淺談辦公室文書檔案的管理及常見問題

高彩平

摘 ?要：現(xiàn)代企業(yè)管理中，辦公室文書檔案管理屬于重要一部分，其管理質(zhì)量直接影響企業(yè)的綜合管理水平。然而從當前辦公室文書檔案管理情況看，存在的問題仍較為突出，包括管理問題、人員素質(zhì)問題等，這些均要求采取有效的管理改進措施。本次研究將對辦公室文書檔案管理基本特征分析，明確當前辦公室文書檔案管理常見問題，提出辦公室文書檔案管理改進建議。

關(guān)鍵詞：辦公室文書檔案;管理;問題;改進建議

作為現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要組成部分，文書檔案涉及各部門運營管理內(nèi)容。盡管當前企業(yè)管理中對辦公室檔案管理給予足夠重視，但實際管理中存在的問題仍較為突出，其直接影響各類文書檔案優(yōu)勢發(fā)揮，如通過快速查詢檔案內(nèi)容了解部門運營情況等，限制企業(yè)整體運營管理水平的提高。如何在辦公室文書檔案管理上加強，成為目前企業(yè)管理中需考慮的主要內(nèi)容。因此，本文對辦公室文書檔案管理相關(guān)研究，具有十分重要的意義。

一、辦公室文書檔案管理基本特征

辦公室文書檔案管理區(qū)別于一般管理活動，其包含多方面特征，主要表現(xiàn)為：第一，以資料的收集與保存為重點。辦公室文書檔案中，包括的內(nèi)容較多，如關(guān)鍵文件、物品存檔、人事書報、過程記載、事件發(fā)生等為主。一般文書檔案記載形式以紙質(zhì)或電子版形式為主，在管理中應(yīng)包括收集、管理、編冊編目以及保存等。第二，文書工作部分。文書檔案管理中，將文書工作作為重點，其涉及的內(nèi)容有文件登記、立卷、歸檔與運轉(zhuǎn)，這一過程實質(zhì)也為檔案形成過程。所以檔案管理工作應(yīng)將文書工作作為基礎(chǔ)，其影響極為明顯。第三，文書檔案載體多樣性。文書檔案包含的內(nèi)容較多，如會計檔案、新設(shè)備檔案、科技檔案、黨群管理，而在保存載體上，有責任書、合同、協(xié)議、錄像、錄音、照片或電子檔案等[1]。

二、辦公室文書檔案管理常見問題

（一）文書檔案管理銜接問題

文書檔案管理涉及的部門較多，各部門均設(shè)置有相應(yīng)的文書檔案管理崗位，崗位人員需充分了解文書檔案內(nèi)容，便于后續(xù)文書檔案整理、查閱，為部門決策管理提供參考依據(jù)。同時，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，一般也設(shè)置具體的文書檔案管理部門，該部門負責對所有部門文書檔案做整體把握，需系統(tǒng)整理所有文書檔案。如何保證企業(yè)整體與部門間的文書檔案管理銜接，是影響文書檔案管理效果的關(guān)鍵，但目前大多企業(yè)這種管理脫節(jié)情況極為常見，甚至在文書檔案書寫方式上不統(tǒng)一，更無從談及提高企業(yè)文書檔案管理整體水平。

（二）電子文書與紙質(zhì)文書檔案管理問題

電子文書檔案是企業(yè)辦公室文書檔案的常見形式。近年來辦公自動化趨勢下，文書檔案管理中電子文書檔案所占比重越來越高。但需注意的是，盡管相比紙質(zhì)版文書，電子文書管理更加容易，但電子文書相關(guān)數(shù)據(jù)不具備安全性、可追溯性，很可能出現(xiàn)被復制或篡改情況，一旦出現(xiàn)意外，原始檔案真實性將因此降低。而對于紙質(zhì)文書檔案，其管理效率與安全性一直倍受關(guān)注。例如，許多紙質(zhì)文書檔案內(nèi)容與電子版內(nèi)容重復，直接造成管理人員工作量增加，且資源被浪費[2]。

（三）文書檔案管理人員素質(zhì)問題

現(xiàn)代企業(yè)文書檔案管理與傳統(tǒng)管理形式不同，不再局限于文檔收集層面，更強調(diào)專業(yè)性、技術(shù)性。特別是文書檔案載體上，既有紙制形式，同時包括電子存儲形式，這就要求管理人員在綜合素質(zhì)上加強，不斷提高專業(yè)技術(shù)能力，在原有的收集整理能力基礎(chǔ)上，還需對計算機基礎(chǔ)操作、數(shù)據(jù)庫操作能力。但目前大多企業(yè)負責辦公室文書檔案管理的人員多為兼職人員，如人力資源管理部門負責整理，或由其他文職職務(wù)進行管理，致使文書檔案管理水平降低。

三、辦公室文書檔案管理改進建議

（一）文書檔案管理部門銜接合作

針對當前辦公室文書檔案管理中存在的問題，首先要求在文書檔案管理部門銜接合作上加強。企業(yè)文書檔案管理部門應(yīng)立足于企業(yè)實際，在管理中強化與各級分部門間的銜接，強化各部門人員之間的溝通。同時注意，在文書檔案管理中，應(yīng)注意提高規(guī)范化水平，如文書表格格式、字體字號、文件格式以及紙張選擇等各方面均應(yīng)保持一致。對于文書檔案的收發(fā)，及時進行登記整理，確保所有文書檔案資料的統(tǒng)一完整，并做歸類放置，便于后續(xù)翻閱核查。

（二）電子文書與紙質(zhì)文書檔案管理

對于電子文書檔案管理，可考慮引入電子簽名技術(shù)，做好文書檔案格式校驗工作，在提交電子文書中需通過授權(quán)驗證，保證安全性。在瀏覽、查閱電子文書檔案中，可利用加密認證、權(quán)限設(shè)定方式，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)被復制或篡改情況。對于原始文檔信息，需做好備份，保證原始文檔信息的真實性。而在紙質(zhì)文書檔案管理上，應(yīng)注意對電子文書檔案與紙質(zhì)文書檔案進行合理分配，保證資源分配合理性，同時在相關(guān)規(guī)章制度上完善，通過制度約束，使文書檔案的完整性得到保障[3]。

（三）文書檔案管理人員素質(zhì)強化

人員素質(zhì)的強化是文書檔案管理工作的關(guān)鍵。企業(yè)應(yīng)通過多種方式在人員素質(zhì)上加強，如定期開展培訓活動，強化人員在文書檔案方面的收集能力，同時加強在計算機操作能力上的培養(yǎng)。同時，需在培訓活動中加強人員的責任意識、團隊意識訓練，可提供過列舉反面實例使人員認識到文書檔案管理的重要性。另外，可考慮將文書檔案管理效率與人員績效掛鉤，提高人員工作積極性[4]。

結(jié)束語：

辦公室文書檔案管理水平是影響企業(yè)整體管理的關(guān)鍵。實際開展辦公室文書檔案管理中，應(yīng)正確認識文書檔案管理的特征，立足于當前辦公室文書檔案管理常見問題，注重文書檔案管理部門的銜接合作，強化電子文書與紙質(zhì)文書檔案管理，并強化文書檔案管理人員綜合素質(zhì)。這樣才能提高辦公室文書檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展提供堅實的保障。

參考文獻：

[1]劉萍.辦公室文書檔案收集與歸檔工作的相關(guān)分析[J].科技風，2018（34）：55.

[2]譚娜.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018（31）：131+133.

[3]孫愛民.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：117.

[4]金穎.企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略探討[J].企業(yè)改革與管理，2018（16）：27+38.