關(guān)于計(jì)算機(jī)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究

劉德鋒 徐也

摘 要：近年來，計(jì)算機(jī)技術(shù)被事業(yè)單位廣泛應(yīng)用到檔案管理中，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠使事業(yè)單位對檔案方面的管理質(zhì)量得到提高，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，本文就計(jì)算機(jī)技術(shù)在事業(yè)單位中的應(yīng)用進(jìn)行研究分析，希望能夠讓事業(yè)單位的檔案管理水平進(jìn)一步得到提升，為人民更好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；事業(yè)單位；檔案管理

引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位在檔案管理中對計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，將傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊芾矸绞?，使檔案信息的應(yīng)用更加方便。所以，事業(yè)單位將計(jì)算機(jī)技術(shù)充分的應(yīng)用到檔案管理中是未來檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

一、 事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性

在科技快速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時發(fā)揮著重要的作用，其主要體現(xiàn)在：1.使檔案管理的范圍進(jìn)行有效拓寬。由于信息技術(shù)方面的限制，傳統(tǒng)的檔案管理工作的對象主要是事業(yè)單位內(nèi)已經(jīng)擁有的資源或只是小范圍的資源。但如果在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠讓工作時間及空間有效拓寬，讓事業(yè)單位能夠更好的進(jìn)行檔案管理工作或服務(wù)人民。2.讓檔案管理更加系統(tǒng)規(guī)范。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用既能將信息儲存量有效擴(kuò)大，讓信息儲存更加可靠，還能讓檔案管理更具有系統(tǒng)規(guī)范性。先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠覆蓋事業(yè)單位中所有的檔案管理的信息，保證數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一。3.讓事業(yè)單位的管理工作更加精細(xì)。在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以推動事業(yè)單位的管理工作精細(xì)化。將檔案信息利用電子信息技術(shù)進(jìn)行儲存，方便查閱和應(yīng)用。將事業(yè)單位中檔案管理工作由服務(wù)性發(fā)展轉(zhuǎn)變成戰(zhàn)略性發(fā)展，讓事業(yè)單位能夠更好的進(jìn)行改革創(chuàng)新，為企業(yè)提供更好的發(fā)展基礎(chǔ)[1]。

二、 計(jì)算機(jī)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

（一） 信息化管理水平提升

目前，許多事業(yè)單位對檔案管理工作都有所忽視，但，隨著科技的快速發(fā)展，檔案管理對事業(yè)單位的發(fā)展所發(fā)揮的作用是相當(dāng)重要的。所以，事業(yè)單位在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的第一步就是將信息化管理水平提高，使其得到有效加強(qiáng)。事業(yè)單位在建設(shè)信息化管理時，要結(jié)合事業(yè)單位中的資金力量以及實(shí)際的發(fā)展情況，建立出科學(xué)的信息化管理制度。如，事業(yè)單位在建設(shè)信息化管理過程中出現(xiàn)資金短缺，可以借助租賃的云端服務(wù)器來進(jìn)行檔案信息的儲存。要重視的是，事業(yè)單位要保證云端服務(wù)器的安全性是相當(dāng)好的，讓檔案信息能夠得到一定的保障；如果有足夠的資金或者龐大的檔案信息，事業(yè)單位可以購置屬于自己的服務(wù)器，對檔案信息進(jìn)行處理，但所購置的服務(wù)器必須要性能穩(wěn)定，處理檔案信息的速度也足夠快。

（二） 檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)關(guān)鍵

事業(yè)單位在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是新時代發(fā)展的必然趨勢。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的主要作用就是檔案信息的儲存和檢索查閱。而數(shù)字化檔案管理是將計(jì)算機(jī)技術(shù)充分應(yīng)用到檔案管理中的關(guān)鍵作用。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料通過掃描機(jī)進(jìn)行掃描或手工輸入到計(jì)算機(jī)中，以電子文檔的形式保存到計(jì)算機(jī)硬盤中。而數(shù)字化管理的核心內(nèi)容就是建立起屬于檔案管理的獨(dú)立信息庫。在進(jìn)行檔案管理時，數(shù)字化管理時將檔案形成目錄，即將檔案中的相關(guān)內(nèi)容整理成目錄的形式，將目錄作為檢索查閱的工具，方便工作人員對檔案信息進(jìn)行查閱和處理。數(shù)字化檔案包含的內(nèi)容是：文件鏈接、數(shù)字化的檔案信息、檔案信息數(shù)據(jù)庫的管理等。目錄管理在當(dāng)今社會已將被廣泛應(yīng)用，其主要就是將計(jì)算機(jī)中儲存的檔案信息目錄進(jìn)行處理。其優(yōu)點(diǎn)在于：對于數(shù)據(jù)方面的管理由較強(qiáng)的開放性；對數(shù)據(jù)有強(qiáng)大的編輯目錄的能力；可以快速的處理檔案信息等。事業(yè)單位所建立的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)要結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際情況，對檔案管理工作中所需要的設(shè)備要不斷優(yōu)化，使工作效率和資源利用率得到一定的提升。計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用就是實(shí)現(xiàn)信息的溝通交流、讓工作人員的工作均是借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作等。

（三） 完善電子檔案管理機(jī)制

在進(jìn)行電子檔案管理時，可以根據(jù)檔案的建立時間、規(guī)格等標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行詳細(xì)的分類管理。電子化檔案管理能夠及時更新資料，對事業(yè)單位中實(shí)際發(fā)生的情況進(jìn)行記錄，為領(lǐng)導(dǎo)人員作出決策提供重要的依據(jù)。另外，電子化檔案管理進(jìn)行工作時的資料查閱更加方便，相較于傳統(tǒng)的管理方式，既能降低在人工方面的成本，又能讓管理工作的質(zhì)量及效率得到一定的提升，促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的方向發(fā)展。

（四） 促進(jìn)檔案管理的發(fā)展

根據(jù)對事業(yè)單位的相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作中存在著一定的問題。所以，在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，要取長補(bǔ)短，創(chuàng)新工作形式，建立規(guī)范化的管理機(jī)制，充分發(fā)揮其作用讓管理工作效率提升。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案信息化管理進(jìn)行及時更新及維護(hù)，讓信息共享平臺得到發(fā)展，為新時代的建設(shè)提供一定的力量。對于相關(guān)工作人員而言，要積極的掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及知識能力，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。在工作過程中不斷提升自身的專業(yè)技能，掌握新技能，推動檔案管理隨著新時代的步伐發(fā)展。同時，各事業(yè)單位要對檔案管理加強(qiáng)重視，應(yīng)對新時期社會發(fā)展的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，讓其得到長久發(fā)展。

（五） 檔案管理工作效率及質(zhì)量提升

傳統(tǒng)的檔案管理及保存工作，需要大量的人力物力，且紙質(zhì)的資料存放時間越久越容易有所損壞，要進(jìn)行一定的維護(hù)管理工作。同時，在查閱和處理檔案時，要需要人工進(jìn)行查找，而檔案的紙質(zhì)資料有很龐大，存放的時間也較長，所需要的時間也就越長，不能滿足新時代的發(fā)展需求。但，在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將檔案信息進(jìn)行電子化儲存，既讓管理人員的工作壓力減輕，使檔案處理的效率有所提高，還能在查閱和應(yīng)用檔案信息時能夠快速找到資料。

（六） 加強(qiáng)檔案信息的安全可靠性

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時，檔案信息的安全是十分重要的，要求工作人員在進(jìn)行管理工作過程中，在各個環(huán)節(jié)都要做好對檔案資料的保護(hù)。在保護(hù)檔案信息時，要對計(jì)算機(jī)技術(shù)中可能出現(xiàn)的問題予以十分的重視，結(jié)合實(shí)際情況，對檔案管理工作技術(shù)進(jìn)行及時創(chuàng)新，更好的對檔案進(jìn)行管理，保證檔案信息的安全[2]。

（七） 工作人員的綜合素養(yǎng)提高

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠讓相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)得到一定的提升。首先，事業(yè)單位要針對檔案管理方面引進(jìn)專業(yè)技能加強(qiáng)的管理人才。其次，要對相關(guān)的工作人員加強(qiáng)綜合技能的培養(yǎng)，讓管理人員隊(duì)伍的整體信息素養(yǎng)和專業(yè)技能素養(yǎng)得到相應(yīng)的提升。只有這樣，才能讓計(jì)算機(jī)技術(shù)充分發(fā)揮其作用，使事業(yè)單位對檔案進(jìn)行管理時的質(zhì)量得到提高，防止檔案信息出現(xiàn)問題，讓檔案信息的安全得到保障。

結(jié)論

總之，計(jì)算機(jī)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中得到有效應(yīng)用，能夠讓檔案管理更具有規(guī)范性、系統(tǒng)化，使事業(yè)單位對檔案的管理更加精準(zhǔn)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的今天，人們的生活已經(jīng)離不開此項(xiàng)技術(shù)，事業(yè)單位可以利用該項(xiàng)技術(shù)加強(qiáng)對檔案管理機(jī)制的建設(shè)，讓事業(yè)單位的核心競爭力得到一定提高，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 單紀(jì)國.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析[J].信息與電腦（理論版），2017（24）：8-10.

[2] 馬潔.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案資源管理中的應(yīng)用與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（09）：39.