芻議農(nóng)場檔案規(guī)范化管理研究

楊琳

摘 要：檔案工作隨著信息技術的飛速發(fā)展趨勢逐步呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展格局，為適應信息時代所帶來的巨大作用，必須實現(xiàn)自身的創(chuàng)新活動。當信息資源足夠豐富。農(nóng)場等企業(yè)才能科學地對信息做出深入分析、全面比較、分級篩選、甄別優(yōu)劣，從而避免認識上的片面性。促進領導層制定正確的政策，為科學的決策提供堅實的理論支撐。本文以農(nóng)場為例，研究實現(xiàn)農(nóng)場檔案管理規(guī)范化的措施，淺談自己對檔案管理工作的看法。

關鍵詞：農(nóng)場；檔案管理；規(guī)范化工作；思考

1、 農(nóng)場檔案管理建設的意義

1.1反映農(nóng)場的發(fā)展歷程。檔案記錄著農(nóng)場成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴張，戰(zhàn)略目標調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從農(nóng)場檔案中找到答案。農(nóng)場發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

1.2農(nóng)場文化的紀念冊。很多農(nóng)場搞農(nóng)場文化建設特別想要獲得專家或權威部門的指點或支持。然而農(nóng)場卻忽略了。農(nóng)場文化是全場職工思想觀念在農(nóng)場規(guī)章制度、行為準則、場容場貌等諸多方面的投射或反映。是農(nóng)場職工自己培養(yǎng)形成起來的，是不用外求的東西。做好檔案管理的農(nóng)場，在整理完善農(nóng)場文化時。不需要搜集創(chuàng)新。不需要借外力和亂編造，應該做到全場職工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準則梳理、補充、完善，這樣便是農(nóng)場文化的基本內(nèi)容了。再結合農(nóng)場建設發(fā)展以來的大事記載或場史、場志的內(nèi)容進行整理總結分類，農(nóng)場文化內(nèi)涵就初步形成了。

1.3農(nóng)場宣傳的數(shù)據(jù)庫。檔案管理好的農(nóng)場應該做到宣傳并行，其實可以在檔案室調(diào)取資料就行了，不必要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不用預先編排，勞命傷財，準備道具、背景。檔案管理好的農(nóng)場。宣傳資料真實可信。對宣傳和擴大農(nóng)場影響力有百利而無一害，檔案管理是事半功倍的。

1.4職工成長的斷代史。很多農(nóng)場職工入職后人力資源部門存入了一張簡歷表。離去或退休時還是一張表。還有做的更不好的，一個職工一走，這張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這樣對檔案收集非常不利。對此，人力部門對這些已經(jīng)離職的職工檔案應該定期移交檔案管理部門。不要離職了就查無此人，說不準有一天農(nóng)場的發(fā)展或個別業(yè)務需要這名職工。那么他的檔案可就成了重要的資料。這可能有點夸張，但不是沒有可能。人力部門應該加強職工檔案管理，全年及時補充、更新職工檔案情況。準確及時記錄職工成長的腳步。職工在農(nóng)場時間長短，檔案就應該記載多少年的主要工作經(jīng)歷。農(nóng)場人事檔案應該成為職工成長的斷代史。

2、 農(nóng)場檔案管理現(xiàn)狀

農(nóng)場一般都設有檔案管理室，主要包括科技檔案、專門檔案、文書檔案等，加強檔案管理，保證農(nóng)場檔案管理規(guī)范化、科學化至關重要，但是當前，農(nóng)場檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，主要存在以下幾點問題，第一，檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高，當前，檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍不高，再加上檔案部門對檔案管理人員的要求較低，檔案管理人員只需要具備一定的知識文化即可，對檔案管理人員的檔案收集與管理能力、檔案管理知識都不做要求，致使檔案管理人員綜合能力較差，管理水平不佳。第二，檔案室建筑面積較小，可以存放的檔案資料有限，無法保證檔案資料的質(zhì)量與數(shù)量，容易出現(xiàn)檔案資料不全問題，為檔案的規(guī)范化管理造成阻礙。第三，檔案信息化工作落實不到位，剛剛起步，檔案管理工作需要結合先進技術，加大研究力度，實現(xiàn)檔案的信息化、規(guī)范化管理，但是當前，檔案信息化工作落實效果不佳，無法提高檔案管理水平，影響了檔案管理工作的開展實施[1]。第四，農(nóng)場檔案部門的硬件設施仍需加強，缺乏計算機、檔案柜等專用工具，基礎設施建設不足，檔案管理工具陳舊。

3、 實現(xiàn)農(nóng)場檔案管理規(guī)范化的措施

3.1推行責任追究制。責任追究制可以有效規(guī)范檔案管理人員的行為，盡最大可能降低檔案丟失、泄露、改動等問題的發(fā)生幾率，實現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，因而，制定嚴格的制度，推行責任追究制尤為重要。推行責任追究制可以使檔案管理人員嚴格按照相關規(guī)定辦事，在進行檔案查閱、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收時做好登記工作，嚴格按照相關手續(xù)進行，對檔案泄密、涂改等行為進行有效的制約。嚴格制度，推行責任追究制需要注意以下幾點，第一，做好部門協(xié)作工作，除特殊情況外，任何單位、任何個人，都需要自己到檔案部門進行檔案查閱，不給他人偽造、涂改、銷毀檔案的機會。第二，進行檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出時，必須對檔案進行密封，蓋好密封章時才能轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出。第三，借閱檔案資料時，需要經(jīng)雙方領導批準才可借閱，在未經(jīng)雙方領導批準而借閱的情況下，一旦出現(xiàn)問題，需要由檔案管理者承擔責任。

3.2農(nóng)場檔案工作管理機制的創(chuàng)新。對于創(chuàng)新檔案管理工作管理體制而言，一定需遵照管理創(chuàng)新的一般規(guī)律，初步建立起以人為本的管理體制與服務機制。上級領導必須要本著求實的態(tài)度做好領頭工作，必須應經(jīng)常想著為下屬安置較好的工作氛圍，逐漸提升工作人員的生活水平，逐漸改善員工的生活條件，果斷把人為本，以人作為這個工作最有價值與最有競爭力的資本。當前是一個網(wǎng)絡經(jīng)濟年代，檔案工作必須要適應新時代的需求，加強創(chuàng)新。檔案工作網(wǎng)絡化要求檔案工作人員都滲透創(chuàng)新思想，大力開始創(chuàng)新實踐。另外，檔案管理工作者要不斷地調(diào)整并優(yōu)化自己的知識結構，應有著質(zhì)疑的精神，一定要讓自己向復合型人才的方向接近，以最快的速度適應時代發(fā)展的客觀要求。

3.3夯實基礎，細微之處見真功。只有細化管理過程，以剛性制度規(guī)范人的行為，強化責任落實，形成優(yōu)良的執(zhí)行文化。才能真正做到細微之處見真功。第一，細化目標。檔案管理工作事務繁多，工作量大。很多檔案管理人員開始時無從下手。沒有明確目標。要嚴格按照“細”的標準。找準關鍵問題、薄弱環(huán)節(jié)，細化目標。分階段、分重點地做好基礎工作。只有從細微人手。從小到大，循序漸進。才能做到忙而不亂。打下扎實基礎。第二，細分職責。要落實各級檔案管理員的管理責任，將責任具體化、明確化、細節(jié)化，要求各單位、部門專（兼）職檔案管理員履職盡責。在日常檔案整理、保管、移交等環(huán)節(jié)中。切實做到重細節(jié)、重過程、重基礎、重具體、重落實、重質(zhì)量、重效果。專注地做好每一件事。盡量一次性把工作做到位。要定期對檔案管理工作進行梳理檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正、及時處理，力求精益求精。

3.4利用多種手段保證工作程序與方法的規(guī)范化。為保證工作程序與方法的規(guī)范化、提高基礎工作能力，需要對農(nóng)場檔案進行計算機管理，合理利用信息技術，進行數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等，保證檔案管理程序與方法的規(guī)范化。檔案管理規(guī)范化首先需要全面普查案卷，對檔案信息進行大致了解，以免在整理時出現(xiàn)疏漏，影響管理效果。其次，需要對檔案進行重新組合，將組卷較厚、內(nèi)容龐雜的案卷進行重新整理、組合，優(yōu)化館藏，對檔案進行科學管理，保證檔案管理的規(guī)范化，提高檔案的利用率。最后，結合農(nóng)場的實際規(guī)范，進行檔案著錄工作，此外，還需要對檔案的標題進行規(guī)范化處理，對檔案進行統(tǒng)一分好，以達到保證檢索查準率的目的。

結語：檔案管理工作是一項比較繁瑣的工作。它涉及到檔案信息的收集、整理、檢索、收藏、查閱等多個環(huán)節(jié)。為了提高農(nóng)場檔案管理工作的效率。檔案管理部門要不斷創(chuàng)新管理方式，加大對檔案管理的資金投入，促進檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻：

[1] 周知勇.加強機關事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的思考[J].云南檔案，2015，（12）

[2] 王雪梅.對實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、法制化的思考[J].黑龍江史志，2014，（01）

[3] 李軍紅.對農(nóng)場檔案管理規(guī)范化工作的思考[J].黑龍江史志，2016，（11）