淺析數(shù)字化技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

摘要：檔案是記錄各類(lèi)信息的重要資料，在高校管理工作中，檔案管理工作不容忽視，傳統(tǒng)檔案管理方式較為落后，現(xiàn)階段，要?jiǎng)?chuàng)新高校檔案管理模式，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)提高檔案管理工作效率。高校檔案記錄著教育教學(xué)實(shí)際和高校管理等相關(guān)資料，還有高校中的人員信息和資料，包括教職工的人事檔案和規(guī)模龐大的學(xué)生檔案資料。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)轉(zhuǎn)變檔案管理方式是檔案管理人員思考的問(wèn)題之一。本文就結(jié)合數(shù)字化技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行探討，指出了高校檔案管理數(shù)字化的意義，分析了當(dāng)前高校檔案管理工作存在的不足，提出了有效的應(yīng)對(duì)和完善措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù);高等院校;檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：TP3-05 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2019）34-0003-02

檔案資料是當(dāng)今社會(huì)十分重要的資源，高校檔案管理工作是基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，要受到重視和關(guān)注。目前社會(huì)發(fā)展節(jié)奏較快，各行各業(yè)工作效率都處于穩(wěn)步提高當(dāng)中，高校檔案管理工作也要運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)，促進(jìn)其數(shù)字化水平的提升，搭建檔案管理平臺(tái)，為檔案資料的收集、分類(lèi)，編碼、存放等提供科學(xué)的根據(jù)。數(shù)字化技術(shù)是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的一種，主要是針對(duì)檔案資料中的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分類(lèi)，促進(jìn)檔案管理效率的穩(wěn)步提高，進(jìn)而為提高高校的管理效能打好基礎(chǔ)，從而為教職工和廣大高校學(xué)生提供良好的檔案相關(guān)服務(wù)。

1 高校檔案數(shù)字化的價(jià)值和意義

1.1 促進(jìn)高?；A(chǔ)建設(shè)水平的提高

高校檔案刮泥工作是基礎(chǔ)管理工作之一，促進(jìn)高校信息化建設(shè)不能少了檔案管理。高校檔案管理工作中運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)可以為檔案管理構(gòu)建嶄新的環(huán)境和條件。首先，高校檔案管理主要由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)，傳統(tǒng)檔案管理主要管理的紙質(zhì)檔案較多，紙質(zhì)檔案是重要的信息載體，但目前，也建立了很多數(shù)字檔案，數(shù)字檔案需要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行編寫(xiě)和存儲(chǔ)，以光盤(pán)和磁盤(pán)為存儲(chǔ)介質(zhì)，數(shù)字化檔案的出現(xiàn)就需要采用信息技術(shù)進(jìn)行管理。計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用于高校教學(xué)和管理工作十分普遍，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)管理檔案是高?；A(chǔ)建設(shè)水平提升的重要體現(xiàn)。

1.2 有助于改善檔案環(huán)境，提高工作效率

高校檔案資料中有很多有價(jià)值的資料，關(guān)系到教職工的職務(wù)晉升和工作調(diào)整等，關(guān)系到廣大學(xué)生的學(xué)習(xí)和畢業(yè)就業(yè)等問(wèn)題，必須要充分發(fā)揮檔案資料的重要作用。采用數(shù)字化技術(shù)可以沖破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，要提高檔案的開(kāi)放性，提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)檔案管理較為行政化，現(xiàn)階段，檔案管理要朝著規(guī)范化、信息化、智能化的方向轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，為高校教育和學(xué)生素質(zhì)提升提供所需的資料。高校檔案管理工作過(guò)要逐漸依賴(lài)計(jì)算機(jī)設(shè)備等，改變傳統(tǒng)人工管理的弊端，提高工作效率。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用需要投入大量資本，但經(jīng)過(guò)科學(xué)計(jì)算，會(huì)省去很多人工費(fèi)和紙張及印刷費(fèi)用，這樣會(huì)降低管理成本。

1.3 有助于保護(hù)檔案資料

轉(zhuǎn)變檔案管理模式，運(yùn)用數(shù)字化檔案可以延長(zhǎng)檔案的壽命，避免紙質(zhì)檔案存在的被損壞和被腐蝕的風(fēng)險(xiǎn)，紙質(zhì)檔案存放效果與時(shí)間和環(huán)境關(guān)系密切，存放不當(dāng)會(huì)導(dǎo)致紙張風(fēng)化，如果檔案室溫度和濕度不當(dāng)，會(huì)導(dǎo)致檔案受潮發(fā)霉，很多資料被損壞，電子檔案則少了這方面的顧慮，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)可以保證檔案保護(hù)工作十分到位，也不會(huì)像紙張檔案隨意受到修改和弄上污跡。

1.4 有利于實(shí)現(xiàn)信息資源共享

高校檔案資料是重要的信息和數(shù)據(jù)資源，采用數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用于高校檔案管理是十分必要的，可以通過(guò)建立檔案信息庫(kù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一收集和整理，根據(jù)檔案資料的差異做好分類(lèi)存儲(chǔ)。同時(shí)，高校檔案資源可以根據(jù)保密性適度向外界開(kāi)放，例如部分關(guān)于專(zhuān)業(yè)教育方法的可以提供給教育部門(mén)和其他院校進(jìn)行借鑒，促進(jìn)檔案資源的傳遞和共享，提升信息資源的使用效率，為社會(huì)造福。

2 高校檔案管理存在的不足

2.1 高校檔案管理數(shù)字化意識(shí)薄弱

高校在基礎(chǔ)管理工作中，相對(duì)于教育教學(xué)工作和校園管理工作，檔案管理工作一直處于比較邊緣的位置，院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)，數(shù)字化思維沒(méi)有形成，檔案管理工作一直由單獨(dú)的檔案管理部門(mén)管理，但與其他部門(mén)關(guān)系聯(lián)系不夠緊密，導(dǎo)致很多重要文件沒(méi)有及時(shí)歸檔，檔案資料不夠完善和齊全。

2.2 檔案管理方式有待調(diào)整

隨著高校學(xué)生人數(shù)的逐年增加，高校中檔案資料數(shù)量也在逐漸增加，檔案館或檔案室的管理資料規(guī)模龐大，給檔案收集、整理、分類(lèi)、存放提出了較大的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，部分高校檔案管理還存在著一些顯著的問(wèn)題，例如檔案管理方式較為落后和單一，檔案管理效率較低，檔案資料的利用率較低等等。20世紀(jì)90年代以后，高校檔案資料以驚人的速度增加，面對(duì)檔案的增加，部分高校檔案管理仍以人工管理為主，管理方式較為之后。部分學(xué)校為了提高效率，采購(gòu)了一些計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，但是檔案管理平臺(tái)沒(méi)有建立，檔案借閱管理不夠嚴(yán)格，檔案檢索難度較大，很多檔案資料查找起來(lái)十分困難，耗費(fèi)大量的時(shí)間。高校還沒(méi)有建立無(wú)紙化電子檔案，沒(méi)有將圖像、文字、聲音等建立檔案管理形容，檔案管理耗時(shí)較長(zhǎng)，信息涵蓋不全。后期，隨著社會(huì)發(fā)展，高校中電子檔案逐漸增加，這樣增加了管理的難度，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用不充分，導(dǎo)致檔案查詢(xún)效率低，檔案材料不齊全，檔案秘密等級(jí)分類(lèi)不嚴(yán)謹(jǐn)，檔案鑒定不到位。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

高校檔案管理工作與人員的素質(zhì)和能力息息相關(guān)，想要提高檔案管理效果就必須提高檔案管理人員的能力和素質(zhì)。但目前，部分高校檔案管理人員缺乏數(shù)字化意識(shí)，對(duì)于一些先進(jìn)設(shè)備操作方法不了解，對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用不足，導(dǎo)致高校檔案管理質(zhì)量較低。高校檔案人員要對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行鉆研，提高檔案管理的實(shí)效性。

3 數(shù)字化技術(shù)在高校數(shù)字檔案管理的應(yīng)用

3.1 運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)對(duì)高校檔案資料進(jìn)行規(guī)劃

高校要結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)和實(shí)際，對(duì)檔案資料的現(xiàn)階段管理進(jìn)行分析和研究，高校的檔案資料分為多中國(guó)類(lèi)別，如行政類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、黨務(wù)類(lèi)、財(cái)會(huì)類(lèi)、科研類(lèi)等，除了一些文字資料，還有圖片、音頻、視頻等等都是檔案資料中的重要組成部分。高校要對(duì)多種檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)提高檔案資料的管理效率。其次，高校檔案管理中涉及人員、技術(shù)、資金等問(wèn)題，因此，高校要為檔案管理數(shù)字化的進(jìn)展提供足夠的資金和技術(shù)支持，要建立檔案管理專(zhuān)項(xiàng)資金，建立勤工助學(xué)崗位，學(xué)生也可以積極參與到檔案管理工作中。高校要充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值和作用，做好檔案資料存檔和保護(hù)，建立長(zhǎng)效管理機(jī)制。

3.2 電子檔案收集整理工作有待強(qiáng)化

高校檔案管理中會(huì)管理和存儲(chǔ)很多的電子檔案，要結(jié)合檔案管理實(shí)際建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，各個(gè)學(xué)院之間要建立一定的關(guān)聯(lián)，進(jìn)而促進(jìn)各類(lèi)電子檔案的傳遞和共享，這樣有助于實(shí)現(xiàn)檔案資料的及時(shí)歸檔，保證檔案資料的齊全性。其次，高校要重視計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用，要重視軟件與硬件的管理，為檔案管理工作的開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)字化環(huán)境，進(jìn)而保證電子文件管理的實(shí)效性。

3.3 做好高校檔案資源的共享

傳統(tǒng)高校檔案管理工作存在一些顯著的弊端，操作方式較為落后，檔案資料的歸檔管理力度較小，很多檔案資料沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致資料丟失，檔案資料不完善等等，檔案借閱及歸還記錄不詳細(xì)，檔案資源價(jià)值沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)，因此，高校要運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)提高檔案資源管理的價(jià)值，提高資源的共享性。為了提高各個(gè)院系和部門(mén)檔案資源的管理效率，要搭建數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立檔案資料電子庫(kù)，利用專(zhuān)業(yè)設(shè)備進(jìn)行檔案資料的處理，進(jìn)而提高調(diào)閱及使用檔案的效率。

3.4 提高高校檔案信息資料的協(xié)同管理

數(shù)字化檔案資料的管理需要多個(gè)部門(mén)之間的配合和協(xié)作，需要多個(gè)人員之間崗位工作的互動(dòng)。高校要強(qiáng)化各部門(mén)的數(shù)字化檔案管理意識(shí)，要提高檔案管理人員的數(shù)字化觀念，對(duì)其定期組織培訓(xùn)和教育，可以將很多資料轉(zhuǎn)化為電子檔案資料，這樣可以提高電子檔案資料的管理效率。高校要提高檔案管理人員的責(zé)任感，要定期做好電子檔案和補(bǔ)充。

3.5 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

高校要建立科學(xué)的人才引進(jìn)機(jī)制，要依靠專(zhuān)業(yè)的管理制度和良好的工作環(huán)境吸引人才，同時(shí)，要提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和管理意識(shí)，同時(shí)，使他們掌握先進(jìn)的設(shè)備操作方法和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提高檔案管理工作的效率。其次，高校要定期組織檔案管理人員的培訓(xùn)，以講座的形式提高檔案管理人才的能力和技能，針對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，具體的包括電子檔案的編目和分類(lèi)，做好電子檔案資料的備份，提高數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量。

3.6 完善高校檔案信息安全系統(tǒng)

高校要完善檔案信息安全系統(tǒng)，一些電子檔案存儲(chǔ)于一些介質(zhì)和計(jì)算機(jī)中，要做好計(jì)算機(jī)硬件的維護(hù)和維修，保證檔案資料的安全和完整。很多電子檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，面臨著一些系統(tǒng)安全問(wèn)題，如黑客的攻擊和病毒的侵入，計(jì)算機(jī)要建立防火墻，要做好定期殺毒，清除網(wǎng)絡(luò)垃圾，要做好安全密鑰處理，很多系統(tǒng)需要驗(yàn)證身份才能進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。其次，要對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，做好數(shù)據(jù)維護(hù)，設(shè)置好訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，提高高校檔案信息的安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理工作也要與數(shù)字化技術(shù)掛鉤，提高檔案管理的實(shí)效性，提高檔案資料管理效率，發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，為高校教育教學(xué)和科研事業(yè)提供科學(xué)的依據(jù)，為學(xué)生畢業(yè)后一些重要檔案資料的管理提供完整的管理體系。

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【通聯(lián)編輯：李雅琪】

收稿日期：2019-08-11

作者簡(jiǎn)介：張萌（1995-），男，黑龍江同江人，齊齊哈爾工程學(xué)院，本科，助教，研究方向?yàn)榇髷?shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)。