基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑

高寅城

摘 要： 本文首先系統(tǒng)地分析了基層事業(yè)單位現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)情況，總結(jié)分析了當(dāng)前所面臨的主要問題，針對(duì)存在的問題提出了解決辦法和實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的途徑。目的是為了基層事業(yè)單位檔案管理水平的進(jìn)一步提高，促進(jìn)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 基層事業(yè)單位；檔案管理現(xiàn)代化；實(shí)現(xiàn)路徑

基層事業(yè)機(jī)構(gòu)在中國社會(huì)發(fā)展體系中占有重要地位，是中國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展不可或缺的組成部分?；鶎邮聵I(yè)單位直接服務(wù)于社會(huì)，其檔案是直接記錄和反映社會(huì)真實(shí)情況和發(fā)展水平的寶貴資源，機(jī)構(gòu)檔案能否發(fā)揮使用價(jià)值，直接關(guān)系到社會(huì)事業(yè)的健康有序發(fā)展。目前，中國正處于改革和轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期。因此，基層機(jī)構(gòu)檔案的現(xiàn)代化已成為基層檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。城鄉(xiāng)基層事業(yè)單位文件管理現(xiàn)代化，可以有效提高檔案管理水平，提高基層檔案的利用效率，發(fā)揮基層檔案的使用價(jià)值。

檔案管理工作是基層相關(guān)機(jī)構(gòu)管理的一部分。檔案管理一直被視為后勤工作的一部分，即使一些基層機(jī)構(gòu)已將文件管理分配給其行政辦公室。 但仍是將大量檔案放置于庫房，不能發(fā)揮出檔案的實(shí)際利用價(jià)值。受傳統(tǒng)落后觀念的制約，很多基層機(jī)構(gòu)沒有關(guān)注到檔案管理非常重要的作用，許多單位的檔案管理仍采用落后的管理方式，工作效率不高，不利于基層機(jī)構(gòu)順利開展檔案利用的相關(guān)工作。 降低了整個(gè)單位的服務(wù)質(zhì)量。

一、基層事業(yè)單位現(xiàn)階段在檔案管理工作中存在的主要問題

1.對(duì)檔案管理工作不重視

在這個(gè)階段，有許多機(jī)構(gòu)對(duì)檔案文件管理工作沒有清晰明確的理解，對(duì)檔案管理工作的關(guān)注不夠。首先，基層機(jī)構(gòu)的一些領(lǐng)導(dǎo)同志不清楚文件管理的內(nèi)容，因?yàn)樗麄儾涣私馕募芾砉ぷ?。?duì)基層機(jī)構(gòu)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，想當(dāng)然的認(rèn)為文件管理只是一個(gè)簡(jiǎn)單的組織和信息保存。檔案管理工作既不能為單位創(chuàng)造效益又不能對(duì)單位有其他影響，所以對(duì)檔案管理工作重視不起來。其次，部分基層事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員自身對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不清，做檔案工作并不是因?yàn)闄n案工作重要或者能發(fā)揮重大作用，而是其個(gè)人覺得檔案管理工作是相對(duì)容易和工作量相對(duì)不大的，從而選擇了檔案管理工作，工作起來自認(rèn)而然并不嚴(yán)肅和不負(fù)責(zé)任。

2.很多基層單位缺乏檔案管理制度

目前，大多數(shù)基層機(jī)構(gòu)都建立了檔案管理制度。但是，系統(tǒng)的實(shí)施相對(duì)較低，造成許多問題。例如，文件格式不統(tǒng)一，序列號(hào)丟失，文件標(biāo)題不完整，文件卷丟失。 因此，文件管理的實(shí)際作用很難反映出來。 另外，一些基層機(jī)構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)不夠有針對(duì)性，這與單位的實(shí)際情況大不相同，使檔案管理人員難以按照系統(tǒng)進(jìn)行日常工作。結(jié)果就會(huì)造成檔案管理工作缺乏必要的規(guī)范性。

3.缺乏專業(yè)的管理人員

現(xiàn)在很多基礎(chǔ)事業(yè)單位的檔案管理員是半路出家，缺乏對(duì)專業(yè)的檔案管理工作的了解，更有甚者在某些基礎(chǔ)事業(yè)單位出現(xiàn)了一人身兼多職的現(xiàn)象。他們中的大多數(shù)沒有接受過專業(yè)的文獻(xiàn)文檔管理培訓(xùn)，缺乏對(duì)檔案管理工作的正確理解，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)也很薄弱。這導(dǎo)致各種基層機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)代化的困難，降低了工作效率。

4.檔案利用效率不高

基層事業(yè)單位檔案能夠反映社會(huì)發(fā)展的基本情況，其服務(wù)社會(huì)的應(yīng)用價(jià)值非常高。綜合運(yùn)用基層事業(yè)單位檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，從大的方面上來說可以對(duì)社會(huì)發(fā)展中經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)分析，進(jìn)而更好的對(duì)社會(huì)發(fā)展的未來進(jìn)行規(guī)劃；從小的方面上來說，基層事業(yè)單位檔案可以總結(jié)一個(gè)單位發(fā)展的得與失，可以記錄個(gè)人的發(fā)展軌跡。所以說，從社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、單位發(fā)展以及個(gè)人發(fā)展的多個(gè)角度，檔案管理綜合利用都能夠發(fā)揮重要作用。然后，從調(diào)查上來看，我國大多數(shù)基層機(jī)構(gòu)都不太關(guān)注檔案的管理，更遑論檔案的綜合分析，提高綜合利用效率了。

二、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑

1.基層相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)重視檔案管理

提高基層機(jī)構(gòu)管理者對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度是加強(qiáng)基層機(jī)構(gòu)檔案管理工作的前提。因此，單位管理者有必要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，要采用培訓(xùn)或者是觀摩都手段使單位管理者能夠深刻理解文件管理工作在機(jī)構(gòu)發(fā)展中的積極作用；另外，還應(yīng)讓基層事業(yè)單位管理者認(rèn)識(shí)到該機(jī)構(gòu)的檔案管理工作與未來單位的可持續(xù)發(fā)展密切相關(guān)。通過長(zhǎng)時(shí)間的工作單位的檔案管理在意識(shí)中逐漸被加強(qiáng)，建立和完善檔案管理所需要的支持環(huán)境和軟硬件條件，并為基層事業(yè)單位檔案管理提供良好的氛圍和支持環(huán)境。此外，相關(guān)事業(yè)單位的管理者還應(yīng)加強(qiáng)單位檔案管理人員的有效宣傳，讓單位的檔案管理人員了解檔案管理工作的真實(shí)價(jià)值，對(duì)檔案管理的重要性從心里上認(rèn)同，同時(shí)提高檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，促進(jìn)單位當(dāng)管理工作的有效和順利開展。

2.完善內(nèi)部檔案管理制度

伴隨著電子政務(wù)、無紙化辦公的熱潮，計(jì)算機(jī)計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在基層事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用越來越大，對(duì)基層事業(yè)單位檔案管理工作的影響越來越大。以往的檔案管理，以紙質(zhì)文件檔案管理為主，檔案管理的主要工作就是紙質(zhì)檔案的歸檔、保存和調(diào)閱，檔案失竊、遺失、泄露的可能性比較小。而現(xiàn)在檔案很多是電子檔案，在文件傳輸及保存過程中，文件損壞、丟失、泄露的途徑不斷增加，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)積極適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的發(fā)展要求和現(xiàn)階段檔案管理工作的內(nèi)容及條件變化，對(duì)內(nèi)部文件管理系統(tǒng)做出完善的管理制度，盡最大可能的避免出現(xiàn)文件管理的漏洞。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，對(duì)信息化時(shí)代下工作流程做進(jìn)一步的梳理和規(guī)范，使其適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需求。另外各相關(guān)機(jī)構(gòu)還要建立和完善監(jiān)督和追責(zé)制度，全面落實(shí)檔案管理責(zé)任落實(shí)到人，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有連帶責(zé)任，從而從制度上保證制度的落實(shí)和實(shí)施。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案現(xiàn)代化管理對(duì)管理人員的要求和綜合素質(zhì)越來越高。作為檔案管理的直接操作者，檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平、操作技能等方面的要求必須合格。為了更好更快的實(shí)現(xiàn)方案管理現(xiàn)代化，基層事業(yè)單位的檔案管理人員的培訓(xùn)必須要從基層抓起，基層事業(yè)單位盡量培養(yǎng)或選取檔案管理方面優(yōu)秀的檔案復(fù)合型人才。 可以在單位內(nèi)開展檔案專業(yè)知識(shí)技能、綜合素質(zhì)教育等培訓(xùn)，在這種日復(fù)一日的培訓(xùn)學(xué)習(xí)中將檔案管理人員培養(yǎng)成為優(yōu)秀的、符合檔案管理現(xiàn)代化需要的復(fù)合型人才。在錄用新的檔案管理人員時(shí)，應(yīng)盡量?jī)?yōu)先起用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)熟練和管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人員。

4.檔案信息利用的服務(wù)渠道要拓寬

首先，檔案管理部門要拓寬檔案信息開發(fā)和利用服務(wù)的渠道，要服務(wù)于單位工作和人事管理工作，要為單位的職工管理工作做好信息支持。對(duì)于一些不涉密、很多部門都需要的常用檔案信息，檔案管理部門可將其上傳至資源共享系統(tǒng)，便于有關(guān)部門和員工下載閱讀。其次，要運(yùn)用好檔案管理系統(tǒng)中的電子檢索功能，對(duì)于全單位的檔案資料應(yīng)采用統(tǒng)一的格式進(jìn)行編寫和存檔，從而使得檔案檢索的便捷性得到提升，職工需要某項(xiàng)檔案資料時(shí)，只需輸入文檔編號(hào)、文檔名稱或者作者等任意一個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，就能檢索到想要的檔案資料。再次，現(xiàn)代社會(huì)網(wǎng)絡(luò)非常發(fā)達(dá)，檔案信息管理也要充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，建立手機(jī)客戶端或者與其他單位合作建立信息交換共享平臺(tái)，將信息檔案的作用充分的發(fā)揮出來。

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