出現(xiàn)檔案信息的安全問題，最終為檔案信息化安全建設提供基礎保障。

參考文獻：

[1]潘海燕.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息化安全建設探討[J].信息與電腦：理論版，2018（14）：202-203.

[2]崔岱.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”視角對檔案信息化安全建設策略的探討[J].城建檔案，2018（03）：17-18.

[3]鐘巧琴.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案信息化安全建設[J].城建檔案，2018（2）：31-32.

[4]朱瑜，王冉，程喜.“互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案信息化安全建設研究[J].檔案學研究，2017（1）：73-76.

[5]朱柳紅.檔案信息化建設的安全體系建構(gòu)與完善[J].城建檔案，2016（12）：35-36.

[6]陳心威.檔案信息化安全建設中的問題及對策分析[J].福建電腦，2016，32（11）：98+85.

[7]郭子亮.檔案信息化安全體系建設研究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013，12（13）：211-213.

[8]李肖軍.檔案信息化安全體系建設研究[D].河北大學，2010.

【通聯(lián)編輯：梁書】

收稿日期：2019-10-25

基金項目：湖南省社科基金“會計檔案信息資源的開發(fā)與利用研究”（編號12YBA276）

作者簡介：劉嵐萍（1969-），女，湖南邵陽人，館員，本科，主要研究方向為會計檔案、檔案信息化管理;曠文俊（1989-），男，湖南洞口人，大專，主要研究方向為會計檔案、檔案信息化管理。