設(shè)計院電子檔案管理與研究

章明燕 陳海蓉 陳炳

摘要：工程設(shè)計檔案是設(shè)計技術(shù)活動的直接記錄和實(shí)際反映，它真實(shí)地記錄了設(shè)計活動的全過程，是評價設(shè)計活動與質(zhì)量控制及科研創(chuàng)新全過程的透視鏡。在設(shè)計中形成的工程檔案和資料是一筆很大的財富，這些檔案資料是設(shè)計院的命脈，具有極高的經(jīng)濟(jì)價值，對設(shè)計院今后的壯大及發(fā)展有著非常重要的參考價值。因此，本文分析了設(shè)計院企業(yè)電子檔案管理存在的問題，提出設(shè)計院企業(yè)電子檔案管理新技術(shù)措施和方案、存儲以及優(yōu)化設(shè)計院檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：設(shè)計院；電子檔案；管理

1設(shè)計院企業(yè)電子檔案管理存在的問題分析

一是電子文件不能得到完整收集，由于企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，所做項(xiàng)目也逐年呈現(xiàn)增多趨勢，相關(guān)電子文件的大量產(chǎn)生給電子文件歸檔以及管理帶來困難。主要因?yàn)槭占瘹w檔電子文件沒有通過規(guī)范化處理，沒有實(shí)施分類和有效的整理就將其存在同一電子文件名下，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，不能充分保證電子文件的真實(shí)性。二是電子文件的特點(diǎn)就是易更改和丟失，所以電子檔案在管理過程中的重點(diǎn)內(nèi)容就是安全存儲問題，電子檔案數(shù)據(jù)量大導(dǎo)致存在一定安全隱患，如果服務(wù)硬盤出現(xiàn)損壞，或者人為因素對服務(wù)器上的數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除，都會帶來不可彌補(bǔ)的損失。所以應(yīng)該探求新的解決措施，對服務(wù)器存儲壓力進(jìn)行緩解的前提下，還要促進(jìn)電子檔案數(shù)據(jù)的安全保存。

2設(shè)計院企業(yè)電子檔案管理新技術(shù)措施和方案

2.1保證電子檔案得到有效利用

由于企業(yè)在綜合管理信息系統(tǒng)平臺網(wǎng)絡(luò)背景下，新的圖檔管理系統(tǒng)不僅支持局域網(wǎng)本地訪問，同時也在一定程度上支持廣域網(wǎng)的異地訪問，不管在哪里，只要能上網(wǎng)，相關(guān)設(shè)計人員都可以對系統(tǒng)中的文件查詢功能進(jìn)行利用，檢索或者瀏覽工程項(xiàng)目類等電子檔案資源。如有需要可以通過審批手續(xù)獲得相應(yīng)授權(quán)后，設(shè)計人員對系統(tǒng)中在線下載這一功能合理利用，對已經(jīng)完成的設(shè)計文件進(jìn)行下載，在新設(shè)計項(xiàng)目中對已有設(shè)計知識合理借鑒，對設(shè)計過程簡化，減少項(xiàng)目整體設(shè)計周期，保證電子檔子的資源共享。

2.2保證電子檔案中的數(shù)據(jù)安全存儲

由于現(xiàn)階段企業(yè)電子檔案的日積月累，尤其對歷史檔案資料實(shí)施的數(shù)字化處理導(dǎo)致出現(xiàn)較多的電子化檔案數(shù)據(jù)，給檔案管理服務(wù)器帶來嚴(yán)重安全隱患的基礎(chǔ)上，也加大存儲量。為了能夠?qū)Ψ?wù)器存儲容量壓力進(jìn)行有效緩解，實(shí)現(xiàn)電子檔案在數(shù)據(jù)上的安全存儲。運(yùn)用光盤與服務(wù)器兩者相結(jié)合方式，不僅保證電子檔案數(shù)據(jù)得到安全存儲，同時還能管理光盤載體資源。電子檔案數(shù)據(jù)在備份過程中可以完全利用光盤庫存儲，如果存儲數(shù)據(jù)一旦刻錄，就會形成不可更改的數(shù)據(jù)，提高安全系數(shù)，促進(jìn)電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲，進(jìn)一步為服務(wù)器節(jié)省出較大的存儲空間。

3設(shè)計院企業(yè)電子檔案的備份

電子檔案要想安全存儲的主要前提條件就是檔案具有真實(shí)性和完整性。不管使用哪種介質(zhì)作為載體，都可以在數(shù)據(jù)備份的方式上對存儲的安全性進(jìn)行加強(qiáng)，最大限度的減少數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或者損壞的風(fēng)險。在硬盤上存放的電子檔案數(shù)據(jù)可以數(shù)據(jù)中線對其實(shí)施統(tǒng)一備份和管理，備份服務(wù)器會結(jié)合之前制定好的計劃在規(guī)定時期內(nèi)發(fā)起備份，對于服務(wù)器而言，它向硬盤數(shù)據(jù)區(qū)對讀取控制指令進(jìn)行發(fā)出，需要備份的數(shù)據(jù)就會在局域網(wǎng)的作用下傳輸?shù)絺浞莘?wù)器，致使備份達(dá)到服務(wù)器的磁盤陳列中。為了不給相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行帶來影響，可以實(shí)施每周一次完全備份，對數(shù)據(jù)在備份過程中的效率進(jìn)行保證。

4設(shè)計院企業(yè)電子檔案載體的存放環(huán)境以及定期檢驗(yàn)

4.1存放環(huán)境

現(xiàn)階段由于工程設(shè)計企業(yè)對電子檔案存放的載體主要以光盤為主，但是光盤載體大部分使用的是聚碳酸酯作為盤基，鋁或者其它相關(guān)金屬質(zhì)膜作為反射層，保護(hù)層是聚丙烯酸脂。如果在使用過程中或保存不當(dāng)，容易被損壞。所以要為載體創(chuàng)造出較好的保管環(huán)境，促進(jìn)電子檔案數(shù)據(jù)的安全。光盤匣自身存在防磁和放光功能，將光盤放在光盤匣中可以降低對光盤的磨損程度，周圍環(huán)境應(yīng)該在十七到二十?dāng)z氏度之間，相對濕度為百分之三十五到百分之四十五之間，存在的地點(diǎn)應(yīng)該防火和防濕，避免在高溫環(huán)境中。

4.2定期檢驗(yàn)

電子檔案光盤載體需要進(jìn)行定期抽樣檢驗(yàn)，這樣做的目的能避免光盤由于外界環(huán)境因素的影響出現(xiàn)不必要的錯誤，降低數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失風(fēng)險。對電子檔案存儲光盤載體進(jìn)行抽樣機(jī)檢驗(yàn)，如果存在不能讀取的光盤，應(yīng)該在第一時間內(nèi)找出備份光盤，將數(shù)據(jù)復(fù)制工作做好，充分保證數(shù)據(jù)的安全存儲。

5優(yōu)化設(shè)計院檔案管理的建議

5.1 搞好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理基礎(chǔ)工作和業(yè)務(wù)建設(shè)非常重要，涉及到檔案的收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，只有這些基礎(chǔ)工作做好了，才能提高檔案的歸檔率和完整率。檔案室要繼續(xù)強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)，使館藏結(jié)構(gòu)更加合理，保管條件更加完善。檔案管理更加科學(xué)。要切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、完善管理體系，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理工作，把檔案信息化管理工作落到實(shí)處。切實(shí)做好檔案信息化管理工作計劃的制定與落實(shí)，檔案人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案操作規(guī)程，認(rèn)真落實(shí)崗位責(zé)任制，進(jìn)一步加強(qiáng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，同時，領(lǐng)導(dǎo)的支持也是實(shí)現(xiàn)信息化的有力保證。

5.2檔案信息化管理應(yīng)當(dāng)科學(xué)規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展，循序漸進(jìn)

檔案信息化管理水平應(yīng)與經(jīng)濟(jì)技術(shù)和社會文化發(fā)展水平相適應(yīng)，信息化是一個相對的概念，其具體內(nèi)容隨著科技發(fā)展不斷更新。信息化對不同類型的檔案部門有不同要求，不能同日而語，信息化的管理方法有多種，必須因地制宜，采取不同途徑。同時健全組織體系和管理制度也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的根本保證。

檔案信息化管理理論是與時懼進(jìn)、不斷發(fā)展完善的。檔案信息化管理工作是一個逐步推進(jìn)和實(shí)施的過程，更是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須科學(xué)規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展，循序漸進(jìn)。檔案信息化管理工作任重道遠(yuǎn)，必須堅持穩(wěn)中求進(jìn)，檔案部門要充分認(rèn)識到信息化技術(shù)不是檔案工作的最終目的而是手段。檔案信息化管理必須堅持為領(lǐng)導(dǎo)和決策層服務(wù)，為科研、管道設(shè)計等服務(wù)。作為檔案工作人員要充分認(rèn)識到加速檔案信息化管理是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。搞好檔案信息化管理工作必須依靠科技的進(jìn)步，依靠信息化的設(shè)備和人員對自動化設(shè)備的掌握；依靠工作者本身綜合素質(zhì)的提高。先進(jìn)的設(shè)備最終要靠人去操作管理，檔案工作人員必須不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理論知識，掌握信息化的管理技能，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。

3結(jié)語

總之，工程設(shè)計檔案是設(shè)計院不可或缺的信息資源和知識資產(chǎn)，對設(shè)計院的發(fā)展具有重要作用。工程設(shè)計檔案管理是設(shè)計院管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)結(jié)合自身檔案特點(diǎn)，做好工程設(shè)計檔案工作，管好、用好這筆財富，充分發(fā)揮工程設(shè)計檔案的價值，為設(shè)計院的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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