新媒體技術(shù)下的檔案管理信息化研究

鄭平

（南陽(yáng)師范學(xué)院國(guó)際交流合作處，河南南陽(yáng) 473061）

檔案是政府單位和企業(yè)在發(fā)展中的重要參考，受傳統(tǒng)檔案管理類型的限制， 檔案管理在效率和內(nèi)容上難以滿足時(shí)代的需求，為了更好地發(fā)展檔案管理，電子信息化的管理模式是必不可少的， 為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案的保存和利用， 就必須對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行電子信息化，彌補(bǔ)其不足，由此促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，更好地滿足社會(huì)需求。

1 新時(shí)代下發(fā)展檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代有大量的辦公軟件被開發(fā)出來(lái)，被人們用于工作生活中。 利用軟件進(jìn)行的工作方便快捷，準(zhǔn)確性高，利于查找也利于記錄。 電子信息化幾乎取代了大部分的傳統(tǒng)管理方式[1]。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成了新時(shí)代信息管理的主要模式。

相比較傳統(tǒng)的檔案管理模式， 電子信息化管理模式信息集中而且開放，既方便了管理人員記錄和修改，也方便其他人員查閱， 而傳統(tǒng)檔案管理模式信息分散且封閉，雖然在一定時(shí)期發(fā)揮了一定的作用，但在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代難以滿足社會(huì)和企業(yè)發(fā)展的需要， 只有用高效率和高質(zhì)量的電子信息化的檔案管理模式， 才可以滿足新的時(shí)代需求。

2 電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)

計(jì)算機(jī)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代必不可少的生產(chǎn)力工具，通過(guò)將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計(jì)算機(jī)，可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式，即快捷可更改，又能夠及時(shí)分享，存儲(chǔ)安全且便捷，比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢(shì)極大。

2.1 檔案的共享與辦公自動(dòng)化

在全社會(huì)進(jìn)入辦公自動(dòng)化的背景下， 資料的錄入工作變得輕而易舉， 辦公系統(tǒng)可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源實(shí)時(shí)共享，信息一體化，同時(shí)，檔案的歸檔也可以實(shí)時(shí)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動(dòng)化的發(fā)展，增加了工作效率[2]。

2.2 更快的檢索檔案

電子信息化最大的優(yōu)勢(shì)，便是效率。傳統(tǒng)的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅表現(xiàn)在時(shí)間上，也表現(xiàn)在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準(zhǔn)確，極難出現(xiàn)錯(cuò)誤，而具體使用的時(shí)候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。 在增加了工作效率的同時(shí)，也減少了工作人員的負(fù)擔(dān)[3]。

2.3 時(shí)效性和管理效率

傳統(tǒng)檔案管理模式流程煩瑣， 這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優(yōu)化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷。因?yàn)闇p少了大量人工操作環(huán)節(jié)，利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案的管理與錄入，減少了許多人工失誤，所以大大提升了檔案的管理效率， 使檔案管理人員可以有足夠多的時(shí)間去保證檔案的真實(shí)性和質(zhì)量。

2.4 簡(jiǎn)化了管理流程，加大了信息存儲(chǔ)能力

檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作， 涉及許多方面， 傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過(guò)大量的檔案管理人員經(jīng)過(guò)反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫(kù)里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時(shí)效性差，也浪費(fèi)了大量時(shí)間。在檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，也會(huì)因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性而難以錄入， 并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問(wèn)題。而新的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以高效精準(zhǔn)地查閱和錄入資料。并且因?yàn)殡娮有畔⒒臋n案管理系統(tǒng)讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫(kù)， 納入檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中[4]。

2.5 優(yōu)秀的存儲(chǔ)媒介

傳統(tǒng)的檔案管理的存儲(chǔ)媒介大都是紙質(zhì)的， 存在文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉(zhuǎn)移的問(wèn)題。 容易出現(xiàn)火災(zāi)或自然災(zāi)害后檔案丟失的現(xiàn)象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好地避免了這個(gè)問(wèn)題。 電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲(chǔ)體積小，重量輕，發(fā)生災(zāi)害時(shí)易轉(zhuǎn)移。 即使是水浸或者被切割，也有技術(shù)手段可以修復(fù)。而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行備份，資料很難丟失[5]。

3 電子信息化下檔案管理的新職責(zé)

3.1 收集整理信息

借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體， 收集需要的信息錄入網(wǎng)絡(luò)，存儲(chǔ)電子檔案。 完成建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，建立檔案的信息庫(kù)。 對(duì)于信息的收集是檔案管理工作的重要部分。在收集電子檔案的時(shí)候，將收集到的檔案進(jìn)行整理、編號(hào)，并進(jìn)行有序化處理，制作邏輯目錄。

3.2 系統(tǒng)維護(hù)

在檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中， 硬件問(wèn)題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問(wèn)題需要經(jīng)常調(diào)試，有專業(yè)人員維護(hù)，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)[6]。

3.3 對(duì)檔案信息系統(tǒng)的保密

保密工作，一部分是因?yàn)殡[私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統(tǒng)的保密性十分重要。 檔案信息的保密工作可以說(shuō)是電子信息化的檔案系統(tǒng)以后工作的一大重點(diǎn)。

3.4 增加利用環(huán)節(jié)效率

利用環(huán)節(jié)是檔案管理中的根本環(huán)節(jié)， 利用電子信息化系統(tǒng)，可以使檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來(lái)，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式。電子信息化的檔案管理模式最大的優(yōu)勢(shì)便是效率。 因?yàn)閭鹘y(tǒng)的信息查詢慢而且低效， 電子信息化下的檔案管理要做到既快速，又準(zhǔn)確，不出現(xiàn)錯(cuò)誤，而具體使用的時(shí)候，既能精確查找，又能模糊查找，增加了工作效率的同時(shí)，減少工作人員的負(fù)擔(dān)。

3.5 保存存儲(chǔ)媒介

電子信息化的檔案管理模式中， 檔案存儲(chǔ)媒介大多是以硬盤形式存在， 硬盤需要專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)和檢查，也要增加安全意識(shí)防止被復(fù)制或篡改。對(duì)于電子信息化的檔案管理中， 應(yīng)該建造有專門的電子信息化檔案機(jī)房，放置服務(wù)器或者

3.6 對(duì)檔案管理信息中心的安全維護(hù)

在災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)過(guò)程中。 檔案管理信息中心要建立健全運(yùn)維體系， 規(guī)范在數(shù)據(jù)中心的使用和災(zāi)備中心的運(yùn)行當(dāng)中的規(guī)章制度， 經(jīng)常開展切換和災(zāi)難演練等工作， 詳細(xì)開發(fā)包括災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)在內(nèi)的集中監(jiān)控和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，系統(tǒng)監(jiān)控和磁帶介質(zhì)管理，災(zāi)難恢復(fù)，服務(wù)器維護(hù)的統(tǒng)一過(guò)程。以滿足災(zāi)害發(fā)生后檔案管理信息中心的正常工作。

于檔案管理部門的數(shù)據(jù)中心來(lái)說(shuō)， 災(zāi)難之后的恢復(fù)流程十分重要。 對(duì)于災(zāi)害事件的響應(yīng)和事故損失控制的機(jī)構(gòu)要盡早建立。 在災(zāi)難發(fā)生時(shí)的流程和對(duì)策要在平時(shí)進(jìn)行編輯， 包括災(zāi)難的初始響應(yīng)和災(zāi)難的應(yīng)急處理， 災(zāi)難的損害評(píng)估， 災(zāi)害等級(jí)的識(shí)別都要重視起來(lái)。 而對(duì)于應(yīng)急指揮中心的建立和災(zāi)難發(fā)生時(shí)的管理機(jī)構(gòu)以及災(zāi)害通知系統(tǒng)， 都是檔案管理數(shù)據(jù)中心災(zāi)后能夠快速恢復(fù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的具體手段[7]。

4 對(duì)于信息中心備份的建設(shè)

在現(xiàn)階段檔案管理信息中心建設(shè)中， 有些檔案管理信息中心的異地?cái)?shù)據(jù)中心很難實(shí)現(xiàn)相同級(jí)別的自建數(shù)據(jù)中心。 某些服務(wù)提供商的某個(gè)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和服務(wù)器長(zhǎng)時(shí)間處于單機(jī)和單電源的運(yùn)行狀態(tài)。 某些服務(wù)提供商只有一個(gè)數(shù)據(jù)中心，并且沒(méi)有災(zāi)難恢復(fù)功能。這對(duì)于安全性要求較高的部門，特別檔案管理部門，是致命的危險(xiǎn)。

4.1 對(duì)于異地檔案管理信息中心的建設(shè)

在檔案管理信息中心異地災(zāi)難備份數(shù)據(jù)中心的建設(shè)中，日常的數(shù)據(jù)中心和備用中心之間的距離很遠(yuǎn)。因此， 通常使用異步鏡像的數(shù)據(jù)中心可能會(huì)在災(zāi)難發(fā)生時(shí)丟失少量的數(shù)據(jù)。 但在防止地震和洪水等風(fēng)險(xiǎn)時(shí)作用很大。 檔案管理信息中心的異地災(zāi)難備份不僅可以防范火災(zāi)和建筑物損壞等潛在風(fēng)險(xiǎn)， 還可以防范大范圍的風(fēng)險(xiǎn)。 由于同一城市的災(zāi)難恢復(fù)和異地災(zāi)難備份的定位不同， 為了檔案管理信息中心達(dá)到最佳的防災(zāi)效果， 檔案管理信息中心應(yīng)考慮在同一城市和不同的城市各自建立災(zāi)難恢復(fù)中心[8]。

4.2 同城異地災(zāi)難備份

同一城市災(zāi)難備份解決方案是在檔案管理的同一城市或類似相近的區(qū)域建立兩個(gè)數(shù)據(jù)中心： 一個(gè)是數(shù)據(jù)中心，負(fù)責(zé)檔案管理的日常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)；另一個(gè)則是備份中心，負(fù)責(zé)災(zāi)后檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)用系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行。因?yàn)椴捎猛菫?zāi)難備份方法的數(shù)據(jù)中心在地理位置上更靠近災(zāi)難備份中心，所以通信線路的質(zhì)量會(huì)比較好，在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步鏡像時(shí)會(huì)更加容易， 確保數(shù)據(jù)的完整性，以及防止數(shù)據(jù)丟失。

綜上所述，在當(dāng)今社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以跟上時(shí)代的步伐， 互聯(lián)網(wǎng)在給及巨大幫助的同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的要求。 復(fù)雜多樣且難度較大的檔案管理系統(tǒng)肯定會(huì)被電子信息化的檔案管理系統(tǒng)所取代。所以，在檔案管理部門建立電子信息化的管理檔案系統(tǒng)是新時(shí)代下的必然趨勢(shì)。而順應(yīng)趨勢(shì)，增加檔案管理的信息管理效率，建立新時(shí)代電子信息化的檔案管理系統(tǒng)， 是我們檔案管理行業(yè)貢獻(xiàn)社會(huì)的一大途徑。 也是促進(jìn)檔案管理綜合管理的技術(shù)基礎(chǔ)。因此，檔案管理部門應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，完善檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。